做档案数字化遇到企业档案归档不及时，几招帮你轻松搞定

为啥做档案数字化，总能碰到企业档案归档不及时？

说真的，我跑了快七八家不同规模的企业做档案数字化项目，见过太多团队在企业档案归档不及时这儿翻大车，好好的项目进度卡得半死，甲方催乙方急，最后搞得两边都不痛快。说句不好听的，这事儿就好像你攒了一个月的外卖快递全堆在小区门卫室，等到物业要清杂物的时候才急着翻找，那叫一个鸡飞狗跳，找不着的找不着，弄脏的弄脏，得不偿失。我当初刚入行接第一个项目的时候，也在企业档案归档不及时这儿踩过大坑，差一周交活的时候才发现有快三分之一的档案没归档，差点被扣半个月绩效，那段时间天天加班补档案，踩过的坑比你一个月点过的外卖还多，今天就把我摸出来的实打实的法子全抖出来，都是我拿加班换的经验，绝对靠谱！

其实这事儿真不怪大家摸鱼，就像公司点集体下午茶，有人忘报人数，有人拿了奶茶不签退，最后盘账对不上，本质就是流程没理顺，不是谁故意搞破坏。我总结了下，大部分企业档案归档不及时都是三个原因：

• 一是没把归档和档案数字化绑定，大家都觉得归档是后端的活儿，先忙业务，等到要做数字化了才想起补归档，这不就是赶着鸭子上架，能不乱嘛
• 二是责任没落到具体的人身上，就像下午茶AA没人牵头收钱，你推我我推你，各个部门的档案都压在文员手里，文员一离职交接不清，直接就断档，时间长了可不就变成企业档案归档不及时了
• 三是原来纸质档案归档太麻烦，跑档案室找柜子填台账，折腾半小时才能归几份，大家能拖就拖，拖着拖着就成了积压，直接卡了档案数字化的脖子

过来人亲测好用的三步法，专治档案数字化遇到的归档不及时

第一步：先给积压档案分堆，别上来就乱翻

碰到企业档案归档不及时，别上来就把所有人拉去加班，就像门卫室堆了一个月快递，你不能上来就全倒地上翻对吧？先拉上各个部门的对接人，花个一两天把积压的档案分个类：涉密紧急的核心业务档案是你昨天买的生鲜快递，得优先拿出来整理；日常行政的普通档案是你囤的卫生纸，慢慢整理不耽误；已经过了保管期限、没用的档案，该清就清，就像过期发霉的外卖，留着占地方还招虫子，直接扔就完了。

我做项目每次都会帮客户做一份积压档案台账，每一份都标清楚形成时间、所属部门、保管级别，这一步做完你就会发现，原来乱糟糟的企业档案归档不及时问题，一半都消弭于无形了，你原来以为是解不开的乱麻，其实就是没好好分堆而已。

第二步：边补归档边做数字化，别分开瞎忙活

很多人碰到积压的企业档案归档不及时，会犯一个超级傻的错：先花几个月把所有纸质档案补归档完，再开始做数字化，纯纯浪费双倍时间！就像你不能把所有快递都拆完摆整齐了，再一个个录进你的购物清单，拆一个录一个不好吗？

我亲测最高效的方法就是每日1小时补档法：每个部门固定一个对接人，每天抽1小时整理本部门的积压档案，补完一份直接交给档案数字化团队扫一份，电子档和纸质档当场核对编号，确认无误直接入库。既解决了企业档案归档不及时的历史问题，还直接把数字化的活儿干了，一举两得。

别嫌每天1小时慢，土话讲得好，蚂蚁还能搬大象呢，就算积压两三年的档案，这么下来三四个月也理完了，总比你最后赶项目熬大夜强吧？这就是土味真理：慢慢来，比较快，绝对比瞎忙活强！

第三步：定好规矩掐源头，别年年清积压

解决完历史的企业档案归档不及时问题，还得给以后上个保险，总不能年年都给你整理积压档案对吧？就像你不能天天去门卫室清一个月前的外卖，得养成拿了就放好的习惯啊。我这里有三个简单的小规矩，都是我帮客户调好的，贼好用：

• 归档跟着业务走，干完就存不拖沓：项目结项、业务办完，一周内必须把对应的档案归完，就像你吃完外卖就把账单记好，别留着攒着，从根源上避免企业档案归档不及时
• 责任钉到人，换人不空档：把档案对接写进岗位职责，离职交接必须把未归档的档案交接清楚签字，就像交接班把门卫室的快递钥匙给下一任，别拍拍屁股就走，没人接档可不就积压了
• 用数字化工具做提醒：现在大部分电子档案系统都有自动归档提醒，到点就给对接人发消息，就像你的快递到了手机会提醒你取，忘了都难，我做项目的时候都会顺手把这个功能调好，之后很少再出企业档案归档不及时的事儿

最后说句掏心窝子的过来人实话

其实做档案数字化这么久，我发现大部分企业档案归档不及时真不是大家故意偷懒，就是原来没养成好习惯，流程没理顺，攒着攒着就成了大问题。我当初刚碰到这事儿的时候，急得掉头发，天天加班到十点，后来才发现其实就是一层窗户纸，找对方法慢慢理，根本不是什么解不开的死结。

别一听企业档案归档不及时就头大，也别上来就花大价钱找乱七八糟的机构乱整，你就按照我给你说的这几步走，先分类分堆，再慢慢补档，最后定好规矩，多大的积压都能理清楚。我踩过的坑都给你绕开了，你照着走就行，保证你顺顺利利把档案数字化做完，根本不会卡在归档这儿交不上差。

说穿了，不就是攒了点旧档案没整理嘛，就像你攒了几件衣服没洗，攒着不洗当然臭，每天洗一件，很快就干干净净了，土话讲得好：“不怕慢就怕站”，只要动起来，企业档案归档不及时那都不是事儿！