别让找档案翻成五指山乱麻，这款靠谱的文昌档案管理软件救大命

救大命的开始：前公司差点让我把档案柜当床睡

说出来你可能不信，我上个月刚从一家“文山会海+档案成灾”的事业单位跳出来——不是公司不好，是档案室真的不是人待的地方。前档案室那俩姐们儿，一个腰椎间盘突出已经申请调岗了，另一个戴着800度眼镜找2023年的一份“老干部体检名单”，愣是蹲在铁皮柜旁边扒了整整三天三夜（夸张点但没太夸张，姐们儿最后带着黑眼圈抱着枕头直接在旁边折叠床窝了俩中午补觉找灵感）。扒到最后差点哭，说名单夹在2019年某份计划生育的宣传册里当书签用了——谁懂啊？计划生育宣传册和老干部体检名单，这俩货在我们那叫“驴唇不对马嘴档案CP”，凑成一对概率比中彩票头奖还高，但就是让我那倒霉蛋前同事赶上了。

后来调岗姐们儿临走前偷偷塞给我个U盘，说U盘里有她私藏的宝藏，但要等领导催疯档案室的时候再拿出来。果不其然，上周单位要评“文明标兵单位”，检查组点名要查近5年所有的安全生产培训记录、文明城市创建台账、志愿者服务时长表……整整五类档案，摞起来比两个我还高（我净身高162，不算矮吧）。领导催疯了，说三天找不到就要让我跟铁皮柜过一辈子，直接把折叠床搬成正式床位。我赶紧掏出U盘，打开一看——哦豁！就是现在我给你们吹爆的文昌档案管理软件！

为什么选文昌档案管理软件？过来人给你扒三个“救命硬货”

第一个硬货：搜档案像搜外卖备注“多放辣不要香菜不要葱花多放蒜汁打包”一样精准

前公司用的是什么？用的是那种免费的Excel整理模板，模板还是2015年做的，连个自动筛选都卡得要死，有时候输“2023年3月”，系统直接给我弹出“2032年13月火星移民计划草稿”（草稿是前领导随手存的，忘了删）。用了文昌档案管理软件之后，我才知道什么叫“科技改变档案员命运，命运让档案员再也不用戴800度眼镜”！

它的魔性搜索功能有多牛？给你们举个接地气的例子啊：上次文明标兵单位评的时候，有个特别刁钻的检查组要找“2022年6月21日夏至那天，我们单位给独居老人张奶奶送西瓜的志愿者签名表照片扫描件，照片背景是张奶奶家那棵歪脖子石榴树”。换做以前，我得把所有独居老人慰问的纸质档案扒一遍，再把所有扫描件的文件夹翻一遍——歪脖子石榴树？鬼知道扫描件命名里会不会写歪脖子石榴树！但用了文昌档案管理软件，我只需要在搜索框输入：“2022年夏至 张奶奶 送西瓜 歪脖子石榴树”，哦对了！还可以手动选一下“文明城市创建 志愿者服务 独居老人”这三个分类标签（分类标签是可以自己魔性自定义的，前公司后来改成了“歪瓜裂枣慰问”“鸡毛蒜皮台账”这种沙雕分类，反正只有内部人懂），点击搜索键之后，不到0.5秒，那个带歪脖子石榴树的照片扫描件就弹出来了！而且弹出来的窗口里，还附带了那天的纸质档案存放位置（A区3号铁皮柜第2层第7格蓝色档案盒第18页），连档案盒的颜色、页码都标得清清楚楚明明白白——再也不用蹲在铁皮柜旁边扒灰尘当“人形吸尘器”了！

还有！它还有OCR文字识别功能，哪怕你上传的是皱巴巴的手写签名表照片扫描件，它也能自动识别出上面的所有文字，然后变成可编辑可搜索的电子文档——以前蹲在电脑前把手写档案一个字一个字敲成电子档的日子，真的一去不复返了！那段时间我每天都能提前半小时下班，楼下的保安大叔都以为我谈对象了要约会——谁懂啊？我只是用了文昌档案管理软件而已！

