选对档案数字化服务有多香？过来人帮你避开九成的坑

先唠唠我为啥能说上这话，毕竟真踩过坑

我前几年在公司管行政后勤，说白了就是单位的大管家，单位那间20多平的档案室，堆了几十年的纸质档案，塞得连门都要侧着进，每次有人找老档案，我就得进去钻半小时，出来满头灰还不一定找得到，这不就像你翻奶奶家堆了三十年的旧杂物柜，找个小时候的相册，能翻得满地都是还摸不到吗？

前年公司要求把所有老档案做数字化，这个活正好落到我头上，前前后后换了两拨人，踩了好几万的坑，才摸出来好的档案数字化服务到底长啥样，今天把掏心窝子的经验给你们唠唠，省得你们再当大冤种。

我踩过的那些坑，全是血泪教训

• 说是做档案数字化服务，整理得比你妈乱塞衣柜还乱

第一次找了个报价特别低的小团队，想着能省则省，结果人赶工期，所有档案扫完就一股脑给你拷过来，文件名全是自动生成的一串数字，分类也是瞎标的，你说你要找个十年前的项目合同，搜关键词出来几十页，挨个点开翻，比我当初去档案室翻纸质还累，几万块钱花出去，等于买了一箱子乱码，这不纯纯冤种吗？

• 扫描质量差，错漏比你上学抄同桌作业错的还多

有些做档案数字化服务的小作坊，用的都是淘汰了七八年的老扫描仪，折页的地方扫不全，老纸张上的字糊成一团，缺页漏页更是家常便饭，人家扫完也不核对，交完活就收钱，等你半年后要用的时候发现重要文件缺了半本，人都联系不上了，这不比你把祖传老照片拿去扫描，人家给你弄丢半张还闹心？

• 保密做的拉胯，你的档案就像放在小区广场晒太阳

这点真的是红线！很多单位的档案要么涉及商业信息要么涉及员工隐私，不靠谱的档案数字化服务，随便找几个临时工，把档案拉出去随便找个民房就扫，扫完还存在自己服务器里存着，一不小心就泄露了，我之前听说隔壁单位找了个便宜团队，把员工信息漏出去，天天接推销电话不说，还被罚款十几万，真的得不偿失。

选对靠谱的档案数字化服务，到底有多爽？

后来咬咬牙换了一家正规的档案数字化服务，做完我才知道，原来这活还能做这么舒服！给你们打个比方，就像你请了个顶级的整理收纳师，把你堆了几十年的旧家当，从头到尾给你理得明明白白，还全都整理好放进带锁的电子保险柜，你想要啥，掏出电脑搜个关键词，一秒就出来，这不比你爬楼梯钻档案室香一万倍？

好的档案数字化服务，流程焊得死死的，不会瞎糊弄

正规的档案数字化服务，人家的流程真的一步都不省，我给你们掰扯明白，就跟整理旧衣服是一个道理：

• 第一步先交接清点，多少本案卷全给你点得清清楚楚，签字确认，丢一件人家全赔，就像你整理衣柜先点清楚有多少件衣服，不可能凭空少一件。
• 第二步拆档整理，原来的旧装订拆了，歪页压平，破损的还给你做修复，就像你旧衣服开线了人家先给你补好再叠，就为了扫描清楚。
• 第三步扫描图像处理，人家用的都是高清高速扫描仪，扫完还给你调亮度、裁黑边、歪页扶正，印刷字手写体都能清晰识别，出来的图比原纸质还清楚。
• 第四步索引著录，相当于给每个档案都贴好专属标签，分好类存进对应目录，你搜关键词直接能定位，这不比你给每件衣服都挂上尺码颜色标签好找？
• 最后一步数据导出，要么刻盘交给你，要么直接对接你现有的档案系统，原来的纸质档案还给你重新装订好，放回档案室，一点不用你操心收尾。

靠谱的档案数字化服务，保密这块给你锁得死死的

很多人担心安全问题，我告诉你，正规的档案数字化服务都是有国家认可的保密资质的，所有参与的工作人员全签保密协议，扫描要么在你单位的封闭场地做，要么在他们自己的保密加工场地做，数据全程不落地，做完直接全部清空，一点残留都不留，就像你把金条存进银行保险柜，除了你自己没人碰得到，安全感直接拉满。

最后给你们唠几句掏心窝子的选品经验

我作为踩过坑的过来人，最后说三句，选档案数字化服务千万别图便宜，那些报价比市场价低一半的，基本都是先低价揽活，后期步步加钱，做出来的活还没法看，算下来花的钱比找正规的还多，还耽误事。

一定要找有资质、有大项目经验的，人家做档案数字化服务就是靠口碑吃饭，啥类型的档案都处理过，出了问题也能给你解决，不会做完就跑路消失。

提前把需求说清楚，要不要对接现有系统、要不要做破损修复、存成什么格式，提前说清楚，靠谱的商家一口价给你包了，不会坐地起价。

说实在的，现在都什么年代了，谁还天天钻档案室翻旧纸啊？找对档案数字化服务，不仅省了大把找文件的时间，还能防止老纸质档案发霉损坏，相当于给你的重要档案买了个永久保鲜，这种能少掉好多头发的好事，我可不藏着掖着，毕竟我踩过的坑，能帮你们躲开一个是一个。