档案整理管理规定实操指南：分类、编号到归档全流程落地

一、档案整理前的必做准备

1. 工具与物料清单

• 黑色签字笔（0.5mm，无涂改痕迹）
• 无酸纸（210297mm，用于装订文件）
• 标准档案盒（尺寸310220mm，厚度2.5cm以内）
• 裁纸刀（锋利，裁切整齐）
• 黑色激光打印机（用于打印档案编号、盒脊）

2. 文件预处理要求

所有待整理文件需先去除金属装订物（大头针、订书钉、回形针），避免金属氧化损坏档案，禁止用普通订书钉装订文件，必须用无酸纸。

二、档案分类：严格对标管理规定

分类遵循《档案整理管理规定》门类划分规则，通用分为四类，不得新增或减少：

• 文书类：上级来文、本单位发文、内部通知、会议纪要等行政类文件
• 业务类：项目合同、审批文件、业务数据报表等核心业务文件
• 人事类：员工入职资料、劳动合同、绩效考核表等人事档案
• 财务类：记账凭证、财务报表、发票存根等财务档案

操作细节：每类文件单独放置，不得混装，分拣时需对照文件抬头确认归属，比如“关于2024年预算的通知”归入文书类，“XX项目合作合同”归入业务类。

三、档案编号：唯一标识落地规则

编号必须确保全单位唯一，固定格式如下：

代码对应规则：

• 文书类代码：WS
• 业务类代码：YW
• 人事类代码：RS
• 财务类代码：CW
• 年度后两位：2024年为24，2025年为25，以此类推
• 流水号：每类文件从001开始递增，不得重复

操作步骤：在文件首页右上角空白处手写编号，禁止在装订线内书写，不得涂改。示例：2024年第一份文书类文件编号为WS-24-001，2024年第五份财务类文件编号为CW-24-005。

四、档案装订与归档实操

1. 装订步骤

• 裁剪无酸纸：按A4纸尺寸（210297mm）裁切，边缘整齐无毛刺
• 整理文件：按“批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后”排序，确保页面顺序与页码一致
• 装订：将文件左侧对齐，用无酸纸在左侧2cm处装订，不得压盖文字内容

2. 装盒要求

档案盒需打印盒脊内容，格式为：分类代码、年度、盒号。示例：盒脊打印“WS 24 001”，代表该盒为2024年第一盒文书类档案。

盒内需放置档案目录，目录包含：序号、档案编号、档案名称、年度、页数、归档日期，不得缺项，手写或Excel导出均可。

五、档案目录制作与备份

Excel制作的目录核心字段完整示例如下：

备份要求：电子目录需保存为PDF格式，命名为“[年份]档案目录”，同时存储在本地硬盘和公司统一网盘，防止丢失。

六、落地常见误区修正

1. 分类混放误区

错误：将业务合同与会议纪要放在同一盒

修正：严格按四类分拣，每类单独装盒，禁止跨类混放

2. 编号重复误区

错误：不同类文件用相同流水号，如文书类和财务类都用001

修正：编号包含分类代码和年度，确保唯一，如财务类001编号为CW-24-001，与文书类WS-24-001不重复

3. 装订压字误区

错误：装订时覆盖文件左侧文字

修正：装订位置在左侧2cm处，用尺子对齐后装订，确保文字内容完整可见