咱就是说，前两年我刚接公司行政岗的档案活时，差点因为这破事提离职。几百份散的、皱的、连封皮都没的文件堆得比我人还高，找份去年的劳动合同翻了俩小时，最后在零食柜底下找着的，比我找失踪的外卖还费劲。直到我摸透了公司现在用的档案管理系统，翻烂了N版档案管理软件操作手册，踩了不下20个能让我直接背锅走人的坑，今天把掏心窝子的实操干货给你们整明白，全是官方档案管理软件操作手册不会写的大实话。
我当时刚上手的时候，看档案管理软件操作手册第一页写着“先录入档案”，我傻呵呵的就把几百份文件挨个往上传，传了三天才传完，结果找的时候啥都找不着，跟把衣服随便塞衣柜里，换季的时候找毛衣找半天一个道理。档案就是公司的家底，你得先给这些家底上好户口，才能顺顺当当管理。
这里给你们划两个我踩过的大坑，都是档案管理软件操作手册不会明说的细节：
咱就说，分类建的好，下班走的早，这都是我熬了三个大夜总结出来的土味真理，你要是上来就瞎传文件，到时候找不着文件背锅的可是你，别等挨骂了才想起翻档案管理软件操作手册。
我之前有个实习生妹妹，管档案的时候一份一份手动录入，录了半个月才录完一季度的文件，眼睛都熬红了，我看着都心疼。其实档案管理软件的批量导入功能用明白了，半天就能干完半个月的活，这都是我翻了三遍档案管理软件操作手册才摸透的技巧。
首先导入前一定要先下载系统自带的模板，别自己瞎做Excel表，我之前就傻呵呵自己做了个表，字段跟系统对不上，导了一上午全报错，差点给电脑砸了。模板里的必填字段标红的都得填，别偷工减料漏填密级、保管期限这些字段，到时候涉密文件混到公开池里，你哭都没地哭。
还有个小技巧，档案管理软件操作手册里肯定没写：导入前先导10份测试文件试试水，看看字段匹配不、显示正常不，没问题再批量导全部的，别一股脑导完了才发现全错了，到时候删都删半天。咱就说，磨刀不误砍柴工，你多花5分钟测试，能省你俩小时的返工时间，这打工人的生存智慧你得拿捏住。
我之前管档案的时候，每天至少有20个人过来问我“XX文件在哪”“我要找去年的团建通知你有没”，我跟个免费的人肉搜索引擎似的，连喝水的功夫都没有。后来我摸透了检索和权限设置，直接甩给各部门一个操作指南，让他们自己找，我每天多出来俩小时摸鱼喝奶茶，爽到飞起。
检索的时候别只会输文件名，用组合检索功能，比如你要找2022年人事部的招聘方案，直接选「年份：2022」+「部门：人事部」+「关键词：招聘方案」，一秒就出来了，比你输文件名翻10页快多了。还有一定要给不同部门开对应权限，普通员工只能看本部门的公开文件，部门主管能看本部门的内部文件，行政和管理层才能看涉密文件，不然你前脚把绩效档案传上去，后脚全公司都知道谁上个月拿了D，你就等着被人堵在工位吧。
这个权限设置我当时研究了一下午，翻了两遍档案管理软件操作手册才搞明白逻辑，现在用了快三年，从来没出过文件泄露的问题，去年还因为这个拿了公司的合规奖，多拿了2000块奖金，咱就说，活干明白的，钱自然就来了，这不比啥都强。
我之前有个同行，管了两年档案从来没备份过，结果公司服务器崩了，所有电子档案全没了，直接被公司劝退，还赔了不少钱，血泪教训真的要记牢。
这里两个操作一定要设置好，哪怕你嫌麻烦也得弄：每个月最后一天跑一次系统的归档校验功能，看看有没有漏登、错登、到期要销毁的档案，有问题及时补，别等年底盘点的时候堆一堆问题，熬几个大夜都整不完。还有自动备份功能一定要开，设置成每周一凌晨自动备份到云端+本地服务器双份，别嫌占内存，真到服务器崩了的时候，你就知道双备份有多香了。
我当时翻档案管理软件操作手册的时候，备份这块就写了一行小字，我当时留了个心眼开了双备份，去年我们公司服务器被攻击过一次，所有数据都没了，就我管的档案因为有云端备份，一点事都没有，领导直接给我涨了500块工资，咱就说，小心驶得万年船，干啥事都留个后手总不会错。
最后跟大家说句实在话，很多人说档案管理软件难用，其实根本不是难用，是官方的档案管理软件操作手册写的全是套话，很多实操的坑根本不会给你写，我这篇攻略说白了就是把档案管理软件操作手册里没说的人话给你翻译出来了，你照着来，管档案绝对能管的明明白白，再也不用因为档案的事加班挨骂，涨工资那都是迟早的事。要是你手里的档案管理软件操作手册写的太晦涩，直接把我这篇存下来，比啥官方手册都好使，亲测有效，我用这方法管了3年档案，从来没出过一次错，跟着过来人走，少踩坑多成事，这不比啥都强？
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务