老板把你叫进办公室。
指着角落里堆成山的纸箱子。
让你赶紧找公司把这些档案数字化。
你出门找了三家外包公司。
第一家说按页算，几毛钱一张。
第二家说按卷算，几十块一卷。
第三家说档案数字化收费标准按件算。
你一听就懵了。
这“件”到底是啥？
是一个盒子算一件？
还是一张纸算一件？
这里面水太深了。
搞不好预算就被砍一半。
今天我就用大白话给你讲透。
让你下次跟人谈价格，心里跟明镜似的。
很多公司报价说按件算。
其实就是想玩文字游戏。
你得先把定义给他锁死。
不然最后结账的时候准吵架。
这是最常见的坑。
有些不良商家嘴上说按件。
其实最后是按页给你算。
比如一份人事档案。
里面有入职表、身份证复印件、学历证。
这就得有十几张纸。
如果这十几张纸算十几件。
那价格就翻了好几倍。
你得在合同里写死。
“一件”指的是一份完整的文件材料。
比如一个人的完整档案算一件。
或者一份完整的合同算一件。
不管里面有多少张纸。
都得算这一件里面。
那具体怎么算数量呢？
咱得有个统一的标准。
行业里一般参考这个标准：
凡是围绕着同一个事件、同一个人、或者同一个项目的材料。
整理在一起，就叫一件。
举个例子。
公司的采购合同。
合同正文、附件、审批单。
这几张纸订在一起。
这就是标准的一件。
哪怕有一百页。
也就是这一件的事儿。
你去谈价格的时候。
先拿出一摞材料。
当面问清楚：“这一摞算几件？”
只要他回答的数跟你预期的一样。
这事儿才能往下谈。
搞清楚“件”是啥还不够。
你得知道这钱花哪儿去了。
档案数字化可不是简单扫描一下。
里面的工序多着呢。
每一道工序都得算钱。
所谓的“按件收费”。
最基础的肯定包含扫描。
把纸变成图片或者PDF。
但是，这里有个细节要注意。
就是纸张的拆订和还原。
很多老档案都是订死的。
或者用胶水粘住的。
扫描前得拆开。
扫完还得按原样订回去。
这个拆卷和还原的人工费。
必须得包含在“按件”的价格里。
有些公司报价低。
结果到了现场说拆卷要另收费。
这就纯属坑人了。
你记住，拆订、扫描、还原。
这三样是基础套餐。
缺一样都不行。
光有图片是不够的。
你得能在电脑里搜到它。
这就需要著录。
说白了就是给文件写标签。
比如：文件名、日期、责任人、文号。
这才是最花人工的地方。
按件收费，大头其实在这儿。
一件档案录5个字段。
和录10个字段。
价格肯定不一样。
你在谈价格的时候。
一定要列个字段清单。
让对方按清单报价。
别听他说“包含著录”。
你得问清楚“包含多少个著录项”。
多一个项目，那就是好几千块钱的差别。
有些老档案纸张发黄。
字迹不清楚。
或者有手写笔记。
直接扫出来的效果不好。
这就需要后期处理。
比如去污、纠偏、 sharpening（锐化）。
这个也是按件算钱的潜规则。
如果档案比较新。
纸张平整，字迹清晰。
这部分钱就能省下来。
你可以跟对方谈。
如果不需要图像处理。
每件能不能便宜几毛钱。
积少成多，这可不是小数目。
前面都谈好了。
最后一步就是签合同。
这里面的坑最多。
一旦签了字，再想改就难了。
世界上没有两片相同的树叶。
档案也是一样。
总有那么一些奇葩文件。
比如一张超大的图纸。
或者一本几百页的厚账本。
这种肯定不能按普通件算。
你得在合同里加一条。
“非标准件或特厚件，价格另议”。
并且要规定好界限。
比如超过50页的算特厚件。
价格是普通件的1.5倍。
不然到时候对方把一本账本算一件。
把一张发票也算一件。
这价格就算糊涂了。
先小人后君子。
把特殊情况说在前面。
很多公司的档案里。
其实有一堆废纸。
比如重复打印的草稿。
或者已经没用的白纸。
这些根本不需要数字化。
但是有些外包公司为了凑数。
把这些也扫进去算件数。
你一定要强调“有效件”。
在数字化开始前。
先让对方做个预整理。
把没用的废纸挑出来。
别给垃圾付钱。
这听起来是废话。
但真有公司这么干过。
几千张废纸扫进去。
几千块钱就没了。
钱怎么付？
千万别一口气付完。
要留一部分质保金。
比如留10%。
验收合格再付。
验收标准也得写死。
清晰度、漏扫率、录入错误率。
这三个指标必须有数字。
比如漏扫率不能高于千分之一。
录入错误率不能高于千分之三。
如果不达标。
对方得免费返工。
直到达标为止。
这一条是保命符。
千万别心软省略。
说了这么多。
核心就一句话。
别听对方吹得天花乱坠。
也别光盯着那一两毛钱的差价。
你先找出一百份档案。
让他们做个样本。
按他们的流程跑一遍。
看看实际出来的效果咋样。
看看他们定义的“件”是不是你想要的。
看看有没有隐形消费。
样本没问题了。
再谈大合同。
现在，回去翻翻你的档案。
数数到底有多少“件”。
心里就有底了。
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