2026年使用档案数字化移交章有什么规范？具体操作流程和注意事项有哪些？

2026年使用档案数字化移交章需严格遵循国家档案局最新发布的《档案数字化移交管理规范（DA/T 126-2025修订版）》相关要求，它是确认档案数字化成果真实性、完整性、可用性和安全性的法定标识。本回答将从档案数字化移交章的定义与适用范围、2026年规范操作流程、关键注意事项三大维度展开详细说明。

一、档案数字化移交章的定义与适用范围

档案数字化移交章是指由各级各类档案馆、档案移交单位按统一规范制作，加盖在档案数字化成果移交清单、元数据文件数据包封签、缩微胶片转数字化成果说明页等核心载体上的专用印章，用于明确数字化成果的移交责任与接收有效性。

（一）核心适用范围

• 所有向同级或上级国家综合档案馆、专业档案馆移交永久、30年保存期限纸质档案数字化成果的党政机关、人民团体、国有企事业单位、社会组织；
• 缩微胶片转数字化成果的移交单位；
• 部分特殊行业需自行留存数字化移交凭证的内部机构移交场景（需自行制定细化规范并备案）。

二、2026年档案数字化移交章规范操作流程

依据DA/T 126-2025修订版，2026年规范操作需分为移交前准备、移交中使用、移交后留存三个阶段，每个阶段均有明确要求。

（一）移交前准备

• 确认印章资质：移交单位需使用具有统一防伪编码（由省级档案局档案信息化主管部门统一分配）的实体印章或电子印章；实体印章需经公安部门备案，电子印章需接入国家政务服务平台或地方档案政务系统的可信电子印章库；
• 整理核心载体：提前整理需加盖的档案数字化成果移交清单（一式两份或多份，电子清单需嵌入不可篡改的PDF签名+电子印章）、元数据文件数据包封签、缩微转数字化说明页；
• 核对内容无误：移交人需与单位档案部门负责人共同核对载体上的数字化成果批次号、数量、元数据完整性、文件格式合规性等信息，确认无误后签字。

（二）移交中使用

1. 实体载体：移交人在档案馆现场提交纸质载体后，先由档案馆接收人员初步核验，核验通过后，移交人在每一份纸质移交清单、元数据封签、说明页的指定位置（通常为清单右下角“移交单位盖章”栏、封签骑缝处+指定栏、说明页落款处）加盖档案数字化移交章；
2. 电子载体：若采用纯电子移交，需提前制作嵌入元数据、可信电子档案数字化移交章的PDF/A-3格式的电子移交凭证包，通过地方档案政务系统上传，上传后需等待档案馆后台完成可信性验证；
3. 混合载体：需同时完成实体载体与电子载体的盖章（电子载体嵌入、实体载体盖实体章），并确保两者内容完全一致。

（三）移交后留存

• 移交单位需将至少一份加盖实体章的纸质移交凭证（或嵌入可信章的电子凭证永久备份件）存入本单位档案库房永久保存；
• 档案数字化移交章的使用记录需纳入单位档案信息化管理台账，台账内容需包括使用日期、使用人、使用载体、载体数量、移交档案馆名称等信息，台账需永久或定期保存；
• 若使用电子印章，需在单位可信电子印章管理系统中同步记录使用日志，日志需留存不少于档案移交后的50年。

三、2026年档案数字化移交章关键注意事项

DA/T 126-2025修订版对档案数字化移交章的使用提出了更严格的防伪与责任认定要求，需重点关注以下三点。

• 防伪要求：实体印章需包含省级档案局统一防伪编码、单位全称、“档案数字化移交专用”字样，印章直径不小于40mm，采用红色印泥或光敏印油，骑缝盖章需清晰完整覆盖骑缝边缘；电子印章需包含防伪编码、单位电子章、日期戳、签名信息等，不可篡改且可溯源；
• 责任认定：档案数字化移交章的加盖视为移交单位对数字化成果的“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）承担全部责任，接收后档案馆仅负责载体的存储与日常维护，若后续发现成果存在问题，责任由移交单位承担；
• 禁止事项：禁止转借、出租、出借档案数字化移交章；禁止在非档案数字化成果移交相关的载体上加盖该章；禁止使用过期、无备案或无防伪编码的印章。

常见问题FAQ

Q：档案数字化移交章可以用单位行政公章代替吗？

A：不可以。DA/T 126-2025修订版明确规定，档案数字化成果移交必须使用专用的档案数字化移交章，行政公章不具备该章的法定标识效力与溯源功能。

Q：电子档案数字化移交章的可信验证失败怎么办？

A：需先检查电子印章是否接入合法的可信电子印章库、是否在有效期内，再检查电子凭证包的格式是否为PDF/A-3，若仍无法通过验证，需联系省级档案局档案信息化主管部门重新申请或调整防伪编码。

总结与温馨提示

2026年档案数字化移交章是数字化成果移交的核心法定标识，需严格遵循DA/T 126-2025修订版的要求完成资质确认、规范使用与后续留存。建议各移交单位提前1个月完成印章的备案或申请，避免因印章问题影响数字化成果的移交进度。同时，需妥善保管印章及使用记录，建立健全印章管理制度。