党政机关及企事业单位档案整理升密细则 全流程落地实操指南

一、前置准备工作

所有操作必须在涉密办公场所内完成，禁止使用连接公共网络的设备处理待升密档案，操作前需完成以下3项准备：

1. 材料准备

必须提前调取3份生效基础材料，不得使用过期版本：

• 本单位保密办最新出具的定密目录（要求为当年生效版本，无目录的直接联系本级保密行政管理部门申领模板）
• 待整理档案全量清册，必须包含「档案编号、产生年份、内容摘要、原密级标注」4项核心字段
• 《国家秘密定密管理暂行规定》官方PDF版，下载地址：http://www.baomi.gov.cn/2019-12/27/c_1210442658.htm

2. 人员资质核验

参与升密操作的所有人员必须持有本级保密行政管理部门颁发的涉密人员上岗证，无资质人员不得接触待升密的任何档案内容，操作全程至少保证2名持证人员同时在场。

二、升密判定核心实操步骤

所有判定过程需留痕，每一步操作记录存入对应档案副卷永久留存：

1. 初筛匹配

将待整理档案清册的每条内容，与本单位定密目录做字段精准匹配，只要内容覆盖定密目录中高于原密级的条目，直接标记为待升密对象，不得自行降级判定。若档案内容同时涉及多个密级条目，直接按最高密级标记待升密。

判定示例：原密级为「秘密」的业务数据档案，内容覆盖定密目录中「机密级-核心业务年度运行数据」条目，直接标记为待升密至机密级。

2. 交叉核验

必须由2名持上岗证的涉密人员分别独立核验待升密档案内容，核验结果完全一致才能进入下一环节，核验结果不一致的直接提交单位定密责任人（一般为单位主要负责人或分管保密工作的负责人）裁定，不得私下协商判定。

核验需同时核对3项内容：档案内容是否匹配定密条目、升密后的密级是否符合目录要求、是否存在过度升密的情况。

3. 升密审批

使用以下可直接复制的升密审批表模板打印填写，所有字段不得空缺：

``` 档案升密审批表 档案编号：_______ 档案名称：_______ 产生日期：_______ 原密级：□秘密 □机密 □内部公开 拟升密级：□机密 □绝密 升密依据（对应定密目录条目编号）：_______ 核验人1签字：_______ 核验人2签字：_______ 定密责任人签字：_______ 审批日期：_______ ```

所有签字项必须手写，不得使用电子签章，审批表一式两份，一份存入对应档案副卷，一份由单位保密办留存10年以上，未完成审批的档案不得执行升密操作。

三、升密后档案标引与归档操作

1. 标引规则

纸质档案：升密后的档案必须在封面右上角用红色黑体三号字标注新密级和保密期限，原密级用两条平行黑色横线划去，不得完全涂抹遮盖。示例：原密级「秘密」划去后在上方标注「机密★10年」，保密期限按定密目录对应条目标注，目录无明确期限的统一标注为「机密★长期」，所有副本需同步标注，不得只标注正本。

电子档案：首先在文件属性的「自定义字段」中添加「密级」字段，值为升密后的密级，再执行加密操作：

• Windows系统：打开cmd窗口执行命令 cipher /e 待加密文件完整路径
• Linux系统：执行命令 gpg -c 待加密文件完整路径，按提示设置8位以上包含数字、字母、特殊符号的解密密码

加密完成后必须彻底删除原未加密的电子文件，回收站同步清空，不得留存任何非加密备份。

2. 归档要求

升密后的纸质档案必须移交对应密级的涉密档案库存放，移交单必须包含档案编号、密级、移交人签字、接收人签字、移交日期5项内容，双方各留存1份；电子档案必须存入涉密单机或符合保密要求的涉密云盘，不得接入任何公共网络。

四、常见问题纠错与合规校验

1. 常见问题处理规则

• 升密错误修正：发现升密错误的，必须第一时间提交定密责任人审批，审批通过后才能调整密级，调整记录同步存入档案副卷，不得私自修改密级
• 混合内容处理：若档案仅部分内容需要升密，需将涉密内容单独拆分装订、标注密级，非涉密内容单独归档，不得将涉密和非涉密内容混合装订，避免扩大知悉范围
• 借阅规则调整：升密后的档案借阅必须按新密级要求办理审批，原有低密级借阅审批单自动失效，借阅人必须符合新密级的知悉范围要求，否则不得审批

2. 合规校验清单

所有操作完成后对照以下清单逐一校验，全部符合才算完成：

• □ 所有升密操作均有2名持证人员交叉核验
• □ 升密审批表所有字段完整，手写签字齐全
• □ 升密后的档案密级标注清晰，原密级划改规范
• □ 电子档案已完成加密，未加密版本已彻底删除
• □ 升密档案已移交对应密级的涉密库房，移交手续齐全
• □ 所有操作记录已存入档案副卷，全流程可追溯