南通档案培训：从入门到能直接上手的实操技术指南

南通档案实操核心步骤（零门槛落地）

以下操作完全对应南通本地档案管理规范，无需复杂工具，全程可按步骤复制操作。

第一步：档案分类与编号实操

1. 准备工具：A4标准档案盒（尺寸310×220mm）、红色编号章（定制字体，含年度、保管期限、件号模块）、黑色签字笔、直尺。

2. 分类规则（严格遵循南通文书档案要求）：按年度分为2021-2024年，按保管期限分为永久、30年、10年三类，每类内按文件形成时间从早到晚排列。

3. 编号标注：将编号章对齐档案盒正面右侧，按压出清晰印记，内容为【年度+保管期限代码+件号】，例如2024-Y-001（Y代表永久，30年用S，10年用D）。注意：编号章必须垂直于档案盒边缘，不得歪斜，同一类档案编号为连续数字。

第二步：归档材料装订实操

1. 材料排序：纸质文件需按“正本在前、底稿在后；批复在前、请示在后；主件在前、附件在后”排序，剔除文件中的订书钉、回形针等金属物品。

2. 装订操作：采用左侧三孔一线装订法，步骤如下：

• 用直尺在文件左侧边缘15mm处标记三点，孔距为8cm，上下孔距文件边缘各2cm
• 用装订机钻孔（无装订机可使用锥子+铁锤操作，确保孔洞垂直）
• 取30cm棉线，从下孔穿入，中间孔穿出，再从上孔穿入，在文件背面打结，打结处需贴一小块胶水固定线头
• 禁止使用胶装、右侧装订等不符合规范的方式，装订后文件不得超出左侧边缘2cm

第三步：电子档案目录录入实操

使用WPS表格（官网地址：https://www.wps.cn，免费直接下载），无需其他专业系统，具体操作：

1. 新建空白表格，设置固定表头（不可修改字段）：

2. 录入规则：年度需与档案盒标注一致，保管期限用代码（Y=永久、S=30年、D=10年），件号与纸质档案编号完全对应，文件标题需完整无删减。每录入10条内容，需核对一次实物档案与电子目录，避免件号错位。

第四步：档案盒脊背信息填写实操

1. 填写内容（南通档案规范必填项）：全宗号、年度、保管期限、件号范围、盒号。全宗号可通过南通档案局官方查询入口（https://daj.nantong.gov.cn）查询，无需自行编制。

2. 填写要求：使用黑色签字笔，字体为宋体小四，每个字段间距均匀，脊背填写内容需与盒内档案完全匹配，不得有任何涂改，漏填项需补全后方可装盒。

第五步：档案装盒与上架实操

1. 装盒要求：同一年度、同一保管期限的档案放入同一盒，盒内件数控制在30-50件，超出则分盒编号，例如2024-Y-001-1、2024-Y-001-2。

2. 上架规则：档案柜按“从左到右、从上到下”排列，同一层内按年度从旧到新排列，同一年度内按永久→30年→10年顺序排列，盒号需与电子目录的盒号完全对应，方便检索。

实操质量自检清单（必须全部完成）

• 档案分类与编号无错误，同一类编号连续
• 装订方式符合三孔一线要求，无金属残留
• 电子目录字段完整，件号与纸质档案100%匹配
• 档案盒脊背信息与盒内档案一致，无漏填项
• 档案装盒后无零散文件，上架排列符合规范