档案利用统计全流程标准化实操培训方案

档案利用统计的核心价值与底层逻辑

档案利用统计是档案管理闭环体系的关键环节，指通过对档案借阅、复制、查阅、咨询、开放利用等各类服务场景数据的采集、整理、分析、展示，量化评估档案资源开发利用成效，反向指导资源建设与服务优化的专业工作。

国家档案局2023年发布的《全国档案事业发展统计公报》显示，当年全国各级各类档案馆共接待利用者3526.2万人次，提供档案资料1.8亿卷（件、册），同比分别增长12.7%、18.9%。真实有效的档案利用统计，可成为资源采购决策的依据——例如某地方档案馆利用统计显示民国工商档案年利用率达67.2%，远超其他民生类历史档案，次年可申请专项经费进行数字化、著录升级；也可作为服务质量考核的指标；还是档案部门对外宣传、争取政策支持的核心素材。

档案利用统计的底层逻辑遵循PDCA循环，即计划（Plan）明确统计目标、指标体系；执行（Do）标准化采集各场景数据；检查（Check）通过交叉验证排查数据错误；处理（Act）输出分析报告并应用成果优化后续工作。

档案利用统计的标准化指标体系构建

指标体系需覆盖“资源供给-服务过程-服务成效-服务满意度”四个维度，兼顾通用性与行业特性。

通用型核心指标

• 资源供给维度：可利用档案总数、当年新增可利用档案数、数字化可利用档案占比、专题档案库数量
• 服务过程维度：线上线下总接待人次、线上线下总调阅卷（件、册）数、人均调阅量、平均调阅响应时长、拒借率
• 服务成效维度：档案利用产生的直接经济效益、间接经济效益线索数、获党政机关批示的成果数、媒体公开报道数、专题展览参观人次
• 服务满意度维度：线上线下满意度调查覆盖率、线上线下综合满意度得分

重点行业补充指标

• 民生类档案馆：婚姻、房产、社保三类高频档案利用率占比、异地查档办结率、自助查档占比
• 企业档案馆：研发、生产、经营三类业务档案利用率占比、支撑产品创新的档案使用数、支撑诉讼胜诉的档案使用数

指标定义需统一参照《档案事业统计调查制度》（2023版），避免因口径差异导致数据失真。例如“拒借率”，定义为不符合利用规定的调阅申请数占总有效调阅申请数的比例，需排除无效申请（如未提交有效证件、查无此档的申请）。

档案利用统计的全流程实操步骤

实操环境建议配置档案管理系统（含利用统计模块）、Excel高级版、满意度调查问卷工具（如问卷星、金数据）、线下纸质登记表的电子扫描设备。

前期准备

明确统计周期，可分为月度、季度、年度专项统计或事件型统计（如专题档案开放首月、重大活动结束后）。组建由档案利用岗、资源建设岗、信息技术岗组成的统计小组，确定各岗位责任分工：利用岗负责线下数据采集、线上数据初审；信息技术岗负责数据导出、系统设置；资源建设岗负责数据交叉验证、成果应用对接。

数据标准化采集

线上场景直接从档案管理系统导出数据，需提前设置导出字段与导出格式，导出字段需包含利用者类型、利用目的、利用时间、利用档案类型、利用档案数量、线上服务渠道等核心信息，导出格式建议为CSV或Excel。

线下场景严格使用《档案利用登记表》（参照国家档案局推荐模板）进行登记，登记内容需与线上导出字段完全匹配，登记完成后24小时内由利用岗录入档案管理系统或扫描成PDF存档后录入Excel模板汇总。

事件型数据（如党政机关批示、媒体报道）需单独建立台账，台账内容需包含事件时间、事件主体、事件内容、关联档案信息。

数据交叉验证与清洗

交叉验证分为三类：一是线上线下数据交叉验证，排查统计周期内同时发生线上线下调阅的重复数据；二是利用岗与资源建设岗交叉验证，核对调阅档案的实际库存状态与系统记录状态；三是统计数据与财务数据、宣传数据交叉验证，核对直接经济效益、媒体报道数等关键指标。

数据清洗需剔除无效数据（如未提交有效证件的申请、测试数据）、修正错误数据（如调阅数量写错小数点）、补充缺失数据（如利用目的未填写可通过回访或关联利用者单位业务补全）。

数据分析与可视化展示

数据分析需结合统计目标进行：例如月度常规统计重点关注接待人次、调阅量的环比变化；年度专项统计重点关注资源供给与服务成效的关联度、各利用者类型的需求差异。

数据分析方法推荐使用对比分析法（环比、同比、行业对标）、结构分析法（各类档案利用率占比、线上线下服务占比）、趋势分析法（近三年接待人次、调阅量的变化趋势）。

可视化展示建议使用Excel图表：对比分析法用柱状图、折线图；结构分析法用饼图、环形图；趋势分析法用折线图、面积图。图表需标注清晰的标题、数据来源、统计周期。

成果输出与应用

成果输出需形成两类文件：一类是面向内部的《档案利用统计分析报告》，报告内容需包含统计概况、数据分析结论、存在问题、改进建议；另一类是面向外部的《档案利用成效简报》，简报内容需突出亮点数据与典型案例。

成果应用需落地到具体工作：例如根据高频档案利用率占比，调整资源建设采购计划；根据平均调阅响应时长，优化线上线下服务流程；根据服务满意度得分，开展针对性的服务技能培训。

档案利用统计的常见问题排查与安全提示

常见问题排查

• 数据失真：检查指标定义是否统一、数据采集是否及时、数据清洗是否彻底，必要时重新采集小样本数据进行对比
• 系统导出失败：检查导出字段数量是否超过系统限制、导出格式是否正确、电脑存储空间是否充足
• 成果应用不足：建立成果应用跟踪台账，定期向领导汇报改进建议的落实情况

安全提示

档案利用统计数据涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，需严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》的相关规定：一是采集数据时需明确告知利用者数据的使用范围；二是存储数据时需加密处理，设置不同岗位的访问权限；三是输出成果时需进行脱敏处理，不得泄露涉密或敏感信息；四是销毁数据时需使用专业的销毁设备，彻底清除数据痕迹。

档案利用统计的实战案例

某省级档案馆2022年开展年度档案利用统计，发现民生类历史档案数字化可利用占比仅为32.7%，平均调阅响应时长为4.2小时，异地查档办结率为68.9%。

该馆根据统计分析结论，2023年申请专项经费1200万元，完成了50万卷婚姻、房产、社保三类高频民生档案的数字化与著录升级；优化了线上查档流程，将平均调阅响应时长压缩至1.5小时；与全省14个市州、122个县市区档案馆签订了异地查档合作协议，将异地查档办结率提升至98.7%。

2024年该馆开展年度档案利用统计，发现接待人次同比增长27.3%，调阅量同比增长42.1%，线上服务占比从21.4%提升至67.8%，综合满意度得分从87.2分提升至96.5分。该馆的《档案利用统计分析报告》获省委省政府主要领导批示，《档案利用成效简报》被《中国档案报》头版报道。