做好档案数字化必看：一份能用的档案数字化著录细则实操指南

为啥说档案数字化著录细则是整个项目的“入场门票”？

我前两年帮单位做档案数字化项目，整到头发掉了三大把，最坑的就是一开始没摸透档案数字化著录细则，干完大半才发现全错，推倒重来那半个月，我连外卖都不敢加卤蛋，说多了都是泪。今天就把我踩过的坑、摸出来的经验全给你唠明白，绝对比网上那些抄国标凑出来的空文件有用。

你就把整个档案数字化流程想成给一堆压库房的老档案“进城落户口”：扫描是给档案拍证件照，修图是给证件照P掉褶皱污渍，数据挂接是找好对应的派出所辖区，那档案数字化著录就是填落户申请表啊！档案数字化著录细则就是白纸黑字告诉你，这表哪栏该填啥，填错了啥标准，差一个字都不给你落户口懂不？

之前我们就是嫌麻烦，找了个网上的模板改了两行就当细则用，结果一千多卷干完，有的人把“年度”填成“保管期限”，有的人把“责任者”一会填全称一会填简称，检索的时候搜“市政府办”出一半，搜“XX市人民政府办公室”出另一半，这不纯纯扯犊子吗？最后只能砸钱返工，说出来都是泪。

一份能用的档案数字化著录细则，核心就这3条

• 核心字段必须卡死，别给干活的留“发挥空间”

  啥是核心字段？就是你以后检索调档必须用到的：全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限、责任者、文号、题名，这几个就相当于落户口的姓名、身份证号、原籍地址，按照档案数字化著录细则要求，每个字段的字数、格式、允许填啥都得写死，不能说“大家看着填”这种废话。

  就说责任者这个坑，我之前踩过之后，改档案数字化著录细则的时候，直接把单位近三十年所有常用发文单位列了对照表，要求必须和公章一字不差，章是啥就填啥，不允许懒省事写简称，就这一个调整，著录出错率直接掉了90%，这不比啥大道理都有用？

• 特殊档案提前定规则，别等干到一半扯皮

  干活哪能全是顺顺当当的，总会碰到各种奇葩情况：原卷缺页的、跨年度归档的、没文号的、手写档案认不出字的，就像落户口碰到过继迁户的情况，档案数字化著录细则就得提前把规则说死，谁的责任谁担，别干到一半甲乙双方扯不清。

  

  比如说原卷缺页，之前我们没写规则，著录的人有的填“缺页”两个字扔那，有的啥都不填，最后查的时候根本分不清是扫描漏了还是原本就缺，验收的时候扯了一周都没扯明白。后来我们重新写档案数字化著录细则，直接定死：原卷本身缺页，必须在备注栏填清楚“本案卷X页至X页原卷缺失”，扫描漏的直接返工，不允许填备注，一下子就分清责任了，省了好多破事。

• 著录精度匹配需求，别瞎追求完美烧钱

  很多人写档案数字化著录细则的时候，总觉得越细越好，哪怕是普通文书档案，也要要求著录到单页，好家伙，本来十万卷预算五十万，你细到单页著录，五十万连人工成本都不够，这不纯纯花钱买罪受吗？

  给你说过来人经验：普通单位的文书档案，档案数字化著录细则定到文件级就完全够用，真要找东西，文件级检索一搜就出来，没必要搞页级，那都是给档案馆特藏档案准备的，普通单位真用不上。我们一开始被乙方忽悠，差点定成页级，一算预算超了两倍，赶紧改回文件级，刚好卡在预算里，用了四五年也没说不好用，完美。

写完档案数字化著录细则，一定要先试跑再开工

这话真的是我掉了一堆头发换来的教训，你哪怕把档案数字化著录细则写得花团锦簇，也得先抽个百八十卷试试水，看看哪里有没想到的问题，别一口气全干完才发现不对，哭都没地方哭。

我们第二次改完细则之后，就抽了三个不同年代的档案试著录，结果发现老档案的全宗号规则没说清：建国初的全宗号是两位，八十年代之后的是四位，我们细则只写了新规则，没提老档案，赶紧补上，改完再开工，一点问题都没有。这个试跑也就花两三天，能帮你省几个月的返工时间，绝对血赚。

而且试跑的时候一定要拉着一线干活的人一起提意见，你坐在办公室想出来的档案数字化著录细则，和实际干活碰到的情况真的不一样，人家一天著录几百条，你写的规则绕来绕去，人家不出错才怪，改得简单直白，大家都省心。

其实说白了，档案数字化著录细则这东西，不是给领导看的摆着的文件，是给干活的人用的指路牌，你写得越明白，活干得越顺，最后验收一次过，早点干完早点下班摸鱼，这不就是我们打工人最大的福报吗？按照我给你说的这些思路整，至少帮你少踩八成坑，亲测有用！