单位档案整理人员不足怎么办？实用破局方法分享

别急着招人，先理清楚手里的活到底有多忙

其实啊，我见过九成喊档案整理缺人的单位，都不是真的缺人，都是瞎忙熬出来的。之前帮一家国企整理过库存，三个专职档案员天天喊加班，结果一盘点，一半时间都在重复找档、补录错信息，纯纯无效内耗。

这不就像一家人做饭，三个人挤在一个灶台边抢锅铲，你说能不挤吗？不是活太多，是人站错了位置、安排错了顺序。

第一步先给待整理档案分优先级：天天要调阅的新档案、要迎检的合规档案先做，堆了十年八年没人碰的陈年旧档，直接排到没必要非要挤在一块儿赶工。

再把重复的活抠出来，比如每次找档都要翻三遍纸质目录，抽个半天把常用档做个电子索引，以后搜关键词就能找，这不就省出一半时间了？

用好工具，机器顶半个人真不是吹的

很多老档案员认死理，觉得档案必须自己亲手整才放心，其实粗活完全可以交给工具干，人只要盯好细活就行。

大批量纸质档，找数字化服务最划算

要是有几柜子甚至几屋子旧纸要整理，别让自己人一页一页扫，现在第三方档案数字化团队，人家有高速扫描设备，能自动分页、OCR识别文字，还能帮你做好分类索引。

算笔账你就懂了：招一个全职档案员，一年工资加社保少说六万，找第三方做整个库房的数字化，可能才两三万，做完就完事，不用长期养人，怎么算都划算。

日常整理用对档案管理系统，省超多时间

别再把电子档乱七八糟存在各个同事的电脑里了，上个性价比高的在线档案管理系统，上传的时候自动按部门、年份分类，调档直接搜关键词，十秒钟找得到，原来找半天的活，现在分分钟搞定，这不就把人腾出来了？

短期赶工缺人，灵活补人不香吗

大部分时候都不是长期缺人，就是赶个项目，比如要迎检、要清多年攒下来的库存，这时候招全职根本没必要，也来不及。

• 找专业外包团队是最省心的选择：人家有现成的受过培训的整理人员，你说清楚标准和工期，人家直接上门做，做完验收交钱走人，不用你管培训不用你交社保，啥杂事都没有。
• 预算有限的话，找本地高校文秘、历史、图情专业的实习生，学生干活认真，薪酬要求也不高，做个一两个月短期工刚好，还能给学生提供实践机会，妥妥双赢。

说白了吧，这事儿哪有那么难？别上来就喊要加编制要招人，先捋顺活、用好工具、缺人再灵活补，大部分问题都能解决，你说是不是这个理？