档案软件档案销毁员实操培训：全流程零失误操作指南

一、培训前置准备

1. 环境与硬件确认：登录档案系统需使用内网电脑，禁止连接外网，避免数据泄露；需配置一台内网打印机，用于输出销毁清单与凭证。

2. 权限核验：系统登录地址为http://192.168.1.200/archives，输入个人账号密码后，点击左侧【个人中心-权限查看】，必须确认账号已分配“销毁操作”“审批查看”“凭证上传”三项权限，缺任一项需联系系统管理员补配，禁止用临时权限操作。

3. 前置资料整理：提前7天的“档案保管期限到期清单”，导出路径为【档案管理-报表统计-到期清单导出】，格式选.xlsx，按科室分类整理，避免后续匹配混乱。

二、销毁核心全流程实操

第一步：待销毁申请单审核

• 登录系统后，点击左侧【销毁管理-待审核申请】，查看所有待审核的销毁申请单；
• 核对申请单核心信息：申请事由需为“超过法定保管期限”或“已完成归档且无留存必要”，严禁审核无纸质档案台账的电子申请单；
• 审核通过后，点击申请单底部【放入销毁池】按钮，该申请单自动进入待销毁列表，禁止跳过审核直接进入销毁环节。

第二步：待销毁档案匹配校验

• 点击【销毁池-待匹配档案】，搜索框输入档案编号（必须与纸质台账编号完全一致，不可简写或补0）；
• 点击【匹配校验】，系统弹出关联记录：纸质档案存放位置、电子档案修改日志、借阅归还记录；
• 必须核对借阅记录：若存在未归还的纸质档案或未审批的电子借阅申请，需暂停销毁，联系申请人跟进完毕后再操作；
• 校验通过后，点击档案右侧【锁定】按钮，锁定后档案不可修改任何信息，防止误删。

第三步：电子档案销毁操作

• 点击【销毁池-已锁定档案】，勾选需销毁的档案（单次最多选5份，批量销毁需分批次操作）；
• 点击顶部【执行销毁】按钮，系统弹出二次确认窗口，窗口内显示待销毁档案总数量、关联日志数量；
• 必须手动在确认框输入“确认销毁”四个字（禁止点击预设的“全部确认”按钮，避免误触），输入完成后点击【确定】；
• 系统执行销毁后，自动生成销毁凭证存入【销毁凭证库】，凭证不可删除，需长期留存。

第四步：纸质档案销毁实操

• 在【销毁管理-凭证打印】模块，选择“待销毁纸质档案清单”直接打印，清单需加盖部门公章；
• 线下核对：按清单的档案编号找到对应纸质档案，严禁销毁未在系统标记为待销毁的纸质档案；
• 销毁操作：涉密档案使用碎纸机（碎纸规格≤2mm×2mm）粉碎，普通档案可粉碎或送指定焚烧点；
• 凭证上传：销毁后2小时内，在【销毁凭证库】对应条目上传纸质档案销毁的签字照片，文件名格式为“销毁清单_YYYYMMDD_科室名称”；超时未上传会标记为“销毁未闭环”，需提交情况说明至档案管理科。

三、操作后规范要求

1. 电子凭证留存：每月最后一天导出当月所有销毁凭证，存至加密U盘，存储路径为“E:\档案销毁凭证\YYYYMM”，禁止存放在桌面或未加密硬盘中；

2. 销毁日志导出：每月导出销毁操作日志，路径为【销毁管理-操作日志导出】，格式选.csv，打印后与纸质清单一并装订；

3. 闭环检查：每月最后一天登录系统，点击【销毁管理-闭环检查】，筛选“未闭环”的申请补全材料，未完成闭环检查会影响年度档案合规审核。

四、常见问题快速排查

• 问题1：执行销毁时提示“权限不足”，解决：提交权限申请时注明“需销毁操作权限”，禁止仅申请“修改权限”，管理员10分钟内处理；
• 问题2：匹配校验失败，解决：核对档案编号是否与纸质台账完全一致，或该档案未录入系统台账，重新录入纸质台账后再操作；
• 问题3：找不到销毁凭证，解决：在【销毁凭证库】筛选时间范围“近7天”，或直接输入档案编号搜索，若凭证存放在“待上传文件夹”，需手动导入至正式凭证库；
• 问题4：纸质档案销毁后系统未同步状态，解决：退出系统重新登录，或联系系统管理员手动同步，禁止重复执行销毁操作。