档案机构用房管理制度建设全流程实操指南 附可落地执行细则

一、前期调研与制度框架搭建

1.1 用房类型摸排操作

所有操作符合《中华人民共和国档案法》《档案馆建设标准》法定要求，无需额外调整合规性。第一步：拉取用房台账清单，摸排范围覆盖5大类用房：档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房、附属用房，摸排必填字段：用房编号、所属类别、建筑面积/使用面积、所在楼层、现有消防/温湿度监测设备状态、当前使用人、每周使用时长、是否存在违规占用（堆存非档案类物资）。如无现有台账，直接按现场实际情况登记，3个工作日内完成台账补建，禁止仅靠书面上报，必须逐间现场核验、拍照留底归档。

1.2 制度框架设定标准

制度框架必须包含4个核心模块，无特殊情况无需调整结构：用房准入规则、日常运维规则、应急处置规则、考核追责规则。其中准入规则覆盖临时使用、长期使用、跨部门借用3类场景，运维规则覆盖日/周/月三级巡检要求，应急规则覆盖所有安全风险场景，考核规则直接绑定现有绩效体系。

二、核心制度条款实操细则

2.1 不同类型用房准入管理规则

• 档案库房：仅允许档案保管、修复岗人员进入，准入需提前1天在档案管理系统提交申请，审批人为库房管理负责人，进入必须登记姓名、时间、携带物品、办理事项，离开时由值守岗核验带出物品。禁止携带食品、液体、易燃易爆物品进入，库房内禁止使用电子设备拍照/录像（经单位主要负责人审批的工作场景除外）。无档案管理系统的单位，可使用纸质审批单，填写字段与线上申请完全一致，审批单留存期限不少于3年。
• 对外服务用房（查档大厅、咨询室等）：对外人员需凭身份证/单位介绍信登记进入，服务岗人员每日上班前10分钟完成场地消杀、设备调试，下班前清场检查，禁止非服务岗人员随意占用对外窗口工位。
• 业务技术用房（数字化加工室、修复室、消杀室等）：仅允许对应业务岗人员使用，如需借用需提前2天向业务部门负责人提交申请，使用后必须恢复设备状态、清理垃圾，消杀室使用必须佩戴防护面罩、手套，使用后开窗通风30分钟以上。
• 办公及附属用房：严格按照人员编制分配工位，禁止私自占用空闲工位堆存私人物品，会议室、茶水间等附属用房使用需提前在内部OA预约，使用后及时清理场地。

2.2 日常运维巡检要求

严格执行三级巡检机制，所有巡检记录留存期限不少于5年：

• 日巡检：由各用房值守人员执行，每日检查内容：消防设备状态、水电开关、温湿度（档案库房温湿度必须控制在14-24℃、相对湿度45%-60%区间）、门窗密闭性，每日17点前填写巡检表，异常情况10分钟内上报后勤+档案管理部门。
• 周巡检：由后勤部门牵头，联合档案管理部门执行，每周抽查不少于30%的用房，重点检查违规占用、设施损坏未上报情况，每周五下班前出具巡检通报。
• 月巡检：由单位分管领导牵头，联合安全、档案、后勤部门开展全覆盖巡检，重点检查制度执行漏洞、安全隐患，每月5号前出具上月巡检整改报告，整改完成率必须100%。

2.3 应急处置实操流程

所有用房必须在显眼位置张贴对应应急处置流程图，明确3类核心场景处置步骤：

• 火情处置：第一时间按下就近消防报警器，切断对应用房电源，优先转移档案库房的珍贵档案、数字化存储介质，档案库房火情禁止使用水基灭火器，必须使用干粉/气体灭火器，火情处置后24小时内出具事故报告，同步完成所有受损档案的核验修复。
• 漏水/温湿度异常处置：第一时间关闭进水阀/空调设备，将受潮档案转移至通风干燥区域，2小时内联系维修人员到场排查故障，受潮档案禁止直接暴晒，必须采用自然阴干或低温烘干设备处理。
• 非法闯入处置：值守人员第一时间上前核实身份，如无法核实立即联系单位安保部门，同步调取监控录像，如存在档案被窃取/损坏风险，立即报警处理。

三、制度落地与考核执行

3.1 全员培训要求

制度发布后3个工作日内完成全员培训，培训覆盖所有在编人员、外包人员、临时驻场人员，培训后必须完成线上考试，满分100分，80分合格，不合格人员补考至合格后方可进入对应用房开展工作，培训记录、考试成绩全部归档留存。

3.2 考核追责标准

考核直接和个人绩效、部门评优挂钩，无需额外设置考核体系：

• 未按要求申请准入进入对应用房，第一次扣个人绩效5分，第二次扣10分，第三次取消当年评优资格。
• 巡检瞒报、漏报异常情况，导致出现安全隐患的，扣对应责任人绩效20分，造成档案损坏/丢失的，按《档案法》相关规定追究责任。
• 违规占用用房的，限期3个工作日内整改，逾期未整改的扣所在部门绩效10分，取消部门当年评优资格。

3.3 制度迭代规则

每季度收集一次全单位人员的制度优化建议，每年12月完成一次制度修订，结合用房调整、业务变化更新条款，修订后的制度重新组织全员培训考试。

四、法定依据获取方式

你可以直接访问国家档案局官网（http://www.saac.gov.cn）政务公开栏目，下载《档案馆建设标准》作为制度制定的法定依据，结合上述实操条款调整后即可直接落地使用。