档案数字化档案数字化心得分享

你是单位资料员或者行政吗？ 是不是单位杂物间堆着半屋子旧档案？ 上次领导急着要五年前的一份合作合同， 你蹲在灰堆里翻了一下午，满头大汗， 最后只找出一半发霉的碎纸？ 想做档案数字化，又不知道从哪下手， 怕花了时间精力还做不好，最后落得领导埋怨？ 我做了三年单位档案数字化整理， 前前后后踩了不下十个坑， 今天把实打实的心得分享给你， 都是能直接照着做的方法，帮你少走半年弯路。

1. 前期整理别瞎干，先做这两步省力气

1.1 先分类再扫描，别拿起来就扫

说白了就是别上来就抱着一堆纸去扫。 我第一次做的时候，就是上来就安排人扫， 扫完了才回头分类改文件名， 整整一周的活全白干，还被领导说不靠谱。 后来改了方法，效率直接提了三倍。

你就按这个步骤分： 先把所有档案分成永久保存、定期保存、拟销毁三类， 没用的到期档案直接按流程销掉，别什么都留着。 分完大类再按部门或者项目分小堆， 每堆贴个便签写清楚信息，扫的时候直接命名，一次就对。

避坑提醒：千万别舍不得销毁无用档案， 占地方拖进度，找文件还碍眼。

1.2 破损档案先修补，别留到扫完再处理

很多旧档案放了十几二十年， 不是缺角就是撕裂，还有订书针回形针别着。 你要是直接扫，出来就是缺字或者黑影， 后期修图比补纸麻烦十倍。

方法特别简单，淘宝买几卷档案修复胶带， 几块钱就能用大半年，撕裂的粘好，缺角的补平， 金属钉全部拆掉，不到十分钟就能理好一份， 能省后面好几个小时的功夫。

2. 扫描归档别乱搞，两个细节要记牢

2.1 分辨率别乱调，这个档位刚好够用

很多人觉得分辨率越高越好， 结果扫出来一个文件就几百M， 存都存不下，打开都要卡半分钟。 其实档案用根本不需要这么高。

普通文字档案选300DPI就够， 带图片和小字图纸的再调600DPI。 举个例子，我们上次扫一万份文件， 按这个规则，总容量才50多G， 要是全调成600DPI，得快300G，服务器都装不下。

避坑提醒：统一存PDF格式，别搞特殊格式， 不然过两年换电脑，你自己都打不开。

2.2 文件名按规则起，别乱叫“扫描1.pdf”

我见过太多人扫完，文件名全是默认的扫描件编号， 过了半年别说别人，你自己都找不到， 这不等于白扫了吗？

给你一个我用了三年的命名规则，直接抄就行： 年份-部门-档案类型-编号。 举个例子，2020年行政部的第123份劳动合同， 文件名就是2020-行政部-劳动合同-00123， 不管谁找，搜关键词一秒就能出来，特别省心。

3. 收尾工作别大意，最后一步保平安

3.1 至少存两个地方，别把鸡蛋放一个篮子

很多人扫完就存在单位一台电脑里， 结果电脑坏了、硬盘烧了，全部数据没了， 之前的活全白干，还得背锅。

最简单靠谱的方法就是： 一份存单位本地服务器或者移动硬盘， 一份存云端备份。 单位有预算就买企业云盘，没预算就买个1T的移动硬盘， 也就几百块，专门放档案备份，半年更一次， 真出了事能救你一命，隔壁单位之前踩过这个坑，别不信。

3.2 原纸质档案别乱丢，按要求存放

很多人觉得扫完电子档，原纸就可以卖废品了， 千万别这么干。 按规定，数字化之后原纸质档案还要按要求存放， 存够规定年限才能处理。 说白了就是，电子档是备份，原纸该存还是得存， 别图省事给自己惹麻烦。

其实档案数字化真没什么难的， 无非就是前期分好类，中间注意细节，最后做好备份。 别上来就闷头猛干，按我给你说的步骤走， 至少能少踩一半坑，省半个月的功夫。 你今天就可以抽一个小时， 先把手里要整理的档案分好第一堆， 按我说的规则贴好标签，试一次就知道有多省心。 别拖着，越拖堆的越多，越不想动， 早做完早省心，以后找文件点下鼠标就出来， 再也不用蹲灰堆里翻半天了。