公司数字档案馆系统从零搭建实操指南 全流程可直接复用落地

一、前期准备（硬件+软件依赖清单）

1.1 硬件配置要求

中小公司（100人以内、档案存量10T以内）直接采购4核8G内存云服务器，系统盘100G、数据盘200G以上SSD，公网带宽5M以上；规模更大的公司可按照每增加50人扩容2核4G、数据盘每满80%扩容100G的规则调整。

1.2 软件依赖清单

所有依赖均为稳定版，可直接对应下载：
JDK11：https://adoptium.net/zh-CN/temurin/releases/?version=11
MySQL8.0：https://dev.mysql.com/downloads/mysql/8.0.html
ElasticSearch7.17：https://www.elastic.co/cn/downloads/past-releases/elasticsearch-7-17-0
开源档案馆系统安装包：https://github.com/archivesdev/ArchiveSystem/releases/download/v1.2.0/ArchiveSystem-v1.2.0.jar

服务器预装CentOS7/8系统后，先执行基础依赖安装命令： ```bash sudo yum update -y sudo yum install wget unzip git -y ```

二、系统部署实操步骤

2.1 基础环境配置

第一步：安装JDK11，依次执行命令： ```bash wget https://github.com/adoptium/temurin11-binaries/releases/download/jdk-11.0.22%2B7/OpenJDK11U-jdk_x64_linux_hotspot_11.0.22_7.tar.gz tar -zxvf OpenJDK11U-jdk_x64_linux_hotspot_11.0.22_7.tar.gz -C /usr/local/ ``` 编辑/etc/profile文件，末尾添加以下配置： ```ini export JAVA_HOME=/usr/local/jdk-11.0.22+7 export PATH=$JAVA_HOME/bin:$PATH export CLASSPATH=.:$JAVA_HOME/lib/dt.jar:$JAVA_HOME/lib/tools.jar ``` 执行`source /etc/profile`生效，输入`java -version`显示11.x版本即为安装成功。

第二步：安装MySQL8.0，依次执行命令： ```bash wget https://dev.mysql.com/get/mysql80-community-release-el8-3.noarch.rpm sudo rpm -ivh mysql80-community-release-el8-3.noarch.rpm sudo yum install mysql-community-server -y sudo systemctl start mysqld sudo systemctl enable mysqld ``` 执行`sudo grep 'temporary password' /var/log/mysqld.log`获取初始密码，登录MySQL后执行以下命令创建档案库： ```sql ALTER USER 'root'@'localhost' IDENTIFIED BY '你的MySQL强密码（大小写+数字+特殊字符）'; CREATE DATABASE archives DEFAULT CHARACTER SET utf8mb4 COLLATE utf8mb4_unicode_ci; CREATE USER 'archives_user'@'%' IDENTIFIED BY '档案库专属强密码'; GRANT ALL PRIVILEGES ON archives. TO 'archives_user'@'%'; FLUSH PRIVILEGES; ```

第三步：安装ElasticSearch7.17，依次执行命令： ```bash wget https://artifacts.elastic.co/downloads/elasticsearch/elasticsearch-7.17.0-linux-x86_64.tar.gz tar -zxvf elasticsearch-7.17.0-linux-x86_64.tar.gz -C /usr/local/ ``` 编辑/usr/local/elasticsearch-7.17.0/config/elasticsearch.yml，替换为以下配置： ```yaml cluster.name: archives-cluster node.name: node-1 network.host: 0.0.0.0 http.port: 9200 discovery.type: single-node xpack.security.enabled: true ``` 编辑/etc/sysctl.conf，末尾添加`vm.max_map_count=262144`，执行`sysctl -p`生效。创建es用户启动服务： ```bash useradd es passwd es 自定义es用户密码 chown -R es:es /usr/local/elasticsearch-7.17.0 su es cd /usr/local/elasticsearch-7.17.0/bin ./elasticsearch -d ``` ES首次启动后，执行./elasticsearch-setup-passwords interactive，按照提示设置elastic用户的密码，记下来后续配置使用。

2.2 档案馆系统启动

先执行`mkdir -p /data/archives/files`创建档案存储目录，再创建application.yml配置文件，完整内容如下（直接替换对应密码即可）： ```yaml server: port: 8080 servlet: context-path: /archives spring: datasource: driver-class-name: com.mysql.cj.jdbc.Driver url: jdbc:mysql://localhost:3306/archives?useUnicode=true&characterEncoding=utf8&useSSL=false&serverTimezone=Asia/Shanghai username: archives_user password: 你设置的档案库专属强密码 elasticsearch: uris: http://localhost:9200 username: elastic password: 你设置的elastic用户密码 servlet: multipart: max-file-size: 100MB max-request-size: 100MB archives: storage: path: /data/archives/files preview: enable: true ``` 执行启动命令：`nohup java -jar ArchiveSystem-v1.2.0.jar --spring.config.location=./application.yml > logs.out 2>&1 &`，访问http://你的服务器IP:8080/archives即可进入系统，默认账号admin、密码123456，登录后必须第一时间修改默认管理员密码。

三、核心功能配置实操

3.1 基础规则配置

进入【系统管理】-【档案分类】，按照公司实际业务添加分类：行政类、人事类、项目类、财务类、合同类，每个子分类必须设置对应保管期限（永久/30年/10年/短期）和密级（公开/内部/秘密/机密）。
进入【权限管理】-【角色管理】，创建四类通用角色：普通员工（仅可上传个人档案、查看公开档案）、部门管理员（可管理本部门所有档案）、档案管理员（全库操作权限）、系统管理员（仅配置权限），给对应员工绑定角色即可。

3.2 自动归档配置

进入【系统对接】页面，复制系统提供的OA回调地址：http://你的服务器IP:8080/archives/api/open/oa/callback，在OA系统的审批流程配置里，添加审批通过后推送数据到该地址的规则，即可实现OA审批通过的文件自动归档到档案馆。
进入【归档规则】-【新增规则】，可设置定时归档任务，比如每月1号自动归档上月的合同、财务类档案。

四、数据迁移与验证

进入【档案管理】-【批量导入】，下载官方导入模板，按照模板填写档案的名称、分类、密级、保管期限等信息，单次导入包不要超过10G，大文件分批导入，导入后系统自动生成全文索引。
导入完成后依次验证三个核心功能：1. 搜索功能：输入档案内容关键词可精准匹配文件；2. 预览功能：无需下载即可在线查看PDF、Word、Excel、图片格式文件；3. 权限隔离：用普通员工账号登录无法查看机密级档案。

五、日常运维规范

• 自动备份配置：添加crontab定时任务，每天凌晨2点自动备份数据库和档案文件，命令示例：`0 2 mysqldump -uarchives_user -p'你的密码' archives > /data/backup/archives_$(date +%Y%m%d).sql`，备份文件需同步到异地存储。
• 异常排查：系统访问异常时直接查看logs.out文件报错信息，常见问题为端口占用、数据库/ES密码错误、存储目录权限不足，按照报错提示修改即可。
• 容量告警：配置服务器监控，数据盘使用率超过80%时及时扩容，避免档案上传失败。

涉密单位需关闭公网访问，配置防火墙规则仅允许公司内网IP段访问8080端口即可。