你有没有发现，开印刷店的朋友平时忙得脚不沾地接订单，一碰到年审、监管部门抽查，翻印刷经营许可证相关档案翻得满头大汗？很多人都以为这个档案就是把证往文件夹里一塞就完事，真到要查的时候缺这少那，轻则口头警告要求整改，重则影响许可证续期，亏得没处说。
这里面可不是只有一张印刷经营许可证正副本哦，还有当初办许可证的时候提交的场地证明、法人身份证复印件、印刷设备清单、从业人员的印刷业从业资格证，还有每年的年审回执、续证的申请审批材料，这些都得放一块。哦对了，要是你中间变更过经营范围、地址、法人，对应的变更核准通知书也必须留，别丢，这个很多人都漏。
说白了印刷业是特殊监管行业，不是你想印啥就印啥，每笔承接的印刷业务的委托证明、委印人的身份证复印件、印刷内容的审核记录、承印登记台账，这些按要求最少得存2年，刚好和档案放一块，抽查的时候直接拿，不用到处翻。
很多人图方便，所有材料都塞一个文件夹，连个分类都没有，上次我认识的一个老板，抽查的时候翻了20分钟才找到去年的年审回执，当场就被检查员怼了，说你这档案管理完全不达标，回去整改。必须按“资质类-经营类-整改类”分三个独立的文件盒，盒面贴清楚明细标签，找东西10秒就能翻到。
还有的人只存纸质版，不扫电子档。真的，我见过太多老板纸质档丢了、泡水了、被老鼠啃了，补材料补到哭。所有归档的材料，全部扫成高清PDF，命名清楚按年份存到电脑和云盘两个地方，纸质档丢了也能直接打出来用。
最无语的是材料放进去就不管了，从来不更新。很多人去年的年审回执都下来大半年了，还没塞进档案盒，还有的换了新设备，设备清单还是3年前的，抽查的时候一核对就对不上，直接算你违规。哦对，最好每季度花10分钟翻下档案，有新的材料就补进去，过期的没用的就清出来，别攒到年底再搞，那时候你都忘了哪些是有用的。
我自己给身边开印刷店的朋友做了个通用的分类模板，直接用就行，不用自己瞎琢磨：
真的，这个档案整理真不是什么难事，花个小半天就能理得清清楚楚，别等查到头上了才急急忙忙补，那时候罚的款都够你请好几个临时工理档案了，犯不上对吧。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务