《机关单位档案管理系统实操：档案管理培训全流程落地指南》

一、前置准备：环境与工具安装

仅需3步完成基础环境部署，所有操作直接复制执行：

• 执行系统更新： ``` sudo apt update -y ```
• 安装Docker服务： ``` sudo apt install docker.io -y && sudo systemctl start docker && sudo systemctl enable docker ```
• 安装Docker Compose： ``` sudo apt install docker-compose -y ```
• 验证环境：执行`docker --version`和`docker-compose --version`，输出版本号即为成功。注意：国内用户需配置阿里云Docker镜像源，否则部署速度过慢。

二、系统部署：5分钟搭建合规架构

1. 创建项目目录

执行命令生成部署目录并进入： ``` mkdir -p ~/gov-arch && cd ~/gov-arch ```

2. 编写完整配置文件（可直接复制）

用nano创建`docker-compose.yml`文件，粘贴以下内容： ```yaml version: '3.8' services: postgres: image: postgres:14 environment: POSTGRES_USER: archivist POSTGRES_PASSWORD: GovArch@2024! 必须修改为符合机关强密码要求的自定义密码 POSTGRES_DB: gov_arch_db volumes: - postgres_data:/var/lib/postgresql/data restart: always mayan: image: mayan-edms/mayan:latest ports: - "8000:8000" environment: - MAYAN_DATABASE_ENGINE=django.db.backends.postgresql - MAYAN_DATABASE_NAME=gov_arch_db - MAYAN_DATABASE_USER=archivist - MAYAN_DATABASE_PASSWORD=GovArch@2024! 与上方密码完全一致 - MAYAN_DATABASE_HOST=postgres volumes: - mayan_data:/var/lib/mayan depends_on: - postgres restart: always volumes: postgres_data: mayan_data: ```

3. 启动服务与端口配置

• 执行启动命令： ``` sudo docker-compose up -d ```
• 等待2分钟初始化完成，云服务器用户需在控制台安全组添加入站规则：端口8000，协议TCP，源地址0.0.0.0/0，否则外部无法访问。
• 访问地址：服务器公网IP:8000，首次登录需设置管理员账号，密码需包含大小写、数字、特殊字符，禁止用弱密码。

三、核心功能：机关必用模块实操

1. 权限分组配置（避免越权风险）

进入系统后点击「系统→用户管理」，按机关分工创建2类分组：

• 普通员工组：名称「业务经办」，权限仅勾选「档案查阅」「档案录入」，取消「删除档案」「类目管理」权限。
• 管理员组：名称「档案室管理员」，勾选所有权限，仅安排1-2名专人担任此角色。

2. 类目结构化（符合机关档案检查要求）

点击「档案→类目管理」，必须严格对应《机关档案分类方案》设置，示例如下：

• 一级类目：行政类（代码：01）、业务类（代码：02）、人事类（代码：03）
• 二级类目：行政类下设「会议管理（01.01）」「公文处理（01.02）」，业务类下设「项目审批（02.01）」「执法文书（02.02）」
• 所有类目必须填写代码，禁止留空，否则档案无法通过合规检查。

3. 批量录入与OCR识别（效率提升80%）

点击「档案→批量上传」，按以下规则操作：

• 上传格式：仅支持PDF、JPG、PNG，单文件≤500MB，批量最多100个文件。
• 强制开启OCR：勾选「启用简体中文OCR识别」，机关档案要求可检索文本，模糊图片需重新扫描。
• 类目关联：上传后给每个文件选择对应类目，点击「提交」即完成录入，无需手动逐一上传。

4. 存储与备份（数据安全核心）

• 存储周期配置：点击「系统→存储设置」，行政类设为30年，人事类设为永久，禁止自定义存储周期，需完全符合《机关文件材料归档规定》。
• 自动备份：点击「系统→定时任务」，新建「数据库备份」任务，设置时间为凌晨2点，每周需手动导出备份到外部硬盘，防止容器故障丢失数据。

四、日常操作与问题解决

1. 每日必做清单

登录系统查看「待审核档案」；每周导出周度备份；每月核对类目代码正确性，避免档案归档错误。

2. 3个高频问题解决

• 登录页面加载慢：执行`sudo docker restart mayan postgres`，等待30秒后重试，为容器服务异常导致。
• OCR识别空白：检查上传文件是否为清晰扫描件，或换用高质量PDF重新上传，模糊图片无法生成可检索文本。
• 档案无法检索：确认档案OCR状态为「已索引」，或检查类目代码是否填写正确，代码缺失会导致检索不到。