张家口市指定数字档案管理系统简化版零门槛配置与数据录入实操

一、准备工作：获取授权与安装程序

请确认你已通过张家口市档案馆官网报名系统或线下参训单位获取到简化版数字档案管理系统V2.1授权激活码与完整安装压缩包。

1.1 系统环境要求

• Windows 10/11 64位（张家口参训单位统一使用此版本）
• 内存≥4GB（建议8GB提升批量录入速度）
• 硬盘剩余空间≥20GB
• IE11浏览器（仅用于首次激活）

1.2 安装步骤

1. 将压缩包解压到D盘根目录下的“张家口档案简化管理”文件夹（禁止存C盘、路径不能有中文以外的字符如空格、下划线）
2. 找到解压后文件夹内的“setup_simplify_zjk.exe”，右键选择“以管理员身份运行”
3. 安装路径默认D盘根目录下的文件夹即可，连续点击“下一步”直到完成，勾选“立即启动简化系统”后点击“完成”

二、首次激活与基础配置

2.1 授权激活

1. 首次启动会自动弹出IE11浏览器的激活页面（若未弹出，手动打开IE11，输入本地地址：http://127.0.0.1:8088/activate）
2. 在激活页面输入参训时绑定的身份证号后6位作为初始账号、单位全称作为初始密码
3. 粘贴获取到的20位授权激活码，点击“提交激活”，提示“激活成功，有效期1年”后关闭浏览器

2.2 个人与基础档案分类配置

1. 再次双击桌面快捷方式“张家口档案简化管理V2.1”登录，账号密码同上
2. 进入后点击左侧菜单栏“系统设置”→“个人信息修改”，修改初始密码为8-16位的数字+字母组合，点击“保存”
3. 点击左侧菜单栏“基础数据”→“档案分类管理”，按照张家口市档案馆2024年参训大纲要求，导入预设分类：
   1. 点击右上角“导入预设模板”
   2. 选择解压后文件夹内的“zjk_archive_category_2024.xlsx”
   3. 点击“确认导入”，提示“导入成功，共12类”即可
4. 点击左侧菜单栏“系统设置”→“存储路径设置”，将“电子附件存储路径”修改为D盘根目录下的“张家口档案附件存储”（首次修改会自动创建文件夹），点击“保存”

三、文书类档案零门槛数据录入实操

以下以张家口市最常用的2024年度单位党委发文（永久保管）为例，单条/批量录入通用。

3.1 单条档案录入

1. 点击左侧菜单栏“档案管理”→“文书档案录入”
2. 在分类树中依次点击“文书档案”→“2024年”→“永久”→“党委发文”
3. 点击右上角“新增单条”，进入录入界面：
   • 必填项（张家口档案馆明确要求缺项无法归档）：
     • 档号：自动生成，无需修改
     • 文号：严格按照“张XX发〔2024〕XX号”格式填写（XX为单位简称首字母大写、文件编号）
     • 责任者：填写单位党委全称
     • 题名：完整填写文件标题，不能省略
     • 成文日期：点击日期控件选择文件落款日期
     • 保管期限：选择“永久”（若分类选错可在此修改）
     • 页数：输入纸质文件的实际页数
   • 选填项建议：
     • 主题词：从预设词库中选择3-5个（点击“主题词”输入框右侧的“…”按钮，搜索关键词如“党建”“表彰”即可）
     • 附件：点击“上传附件”，选择PDF格式的电子文件（必须是原件扫描件或电子定稿，分辨率≥300dpi，单份≤100MB）
4. 填写完成后点击右下角“保存并归档”，提示“归档成功”即可

3.2 批量档案录入

1. 点击左侧菜单栏“档案管理”→“文书档案录入”
2. 在分类树中选择目标分类
3. 点击右上角“导出批量模板”，选择解压后文件夹内的“zjk_batch_input_template_2024.xlsx”（系统会自动覆盖上次的修改记录，导出新的空白模板）
4. 打开导出的Excel模板，严格按照以下规则填写（禁止修改表头、禁止合并单元格）：
   • 必填项（红色字体列）：必须填满
   • 保管期限：只能填写“永久”“30年”“10年”
   • 成文日期：格式为“YYYY-MM-DD”（如2024-05-20）
   • 附件列：填写附件在电脑上的绝对路径（如D:\张家口档案附件存储\张XX发〔2024〕01号.pdf）
5. 填写完成后保存Excel，点击右上角“导入批量数据”，选择保存好的Excel文件：
   1. 先点击“检测数据”
   2. 若提示“检测通过”，点击“确认导入”
   3. 若提示“检测失败”，点击“下载错误报告”，根据报告修改Excel后重新导入
6. 导入完成后点击左侧菜单栏“档案管理”→“待归档档案”，全选后点击右上角“批量归档”

四、档案检索与导出（参训考核必用）

4.1 精准档案检索

1. 点击左侧菜单栏“档案检索”→“文书档案检索”
2. 在检索条件中输入必填项关键词（如文号“张XX发〔2024〕01号”），点击“检索”
3. 若需要查看附件，点击检索结果右侧的“预览”按钮

4.2 归档目录导出（参训考核提交材料）

1. 在检索结果页点击右上角“全选”
2. 点击右上角“导出归档目录”，选择导出格式为“Excel 2016-2021”，点击“确认导出”
3. 导出的文件自动保存在D盘根目录下的“张家口档案导出目录”文件夹