这份档案数字化小白培训资料，避坑入门到熟练全搞定

别上来就翻机器扫！先搞懂这俩核心准备

很多人刚接触档案数字化培训，第一反应就是抓过旧档案塞扫描仪里猛扫，扫完才发现字糊成马赛克、页码全乱串、检索的时候像大海捞针，返工率能到80%，熬三个大夜赶出来的东西直接被档案室主任打回来。这事儿吧，真不是机器的锅，是咱们前期准备没做够。

第一步：先给旧档案“洗个澡梳个头”

把档案拿出来，先抖落掉几十年的灰尘——尤其纸质脆的发黄的老档案，别用吹风机猛吹热风！用软毛刷轻轻扫，实在扫不掉的浮灰，找个干净的湿纸巾拧到滴水不沾，小心避开有字的地方擦边缘和空白页。

接下来是“梳头”，也就是整理装订。订书钉、回形针、大头针这种金属件必须全拆！拆的时候拿镊子，别直接扯，把纸扯破心疼不说，还得做破损修复，耽误老大功夫。拆完按原来的顺序理好，拿燕尾夹轻轻夹着，夹的时候别夹有字、有印章的区域，不然会留印子影响扫描质量。

第二步：摸清楚扫描仪的“脾气秉性”

档案室里的扫描仪不是家里扫照片的那种玩具，它分平板式、馈纸式、高速滚筒式三种。咱们培训的时候一般学的是馈纸式和高速滚筒，毕竟批量扫才是常态。

平板式适合扫单张脆得一碰就碎的、或者是有跨页插图不能拆的档案，扫的时候先把玻璃面板擦得一尘不染，连指纹都不能留，不然每张扫描件上都有个小圆圈，后期修图修到吐。

馈纸式/高速滚筒适合扫平整、厚度均匀、无金属件的档案，扫之前先调参数！别直接用默认的！

• 分辨率调300dpi就行——别以为越高越好，调600dpi一张图占内存是300的4倍，整个档案室扫完硬盘直接炸，而且用的时候根本看不出区别。
• 色彩模式：黑白文字档案用黑白二值化，彩色插图或者带红章的重要文件用24位真彩色，一般需要存档但对色彩要求不高的用灰度。
• 格式：常用的是PDF和TIFF，PDF适合日常查阅，TIFF适合长期归档。

批量扫的时候手别停？错！插空检查才是效率王

刚开始我带徒弟的时候，徒弟每次都盯着高速滚筒看它转得飞快，觉得自己很厉害，结果扫完一整本打开才发现，要么卡纸漏扫了十几页，要么两页叠在一起扫成了“夹心饼干”，要么有红章的地方调错了黑白模式。

插空检查真的不用花太多时间，每扫完20-30页，就停下来翻最后扫的5-10页看看，有没有漏扫、叠扫、格式不对的问题，发现问题直接补扫就行，总比扫完几千页再返工强。

插空的时候还能顺便检查一下馈纸器的进纸口，有没有掉下来的碎纸渣，碎纸渣要是留在里面，后面扫的档案每张都会有一道黑印子。

后期修图别抠细节！把握这几个原则就够

培训课上老师会教很多修图技巧，什么擦除污点、纠正倾斜、裁剪白边，很多人学完之后每张图都要抠半小时，其实完全没必要，档案室归档的要求没那么苛刻，把握“看得清、找得到、用得顺”三个原则就行。

• 看得清：文字能辨认就行，不用把每个字都修得像打印出来的一样。
• 找得到：纠正倾斜的时候别太狠，大概平就行，不然页码都歪了，后期OCR识别会出错。
• 用得顺：裁剪白边的时候统一留白1-2厘米，别有的留得宽有的留得窄，看起来乱糟糟的。

OCR识别的时候也要注意，黑白二值化的档案识别率最高，彩色和灰度的识别率会低一点，识别完之后一定要通读一遍前几页和最后几页，有没有错别字或者漏识别的内容，重要的关键词比如人名、地名、时间一定要核对准确。