搞定医院档案整理难题 专业医院档案管理培训带你少踩坑

我为啥会跟医院档案管理培训搭上关系？

说起来都是泪，前几年我们医院创三甲，整个院办最头大的不是写汇报材料，就是医院档案整理。那堆老档案放了十几年，新的压旧的，之前负责的老同事提前退休，连个完整的分类规则都没留下，我们几个新手上去摸，就像进了被哈士奇拆过的储物间，翻半天全是纸，找一份十年前的住院病例，连翻三层楼都没找着。

那时候我们还嘴硬，觉得不就是塞纸吗？我们自己熬几个夜就能搞定，结果连着熬了半个月，每个人脸上的痘比档案册还厚，最后整出来的东西，被医务科退回来三次，说分类错漏百出，迎检肯定过不了。走投无路的时候，朋友给我们推了专业的医院档案管理培训，我那时候还半信半疑，结果人家两节课加一周上门带教，直接给我们把乱麻理成了对齐的扑克牌，那时候我才懂：专业的事真得找专业的方法。

医院档案整理到底难在哪？过来人给你掰扯干货

1. 品类杂得像菜市场，没方法根本理不清

很多外行人觉得，医院档案不就是病例吗？大错特错！除了医疗档案，还有行政人事的、基建设备的、科研项目的、感染控制的，甚至还有工会活动、离退休人员的材料，杂到什么程度？我们医院新修的档案库，不到五年就堆得关不上门，就像你家过年囤菜，什么萝卜白菜葱都往冰箱塞，最后想吃个雪糕都找不着。

之前我们自己整理，就是按年份往柜子里堆，要调档的时候全靠开盲盒，你说崩溃不崩溃？为啥我反复说医院档案管理培训重要？你自己瞎琢磨半年，不如专业的医院档案管理培训两节课给你点透，人家天天就研究医院档案整理，什么乱七八糟的场景没见过，张嘴就能说中你的痛点。

2. 合规要求严得像高考阅卷，错一点就翻车

现在不管是等级医院评审、医保检查，还是碰上医疗纠纷调证，第一就要查档案。你整理不规范，到时候拿不出来，或者分类错了，直接就是扣分、挨罚，之前我们邻院，就是因为医院档案整理不合格，评审直接扣了核心项的分，三甲评晚了一年，损失多大不用我多说吧？

我之前也以为档案整理就是体力活，没想到全是专业细节：病案归档的期限要求、不同类型档案的保管年限、电子档案和纸质档案的同步编号规则、到期档案的销毁流程，这些东西你自己去翻国标，看半天都是书面语，根本摸不着头脑，人家医院档案管理培训直接把医院档案整理的合规点做成了对照表，拿着一条条对就行，省老多心了。

参加完医院档案管理培训，我总结了几个必记要点

• 第一，先分类再编号，别上来就往柜子堆

  

  就像你收拾快递盒，得先把餐盒、包装袋、小票分开，不能一股脑塞柜子对吧？医院档案整理也是一个道理，先按「文书档案、医疗档案、科技档案、专业档案」四大类拆开，再分年度、分科室分小类，最后按「年度-机构-保管期限」编档号，这个逻辑就是我从医院档案管理培训学来的，亲测好用。原来我们找一份档案要半小时，现在三分钟就能摸出来，爽得一批。

• 第二，电子纸质要绑定，别搞成两张皮

  现在谁还只存纸质档案啊？都要扫电子档进系统对吧？我们之前自己弄，就是攒一堆一起扫，扫完编号跟纸质对不上，要电子的时候找不到纸质，要纸质的时候电子搜不到，就像情侣约会，你来了他走了，完全不同步，迟早出问题。医院档案管理培训里专门强调：纸质档案编号和电子档案的档号必须完全一致，每一份纸质归档的时候就要同步录入扫描，别攒到月底一起弄，这个坑我帮你踩过了，真的听劝，攒着攒着就乱成一锅粥了。

• 第三，定期盘点更新，别整完就锁柜吃灰

  很多人觉得医院档案整理是一锤子买卖，整完就不管了，不对不对！就像你养多肉，你不能种上就扔那不管吧？得时不时浇水晒太阳，不然很快就枯了。医院每年都有新档案进来，还有到期该销毁的档案要按流程走，不然档案库越堆越满，用不了两年又回到解放前。我们现在按医院档案管理培训教的，每年年底抽一周时间盘点，该进的进，该销的销，一直整整齐齐，上次评审，检查的专家都夸我们医院档案整理做得规范，说比很多大三甲都清楚，那面子不就来了吗？

最后说点掏心窝子的大实话

我之前也觉得，不就是个医院档案整理吗？犯得着花钱去学什么医院档案管理培训？自己找几个人熬几个月不就完事了？后来才发现，真不是这么回事，你省那点培训费，熬大夜的加班费都不止，最后还整得乱七八糟，迎检出问题，那损失更大。我这就是实打实踩过坑过来的，原来我们五个人熬了一个月，整出来的东西还不合格，最后参加了专业的医院档案管理培训，人家老师上门带了我们一周，直接把框架搭好，剩下的我们自己按方法来，半个月就完工了，省了多少时间精力？

而且专门的医院档案管理培训，都是对着医院的场景做的内容，不是那种把企业档案那套东西套过来糊弄人的，人家知道医院档案整理有哪些痛点，知道哪些地方是检查的重点，上来就解决核心问题，不跟你扯那些没用的虚话。

说句土味正能量你别笑，其实不管做什么活，找对方法比瞎忙活重要一万倍，就像种庄稼，选对种子比你天天瞎浇水有用多了。医院档案整理看起来是个不起眼的后勤活，其实关键时候能顶大用，真要是出点什么事，档案拿不出来，那叫一个欲哭无泪。如果你现在正头疼医院档案整理，要迎检整理档案库，真的可以找个专业的医院档案管理培训学学，别像我之前一样死扛，踩一堆坑才回头，听过来人一句劝，专业的事找专业的方法，搞定医院档案整理真的没那么难。