家人们谁懂啊！上个月帮我家楼下张姐——哦不对张姐是我远房表姐夫开的五金配件厂的行政主管，差点把她的高跟鞋跑断跟！你猜咋了？他们厂要赶税务局的一个优惠政策年审，缺一份2018年的核心供应商合作发票存根档案！
好家伙，表姐夫那厂的档案室真叫一个“考古发掘现场预备役”：铁皮柜堆得跟仓库货架似的，没标识的档案盒随便塞缝隙，灰尘厚得能养多肉，锁匙串儿有半个胳膊长，管理员王大爷快退休眼花手慢，翻了整整三天三夜都没摸到影子！
后来还是他们老板急了，托朋友找了个临时救急的“土法上马队”——不对找了个懂行的朋友提醒了一句：“你这五金厂规模都破亿了，还守着那堆纸玩意儿干嘛？赶紧整个档案数字化企业档案查询解决方案啊！”
得亏临时救急那天找了个做临时扫描的小工作室，加了大价钱熬了通宵把近5年的供应商档案扫成了PDF，才赶在截止日期前半小时把存根找出来打印上报了！可代价呢？王大爷累得高血压犯了住了三天院，小工作室的扫描费花了五万多，还把剩下几十年的档案全堆在走廊里落灰，表姐夫愁得烟抽了三包烟蒂能绕厂门三圈！
作为当年大学毕业实习在某国企档案室当“搬砖小妹”搬了三个月档案、差点把腰间盘搬突出的“纯纯踩坑前辈”，我当时听说这件事真是拍大腿喊后悔：“表姐夫你咋不早问我！我当年就是亲眼看着那个国企用了靠谱的档案数字化企业档案查询解决方案，从搬砖小妹直接升级成了档案室‘坐班指挥家’，钥匙串都换成了指纹打卡机加手机APP！”
后来我特意翻了翻当年实习笔记里偷偷记的“国企档案室内部笔记”（别慌别慌是公开的培训资料，不是偷的商业机密哈），再加上我这段时间帮张姐他们厂考察对比了七八家做档案数字化企业档案查询解决方案的公司，总结出了三个不能少的“硬菜”——就像咱们东北人吃铁锅炖，没有大鹅、土豆、粉条子那能叫铁锅炖吗？
很多老板一开始以为档案数字化企业档案查询解决方案就是“拿个扫描仪扫扫就行”，大错特错！就像你要炖大鹅，得先把大鹅拔毛、开膛、去内脏、剁成块吧？不然直接整只扔锅里，那能吃吗？
靠谱的档案数字化企业档案查询解决方案第一步绝对是整理加工！而且不是那种随便给你把档案摆整齐就行的“表面功夫”，是那种“保姆式”的：先给你做个档案“全身体检”——看看有没有缺页、破损、发霉的，有的话顺便帮你修修补补（这点张姐他们厂就亏大了，临时扫描的小工作室根本不管这个，扫出来的有些PDF连字都看不清！）；然后给你做个“户口登记”——就是分类、编号、录入目录，目录必须细到什么程度？比如当年那份差点耽误事的供应商发票存根，目录里得有供应商名称、发票号码、开票日期、金额、对应的产品型号，甚至连当时审批人的签字笔迹都可以标记（当然这个是可选的增值服务，预算够的话可以加，预算不够的话至少要有前面几个关键信息）；最后才是“拍照/扫描成电子档”——拍照比扫描快，但扫描的清晰度更高，而且靠谱的公司会用那种双面自动扫的机器，不用你一页一页翻，直接把档案盒放进去就行，效率老高了！
电子档扫好了存哪儿？随便存个U盘？存个公司的旧电脑硬盘？那可不行！U盘容易丢，旧电脑硬盘容易坏，而且一个人查还行，十个人同时查的话根本挤不上！就像你开了个奶茶店，只有一台点单机器，高峰期排队能排到马路对面去！
靠谱的档案数字化企业档案查询解决方案必须配一个“像搜美团饿了么一样方便”的查询系统！而且这个系统必须满足以下几个“土味硬指标”：
系统装好了、电子档存好了，就不管了？那可不行！就像你买了个冰箱，坏了没人修、没人换零件，那能用到天荒地老吗？
靠谱的档案数字化企业档案查询解决方案必须配一个“像老公一样靠谱”的售后服务！而且这个售后服务必须满足以下几个“土味软指标”：
考察对比了七八家做档案数字化企业档案查询解决方案的公司之后，我发现一个规律：那些报价特别低的公司，要么是整理加工做得特别粗糙，要么是查询系统特别难用，要么是售后服务特别差！就像你在拼多多上买了个9块9包邮的冰箱，看起来便宜，用了三天就坏了，修都没法修，只能扔了！
张姐他们厂后来就选了一家报价中等偏上的公司，虽然一开始花了二十多万，但后来算了一笔账：铁皮柜不用再买了（走廊里的档案扫完之后可以直接卖掉或者销毁，销毁的话还可以找靠谱的公司做，有销毁证明，不用担心泄密），王大爷可以直接退休了（或者调去做更轻松的工作），管理员只需要一个刚毕业的大学生就行（工资比王大爷低，操作还比王大爷快），每年的查询费用、维护费用加起来才两万多，而且再也不用怕赶不上政策年审、怕找不到核心档案了！
表姐夫现在逢人就夸：“多亏了我家远房表妹！多亏了靠谱的档案数字化企业档案查询解决方案！现在我坐在办公室里，想查什么档案就查什么档案，就像查自己的手机相册一样方便！省下来的时间和钱，我可以多开几家分店了！”
档案整理行业认证，这玩意儿到底是不是你的职场“硬通货”？
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务