档案数字化实操落地全细则：从整理到验收零门槛操作指南

一、前期准备：工具与预整理要求

必备工具清单（全免费可直接获取）

开展档案数字化仅需准备以下工具，无额外成本：

• 扫描设备：小批量作业用普通家用便携式扫描仪，大批量作业用单位高速扫描仪
• OCR识别工具：天若OCR，下载地址：https://tianruoocr.cn/，免费版足够满足常规需求
• 批量图像处理工具：格式工厂，下载地址：http://www.pcfreetime.com/formatfactory/index.php，完全免费满足需求

纸质档案预整理操作步骤

预整理是避免后续扫描出错的核心环节，必须严格按照以下步骤操作：

• 第一步：拆除装订并修补纸张：拆除原有订书钉、胶装线等装订物，避免扫描产生阴影遮挡；纸张存在破损、残缺的，用透明无胶膜修补，修补范围不得覆盖文字内容
• 第二步：分类排序编写页码：按照「年度-机构-保管期限」三级分类法整理，每一类档案从1开始连续编写件号，页码标注在单页纸张右下角，空白页不编号但必须保留在原顺序中，不得抽出
• 第三步：统一纸张规格：小于A4的不规则纸张用A4空白纸托裱固定，大于A4的图纸/文件按照A4规格折叠，折叠后保证所有内容完整可见，页码外露便于查找

二、扫描操作规范细则

参数设置（直接套用，符合官方存档要求）

不需要自行调整参数，直接按照档案保管期限选择对应设置即可：

• 分辨率：永久保管档案设置为300DPI，定期保管（30年/10年）档案设置为200DPI
• 色彩模式：纯黑白文字档案用黑白二值模式，带彩色印章、插图、照片的档案用24位真彩色模式
• 存储格式：存档主文件保存为未压缩TIFF格式，同时导出一份JPG格式做预览使用

扫描过程校验要求

每扫描完一个案卷（100件以内），立即做一次校验，发现错漏立即修正：

• 核对纸张顺序，检查是否存在错扫、漏扫、重扫，错漏页必须立即补扫
• 检查图像质量，图像倾斜度超过3度、存在黑边阴影的，必须重新扫描或后续批量修正

三、图像优化与OCR识别操作

批量图像优化实操步骤

使用格式工厂批量处理，全程5分钟即可完成百份文件优化，步骤如下：

• 1. 打开格式工厂，左侧菜单栏选择「图片」-「批量处理」，导入所有扫描完成的图像文件
• 2. 在输出设置面板勾选去除黑边、自动纠偏、自动对比度调整，所有参数保持默认即可
• 3. 选择输出文件夹，点击「开始」按钮，等待处理完成即可

OCR文字识别批量操作

生成可检索的文字层是档案数字化的核心要求，操作步骤：

• 1. 打开天若OCR，点击顶部菜单栏「批量识别」，导入优化完成的所有图像文件
• 2. 输出设置选择「可检索PDF」，勾选「按原文件名排序输出」，设置输出路径
• 3. 点击「开始识别」，识别完成后抽取10%的文件抽样核对，生僻字、专业术语的识别错误直接手动修正，要求整体识别准确率不低于95%

四、元数据著录与存储归档

必填元数据著录标准（直接套用）

每一份数字化档案必须填写以下必填元数据，缺项不得归档：

存储备份规范

• 在线存储：所有档案数据存储在专用档案管理服务器，文件统一命名为「档号_题名」，不得使用随意命名，服务器预留不低于30%的剩余存储空间
• 异质备份：永久保管档案需要额外制作3份光盘备份，分别存放在单位档案库、异地备份库两个不同地点，光盘表面标注清楚全宗号、年度信息
• 定期备份：每季度对所有数字化档案做一次离线硬盘备份，备份后校验文件完整性，避免数据损坏丢失

五、最终验收合格标准

全部工作完成后，按照以下标准验收，全部符合即为合格：

• 扫描质量：错扫、漏扫率不超过0.5%，图像清晰无遮挡，倾斜度符合要求
• 识别质量：OCR文字识别准确率不低于95%，错字漏字率符合要求
• 著录存储：元数据必填项完整率100%，填写错误率不超过1%，备份完整符合规范

按照以上流程操作，即可完成符合国家档案管理规范要求的数字化加工，所有步骤均可直接套用，无需额外调整规则。