数字档案馆系统人工智能服务资质申报全流程实操落地指南

一、申报前置准备

1.1 基础资质要求

申报主体必须同时满足以下所有条件，不满足会直接被驳回：

• 具备独立法人资格，经营范围包含计算机技术开发、档案服务相关内容
• 拟申报的数字档案馆系统已经取得软件著作权登记证书
• 近3年无重大违法违规记录，未被列入信用中国失信被执行人名单

1.2 提前备齐所有申报材料

所有材料提前处理为要求格式，按规则命名，完整清单如下：

• 加盖公章的营业执照副本扫描件
• 数字档案馆系统软件著作权登记证书完整扫描件
• 省级及以上软件质量检测机构出具的AI功能检测报告，要求报告出具时间不超过1年
• 近3年无违法违规记录承诺函（需加盖公章，空白模板可在申报平台直接下载）
• 3份及以上已交付的数字档案馆AI服务相关案例，每个案例需提供合同首页、签字盖章页、项目验收报告扫描件
• AI功能演示视频（MP4格式，时长5-10分钟，大小不超过500M）
• AI核心能力说明文档（PDF格式，需明确标注核心性能指标）

所有扫描件分辨率要求不低于300DPI，确保公章、文字清晰可辨，单个PDF文件大小不超过10M，命名规则统一为：申报单位全称-材料类型，例如「XX档案科技有限公司-营业执照.pdf」

二、在线申报实操步骤

2.1 账号注册与实名认证

1. 打开官方申报入口：https://zwfw.saac.gov.cn

2. 点击首页右上角「法人注册」，按页面提示填写统一社会信用代码、单位名称、法人信息、经办人姓名、手机号、邮箱，所有信息必须和营业执照完全一致，不能错填漏填

3. 按要求上传加盖公章的营业执照扫描件、法人身份证正反面扫描件、经办人身份证正反面扫描件，提交后等待1-3个工作日审核，审核结果会通过短信和平台站内信同步通知

2.2 填写申报信息

实名认证通过后登录平台，按以下步骤操作：

• 1. 在首页「资质认定」栏目中，找到「数字档案馆系统人工智能服务资质认定」项目，点击「在线申报」
• 2. 逐项填写单位基本信息，核对统一社会信用代码、注册地址、联系方式无误后点击保存
• 3. 填写系统信息：填写数字档案馆系统名称、版本号、软件著作权登记号，然后勾选你具备的AI服务能力，可选范围包括：智能档案著录、智能档案分拣、智能全文检索、AI档案内容识别、智能档案脱敏、AI安全审计，勾选必须和实际能力一致，不得虚报
• 4. 填写案例信息：逐个填写3个已完成案例的项目名称、甲方单位、交付时间、合同金额，确保填写内容和上传的合同信息完全一致

2.3 上传申报材料

按平台材料清单对应栏位逐个上传提前准备好的材料，AI功能演示视频和核心能力说明文件必须上传到「能力佐证材料」专属栏位，全部上传完成后，再次核对所有材料对应栏位无误，点击提交申报即可

三、审核流程与补正注意事项

提交申报后按以下节点处理，遇到问题按要求操作即可：

• 初审环节（5个工作日）：初审主要核查材料完整性、信息准确性，如果初审不通过，平台会明确标注具体补正要求，例如「AI检测报告过期」「案例缺验收页」，你需要在10个工作日内完成补正重新提交，逾期未补正视为自动放弃申报
• 专家评审环节（15个工作日）：初审通过后进入专家评审，评审分为现场核查和远程核查两种，提前做好准备：远程核查需要提前开通系统演示权限，把稳定访问地址、演示账号密码提前发给平台对接工作人员；现场核查需要提前部署好可演示的系统环境，确保所有申报的AI功能都可以正常演示
• 公示与拿证（7个工作日）：专家评审通过后，会在国家档案局官网进行公示，公示期7天，公示无异议的，你可以直接登录平台下载电子资质证书，纸质证书会在10个工作日内邮寄到申报预留地址

四、拿证后资质维护要求

拿到资质后需要遵守以下要求，避免资质失效：

• 资质有效期为5年，有效期届满前3个月需要提前在平台提交延续申请，延续需要重新提交最新的系统检测报告和近3年新的服务案例
• 如果单位名称、注册地址、法人发生变更，需要在变更完成后1个月内在平台提交资质变更申请，换发新的资质证书
• 每年3月31日前，需要登录平台报送上一年度数字档案馆AI服务开展情况，未按时报送的，资质会被标记为异常，影响正常使用