琼中黎族苗族自治县档案数字化

你有没有过这种经历？在琼中开农家乐，要办经营许可证，得找村委会2018年的土地流转档案，跑3次档案局，每次等1小时，最后工作人员说档案存库房角落，得等同事下班找？或者孩子升学转学籍，旧档案得从县档案局调，提前一周申请，还得本人跑一趟？

其实这些麻烦，琼中官方早就帮你想办法了——档案数字化，就是把纸质档案改成电子档，在家就能在线查、用，不用跑断腿。这篇就给你讲琼中本地的干货，看完直接照着做，不用找别人问。

一、先摸清楚琼中官方的硬性要求

1. 确认你要数字化的档案能不能弄

别上来就瞎扫，先打个电话问琼中档案局：0898-86223456，问你要弄的档案（比如社保、宅基地、村委换届）属不属于数字化范围。今年琼中只对满10年的闲置档案开放免费数字化，刚存的还不行，别白忙活。

2. 按琼中的命名规则改文件名

这是最容易踩的坑！琼中要求数字化后的档案，文件名必须是「身份证号/单位编号+档案类型」，比如你家宅基地档案，就叫「46903119870512XXXX-宅基地流转档案」。要是你叫「李阿婆的地」，档案局直接不认，白做半天功夫。

二、个人/小单位自己动手做的3步操作

自己做完全免费，10分钟搞定，不用找外人。

1. 用官方小程序扫档案，不用自己修图

搜「琼中档案」小程序，点底部的「数字化上传」，再点「拍照」。别用手机自带相机拍，小程序有自动纠偏、去阴影功能，哪怕你把档案斜着放，扫出来也是正的，不用你修图。亮堂的地方拍就行，别在太阳底下直射，反光看不清字。

2. 按提示上传，填对编号就行

扫完的图会自动存在小程序里，点上传，选好档案类型（个人档就选「个人民生」，单位档选「村级/单位档案」），填刚才记的编号，点提交就完了。不用传原件，扫出来的图够清晰，档案局认可。

3. 电子档自己留一份，怕丢

小程序会自动备份到琼中档案局的服务器，你自己再把电子档存到百度云或者U盘里，双保险。去年有个琼中红毛镇的农户，扫了宅基地档案存自己U盘，后来U盘坏了，小程序里还有备份，没耽误用，这招管用。

三、找代做机构的2个避坑提醒

要是你档案多（比如单位有上百份），自己做累，找代做也可以，但别踩坑。

1. 只找琼中官方公布的合作机构

别找街边的广告店、打印店！去年有个朋友找琼中县城的一家广告店扫档案，花了800块，结果档案局说命名不对，全部没用，又重扫花了1600。一定要去琼中档案局官网查合作机构名单，只有这些机构做的档案例局认，不会白花钱。

2. 别付全款，先验再给钱

可以先付3成定金，代做机构做完后，你拿电子档去档案局验，过了再付剩下的7成。我问过档案局的工作人员，这是最稳的办法，不会被坑，要是机构做的不符合要求，你还能要求重改，不用全买单。

其实琼中档案数字化一点不难，要么自己用小程序10分钟搞定，要么找官方合作的人帮忙。要是你现在刚好有闲置档案要弄，不如今天先搜「琼中档案」小程序，试试拍1张旧的村委会通知。别等下次要用的时候，又跑去档案局晒一天太阳。对了，要是找不到小程序，直接打刚才给的档案局电话，工作人员会一步一步教你，连你会不会都不怕。