第二个硬货：档案归档像整理外卖柜里的餐品一样，按“品类”“楼栋号”“格子号”自动归位

前公司的档案归档流程是什么？纸质版归档是：手写档案盒封面→手写目录→打印三份目录→一份夹在档案盒里→一份给办公室主任→一份给档案室备份→然后蹲在地上把档案盒按年份月份分类→再塞进铁皮柜——塞错了还要搬出来重新塞，搬得我胳膊都粗了一圈（想减胳膊肉的姐妹可以去试试这种归档方法，就是可能会减出腰椎间盘突出）。电子版归档是：扫描纸质档案→命名扫描件→按年份月份创建文件夹→把扫描件塞进文件夹→备份到三个U盘里→一个给办公室主任→一个给档案室备份→一个自己偷偷藏起来怕另外两个丢了——U盘堆得像小山一样，还要定期检查U盘有没有坏，坏了还要找数据恢复公司，数据恢复公司的费用贵得要死，找一次够我喝三个月的珍珠奶茶（三分糖少冰加椰果啵啵的那种）。

用了文昌档案管理软件之后，归档流程是什么？两个字：丝滑！三个字：太丝滑！四个字：丝滑到起飞！纸质版归档只需要：把档案盒对着文昌档案管理软件配套的扫码枪扫一下→扫码枪会自动识别档案盒上的二维码（二维码是文昌档案管理软件自动生成的，你只需要把它打印出来贴在档案盒上就行）→然后点击确认归档→系统会自动告诉你这个档案盒应该放在哪个区哪个铁皮柜第几层第几格——连挪档案盒的力气都省了一半！电子版归档更丝滑：你只需要把皱巴巴的手写档案、打印好的电子档、拍好的照片扫描件一股脑儿拖进文昌档案管理软件的上传框里→系统会自动识别这些文件的内容→自动给它们打标签→自动按分类标签归档→自动备份到云端（云端备份还是免费的！免费的！免费的！重要的事情说三遍！）——再也不用怕U盘坏了，再也不用怕文件丢了，再也不用每天背着三个沉甸甸的U盘上下班了！那段时间我每天都能轻装上阵去上班，楼下的保安大叔都夸我最近瘦了——谁懂啊？我只是用了文昌档案管理软件而已！

第三个硬货：档案权限管理像外卖柜的取餐码一样，谁都只能拿自己该拿的那份

前公司的档案权限管理是什么？全靠自觉！谁都能随便进档案室，谁都能随便拿档案，谁都能随便修改电子档——上次有个新来的实习生，把2021年的安全生产培训记录改成了2022年的，差点让我们单位被安监局罚款十万块钱！十万块钱啊！够我买多少三分糖少冰加椰果啵啵的珍珠奶茶啊！后来领导给档案室装了个防盗门，钥匙只有我和档案室主任有，但钥匙还是丢过一次，那段时间我每天都睡不着觉，生怕档案被偷了，生怕自己被单位开除了——那段时间我掉的头发，攒起来能做个假发套了！

用了文昌档案管理软件之后，档案权限管理是什么？两个字：安全！三个字：太安全！四个字：安全到离谱！它有三级权限管理功能：一级权限是超级管理员，只有我和档案室主任有，可以随便查看、修改、删除所有档案；二级权限是部门负责人，只能查看、下载自己部门的档案；三级权限是普通员工，只能查看自己有权限查看的档案，下载还要申请，超级管理员同意了才能下载——再也不怕新来的实习生乱改档案了！再也不怕钥匙丢了档案被偷了！再也不怕自己掉头发做假发套了！那段时间我每天都能睡个安稳觉，楼下的保安大叔都夸我最近气色好了——谁懂啊？我只是用了文昌档案管理软件而已！

最后说两句掏心窝子的土味正能量

真的，作为一个在档案行业摸爬滚打了五年的过来人，我见过太多太多因为档案管理混乱而倒霉的人了：有的因为找不到合同丢了工作，有的因为找不到台账被单位罚款，有的因为找不到体检报告耽误了看病——真的太惨了！

我真心推荐你们试试这款文昌档案管理软件，它不是什么高大上的玩意儿，就是一款专门为中小型企事业单位、学校、医院、社区设计的接地气的档案管理软件，价格也不贵，比找一次数据恢复公司便宜多了，比请一个专门的档案管理员便宜多了，比喝三个月的珍珠奶茶稍微贵一点点（但物超所值！物超所值！物超所值！重要的事情再说三遍！）。