上饶企事业单位档案数字化整理全流程零门槛落地实操

一、前期准备：明确上饶档案整理规范+筹备基础工具

不管是国企、民企还是街道社区，上饶档案整理核心要符合《江西省文书档案管理办法》（2023版）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2024），筹备的工具必须本地能快速配齐或线上获取合规版

1.1 本地政策适配要点

• 永久/30年/10年保管期限的纸质文书必须同步生成电子备份，永久备份要求存储2套（一套纸质配套脱机硬盘，一套本地政务云或合规私有云）
• 街道社区民生档案（低保、社保凭证、婚姻证明存根等）需优先扫描并上传上饶市档案馆指定的民生档案共享平台接口（后续附临时测试规则）
• 文件页码必须用铅笔打在右下角空白处，不得覆盖正文、印章或附件文字

1.2 可直接复制的筹备清单

• 基础工具：铅笔（HB）、橡皮、裁纸刀（刀片厚度≤0.3mm，避免刮伤档案）、直角三角板（打页码对齐用）、脱机硬盘（西部数据Elements系列2TB，格式化为exFAT）
• 软件工具（全免费合规）：
  • 扫描识别：ABBYY FineReader PDF 16 Express 免费版 下载地址：https://www.abbyy.cn/finereader-pdf-express/
  • PDF批量转双层OCR：PDF Shaper Free 下载地址：https://www.pdfshaper.com/download/
  • 电子归档打包：WinRAR 6.24 个人免费版 下载地址：https://www.winrar.com.cn/download.htm

二、纸质档案预处理：上饶档案馆认可的唯一标准

2.1 文件分类与排序

上饶本地明确要求“按件整理优先于按卷”，除会计档案、工程档案、诉讼档案外，所有文书档案都用“件”为单位

• 分类逻辑：保管期限→年度→机构（或问题）→件号，永久档案单独放一排档案盒或纸箱
• 排序规则：同一年度同一机构同一保管期限内，按“正文在前、附件在后；转发文在前、被转发文在后；请示在前、批复在后（注意批复必须附在请示件最后一页！上饶档案馆对这个要求极严，遗漏会直接退回）”排列

2.2 页码与装订拆解

• 页码：每个独立“件”从1开始打，即使最后一页是空白无正文的也打（但备注“此页空白”，用铅笔写在空白页右上角），对齐工具：将三角板的直角边靠在文件右下角，铅笔尖对准直角顶点往下1cm、往右1cm的交点
• 装订拆解：金属钉（订书钉、回形针、大头针）必须全部拆除，用镊子辅助拆生锈的钉子，避免撕破档案；胶装的永久/30年保管期限档案，只能用裁纸刀沿着书脊2mm处慢慢裁开，不能损坏内容

三、扫描识别：双层OCR PDF上饶档案馆唯一接收格式

双层OCR PDF指既有可阅读的图片层，又有可检索的文字层的PDF，不能只存图片或纯文字Word

3.1 扫描参数设置（ABBYY FineReader PDF 16 Express直接用）

打开软件后点击“扫描到PDF”，按以下参数配置，配置好后点击右上角“保存为预设”，命名为“上饶归档标准”，下次直接调用

``` 扫描分辨率：永久/30年→300dpi，10年→200dpi 色彩模式：黑白（永久/30年文字为主的）/灰度（永久/30年有彩色印章的必须灰度）/彩色（只有民生档案中带重要彩色标识的才用） 纸张大小：自动检测（优先A4，A3的扫描时选择“拼接扫描”，ABBYY会自动合成） 扫描区域：自动裁剪（保留档案空白边距≥5mm） 双面扫描：有文字的背面必须扫 ```

3.2 批量生成双层OCR PDF

如果之前的扫描是用其他设备（普通一体机）扫的单张图片，用PDF Shaper Free批量处理：

1. 打开PDF Shaper Free，点击左侧“合并”，将同一“件”的图片按页码顺序拖入，点击“转换”→保存为“原始图片PDF”
2. 点击左侧“OCR”，拖入刚才的原始图片PDF，选择语言“简体中文”，点击“转换”→保存为“上饶归档XX件.pdf”

3.3 文件命名规则（必须严格遵守）

命名格式：保管期限-年度-机构代码-件号-文件题名.pdf

• 保管期限代码：永久→Y，30年→C30，10年→C10
• 机构代码：企事业单位用统一社会信用代码后6位，街道社区用上饶市民政局统一分配的社区编码（可到上饶市政务服务网民政专区查询）
• 件号：每个独立分类下从0001开始编，4位数补齐
• 文件题名：用原文标题，不要简化，如果原文没有标题，自拟标题要加“〔〕”，比如“〔2024年XX社区第二季度低保申请名单〕”

四、电子归档与备份：上饶档案馆要求的双备份机制

4.1 电子文件目录生成

打开Excel，按以下表头制作目录，保存为“202X年XX单位文书档案目录.xlsx”：

保管期限	年度	机构代码	件号	文件题名	页数	责任者	成文日期	备注
Y	2024	123456	0001	关于申请2024年度办公经费的请示	3	XX单位办公室	20240105	附：经费预算表

4.2 打包与脱机备份

• 打包逻辑：每个分类建一个文件夹，命名格式“保管期限-年度-机构代码”，将对应的PDF和目录Excel放入该文件夹，再用WinRAR压缩成ZIP格式，压缩级别选“存储”（避免压缩损坏PDF文字层）
• 脱机备份：将ZIP文件复制到2块全新的西部数据Elements系列2TB exFAT格式硬盘，其中一块硬盘贴上“XX单位202X年文书档案永久备份1”标签，另一块贴“永久备份2”，分别存放在单位保险柜和上饶市档案馆指定的第三方寄存处（可提前拨打电话0793-8222375预约寄存）

4.3 临时民生档案共享上传（可选）

如果需要上传街道社区民生档案，先到上饶市政务服务网档案专区注册账号，然后按专区提示的“民生档案批量上传模板”制作XML目录，将XML和对应的双层OCR PDF一起上传即可