很多人设置权限太累了。
一个个给员工开权限。
这人离职了，还得一个个收。
累死人，还容易漏。
你要学会用“角色”这个概念。
说白了，就是给职位贴标签。
别管张三李四是谁。
只管“销售经理”能干嘛。
先看公司有哪些职位。
比如财务、销售、老板。
你在软件里建三个组。
分别叫“财务组”、“销售组”。
以后来新人，直接拉进组。
他自动就有这个组的权限。
省事多了，对不对？
这就是“组管理”的威力。
千万别一个个点名字设置。
那是给自己挖坑。
组里面也不是人人平等的。
销售总监能看所有业绩。
销售员只能看自己的。
这时候就要用“层级权限”。
在角色组里再细分。
设置“主管”和“普通员工”两个子角色。
把对应的权限挂上去。
这样架构就清晰了。
谁汇报给谁，软件里一目了然。
很多软件只有两个选项。
要么能看，要么不能看。
这太粗糙了，根本不够用。
你得把权限拆得更细。
这就叫“颗粒度”。
颗粒度越细，越安全。
这就是“预览”和“下载”的区别。
举个例子，公司的设计图。
大家都能看，提意见。
但能下载原图的，只能设计师。
不然图被别人拿去改了。
你找谁哭去？
记得把这两个选项分开勾。
给大部分员工只开预览。
给核心人员开启下载。
这样既方便协作，又防住了资料外流。
这是很多公司的大坑。
给了编辑权限，顺手给了删除。
结果员工手一抖，重要文件没了。
一定要把“删除”权限单独锁死。
只给管理员保留。
或者至少要两个人审批才能删。
这就是所谓的“最小权限原则”。
给够用的，别给多余的。
多给一个权限，就多一分风险。
别以为不让下载就没事了。
员工可以预览，然后打印。
打印出来的纸也能带走。
所以，“禁止打印”这个选项也要用上。
特别是对于合同、标书这种敏感文件。
把路都堵死，资料才出不去。
权限不是铁饭碗。
特别是对外合作的时候。
千万别给永久权限。
给出去容易，收回来难。
这就是为什么很多公司数据泄露。
都是因为忘了收回临时权限。
比如你要跟外包公司合作。
项目就做一个月。
你给他们开文件夹权限。
一定要设置“30天后失效”。
这样项目一结束。
你就不用记得去收权限。
系统自动帮你关门。
这就是懒人管理法。
把记性这种事交给系统。
人脑是靠不住的。
现在的技术都很发达。
你可以限制他们在哪登录。
比如只能在公司内网看。
或者只能在指定电脑上看。
哪怕账号密码泄露了。
对方换个地方也登不上去。
这多了一道保险杠。
在后台设置里，找到“IP限制”。
把允许登录的网段填进去。
这就把虚拟的账号，绑在了现实的地点上。
不管你管得多严。
总可能有意外发生。
这时候日志就是你的救命稻草。
没有日志，出了事就是无头公案。
有了日志，谁也别想赖账。
谁在几点几分看了文件。
谁把文件下载到了哪台电脑。
谁改了文件的第几行。
这些都要让软件记下来。
别觉得占空间。
这点空间比起泄密，根本不算啥。
去后台把“审计日志”开到最大级别。
别只记录登录登出。
要记录每一次点击。
光记下来不行。
你得抽空去看看。
看看有没有异常操作。
比如半夜有人离职前狂下载。
日志里马上就能看出来。
你就能立马冻结账号。
把损失降到最低。
建议每个月花半小时。
导出日志扫一眼。
这习惯能救你的命。
除了管人，还得管文件。
有些文件太重要。
放在哪都不放心。
这时候就得用文件级加密。
现在的软件都支持打标签。
比如“绝密”、“机密”、“公开”。
你把工资表标上“绝密”。
然后在系统里设置一条规则。
所有标了“绝密”的文件。
只有老板能看。
连管理员都看不了。
这就叫“数据防泄漏（DLP）”。
把安全策略直接绑在数据身上。
文件飞到哪，锁就跟到哪。
有时候防不住人眼。
员工用手机拍屏幕。
这时候你可以开启“屏幕水印”。
在屏幕上显示访问者的名字和时间。
拍出来的照片全是水印。
谁敢往外发？
这招虽然技术含量不高。
但是心理震慑力很强。
告诉大家，这东西是有迹可循的。
说了这么多，其实就一句话。
别嫌麻烦，别偷懒。
权限管理是公司的防盗门。
门没锁好，里面东西再多也没用。
赶紧打开你的软件。
按照上面说的去检查一遍。
把那些不合理的权限收回来。
今晚你就能睡个安稳觉了。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务