白银中小企业选档案管理软件？看完这篇不花冤枉钱

上周我陪平川开建材店的发小找进货合同

在库房堆的档案箱里翻了俩小时，灰蹭一脸

最后还是没找到，2万的质保金直接打了水漂

还有我表姐在白银区某社区上班

之前用Excel存居民医保档案，一筛选就错行

去年年终检查补了3天材料，天天熬到12点

今天这篇就专门给白银的老板、行政、基层办事员看

教你怎么选合适的档案管理软件

花最少的钱，解决最闹心的找档案、管档案问题

1、先搞清楚自身需求，别乱买贵的

① 先理清楚你管的是哪类档案

开小门店的就管合同、进货单、员工档案

做教培的就管学员信息、课时、缴费记录

公职人员就管政务材料、居民信息档案

别听销售吹什么全功能模块，用不上都是浪费

举个例子，白银西区开广告公司的张姐

之前听忽悠买了带项目管理的版本，一年2100

其实她只用到存合同、员工社保记录两个功能

后来换了基础版，一年才360，完全够用

② 必带的3个功能，缺一个都别买

第一个是关键词检索，输个名字就能秒出文件

不用你翻几十页文件夹，省的就是你的时间

第二个是权限设置，不同人能看的文件分开

比如员工薪酬档案只有人事和老板能调

避免隐私泄露，出了问题也能查到谁动过

第三个是本地备份导出，别被软件绑死

万一哪天软件停服，你能把所有文件导出来

不会因为软件崩了丢了几年的档案

2、白银本地用户选软件的专属注意事项

① 优先选能兼容白银政务格式的

如果你是社区、事业单位的工作人员

经常要给上级部门交报表、交档案台账

买之前先问销售两个问题

能不能直接导出白银政务要求的制式表

去年平川区有个社区干事，买了外地的软件

导出来的低保档案格式和民政局要求的对不上

硬生生手动改了3天，手都敲肿了

② 最好选有本地售后的

别找那种只有线上客服的，出问题找不到人

真赶上报材料的节点，急得你团团转也没用

白银本地现在有好几家做软件运维的小团队

卖的档案软件都包上门调试，还手把手教你用

一年多花50块钱，比啥都省心

3、避坑！这3种软件白给都别要

① 破解版、完全免费的别碰

人家做软件也要成本，凭啥免费给你用？

要么是带一堆弹窗广告，用着闹心

要么是偷偷上传你的档案信息，泄露商业机密

之前白银有家做工程的小老板，用了免费软件

投标的资质文件被泄露，标直接被抢了

几十万的利润没了，哭都没地方哭

② 操作太复杂的别要

那种要培训一周才能上手的，纯属折腾人

咱们白银小公司的行政，很多干半年就离职

新人来又要重新学，太耽误事

就选那种打开就能用，和存百度网盘差不多的

哪怕是50岁的老会计，学10分钟就能会

③ 按存储容量收费的慎选

很多软件前10G免费，超过1G收10块钱

你存个几年的合同、照片、扫描件

一年光容量费都要大几百，太不划算

不如直接选按年收固定费，容量不限的

随便存多少都不用额外加钱，省心又省钱

今天讲的这些，都是我接触几十个白银本地用户

踩了无数坑总结出来的经验，绝对好用

你现在就可以打开手机备忘录

先把你要管的档案类型列出来

再把刚才说的必带功能挨个勾上

下午找2-3个符合要求的软件要试用版

试个10分钟就能知道合不合适

别再瞎花冤枉钱，也别再翻库房找档案了

要是实在拿不准，你把你的行业打在评论区

我免费给你推荐适合的款