我干行政后勤快八年了，前前后后牵头做了快十次档案培训，踩过的坑能绕公司茶水间三圈。一开始我把好好的档案培训搞成了没人听的念经大会，现在我搞的培训，各部门档案员都主动过来记笔记，今天掏出压箱底的干货给大家唠唠。
刚接档案培训活儿的时候，我跟很多新手一样，觉得不就是找个老师念规范，念完考试交差就完事了？结果呢？大会议室坐满了人，一半低头刷手机，一半偷偷摸鱼改周报，老师讲的什么保管期限、分类标准，没人往脑子里进。考完试一看，一半人不及格，回去归档该怎么错还是怎么错。
那时候哪懂什么档案培训最佳实践分享啊，全是为了完成KPI瞎糊弄，就像你喊全家整理储物间，你站在门口喊半天"必须整理必须整齐"，没人搭理你，最后还落得自己生气，活全是你干，这不纯纯出力不讨好吗？
后来我复盘，为啥没人听？还不是因为大家觉得"档案跟我没关系，是档案岗的事儿"，就像你觉得储物间的乱跟你没关系，不就是放旧东西的地方吗？那怎么破？
我现在做档案培训最佳实践分享的时候，第一节课永远不讲大道理，先放咱们自家的"黑历史"：去年销售部投标，要找三年前的项目合同，全部门翻了三天，最后发现归档的时候错放到行政后勤类里了，耽误了投标保证金退款，平白无故损失了两万块，财务姐心疼了半个月。还有前年研发部找专利申请材料，归档的时候版本存错了，差点耽误了高企申报。
把这些真金白银的教训摆出来，你再看，底下坐的人腰都坐直了，没人刷手机了，这不就是自己部门明天可能遇到的坑吗？把官方规范换成自己人的踩坑案例，比你讲十遍《档案法》都管用，就像你跟对象说"整理储物间能找到你当年丢的限量款球鞋"，他比你跑的都快，对不对？
很多人做档案培训，就是会议室坐一天，PPT翻完就下课，那能记住啥？我看了那么多收纳教程，我衣柜不还是乱的？你看一百遍不如动手理一遍，这个道理放在档案培训最佳实践分享里一样通用。
我现在搞培训，直接切成两半：半天讲基础规则，半天分组下部门现场练，咱们公司专职档案员当助教，跟着每个组跑，你分类分错了，当场指出来；你电子档案命名错了，当场改；你不知道销毁流程怎么弄，当场带你走一遍。
比如很多新手档案员都搞不清「十年期限」和「永久期限」的区别，你对着PPT讲十分钟，不如让他当场分十个本公司的档案，分错了纠正一次，下次就忘不了了。半天实操练下来，比坐两天听干货记得牢多了，这不就是收纳师上门跟你讲一百遍，不如帮你理一次的道理吗？
这是我在档案培训最佳实践分享里最想强调的一点，也是最多人忽略的一点：培训不是搞完就拉倒，毕竟谁也不可能一天就把所有规则记下来，转头遇上新问题还是不会。
我们现在的做法是两个东西：一个口袋速查表，一个答疑群。口袋速查表就是名片大小的小卡片，把最常用的分类规则、命名格式、保管期限全印上去，大家放工位抽屉里，忘了掏出来看一眼就行，不用翻厚厚的培训PPT。然后建一个专门的档案答疑群，我和专职档案员每天固定一小时在线答疑，平时有问题看到了也会回，不会让人家等一天。每个月我们还会把群里的常见问题整理一遍，发在群里，三个月之后再来个一小时的复盘小培训，把新冒出来的问题再讲一遍。
这不就跟你买收纳家具，人家给你留了售后一样吗？哪错了哪不会，喊一声就有人教你，总比你自己对着一堆乱档案挠头强吧？
其实很多人一听到档案培训就头大，觉得这就是个边缘活儿，搞不好也没人说，搞好了也没人夸，我原来也这么想。直到去年我们公司迎资质审核，人家审核老师要调近十年的所有档案，我们不到一个半小时就把所有要求的材料都找齐了，审核老师说，做了这么多年审核，你们家档案是我见过最清楚的，那时候我真的觉得，之前花的心思都值了。
一次好的培训，能给后面省好几年的事，不用你临时抱佛脚熬夜翻档案，不用领导要东西你抓瞎，说白了就是你轻松，大家都舒服。我今天把这些踩了快八年坑才总结出来的档案培训最佳实践分享掏出来，就是想让正要做这件事的朋友少走点弯路，不用像我原来那样，天天加班掉头发，还落得一身埋怨。
真的，档案培训没你想的那么难，只要找对方法，把该踩的坑都提前避开了，轻轻松松就能出效果，不信你试试我这些招，用过回来谢我~
档案整理行业认证，这玩意儿到底是不是你的职场“硬通货”？
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务