零门槛自建档案管理系统全链路费用测算实操指南

第一步：确定自建档案管理系统的技术选型框架

先明确最基础的3种低成本技术组合，成本差异主要在服务器和数据量适配度上，你需要根据公司档案类型（纸质扫描件、电子文档、音视频）和预计年增长10%的3年数据总量选：

• 轻量级个人/10人以内小团队组合：前端Vue3+后端Python FastAPI+数据库SQLite+本地NAS存储
• 中小型企业（10-100人）组合：前端Vue3+后端Python FastAPI+数据库PostgreSQL+云存储OSS+2核4G云服务器
• 标准化通用企业组合：用现成的开源档案管理系统Teedy二次开发，同上中小型的云+OSS配置

本文以标准化通用企业组合（最省开发时间，可直接改成本测算参数）为例，讲全链路费用。

第二步：硬件/云资源费用精准测算

子项1：云服务器费用

标准化Teedy系统跑PostgreSQL数据库、前端后端打包服务，2核4G（突发性能t6实例或共享型s6实例，国内大厂选阿里云、腾讯云均可）足够支撑100人以内并发上传下载，费用直接套用国内云厂商的“新用户首年特惠+续费3年均价预估”公式：

• 突发性能t6实例（无CPU积分焦虑的话）：新用户首年1核2G约99元/年，这里选2核4G突发性能t6.large（突发性能CPU基准20%，有1000积分/天，适合非24小时高频访问），新用户首年398元，续费3年均价约2200元/台/3年
• 共享型s6实例（无CPU积分限制，适合日常高频访问）：新用户首年2核4G约598元，续费3年均价约3300元/台/3年

如果有3年数据备份需求，建议额外加1台同配置低性能实例（比如t6.medium）做异地只读备份，阿里云/腾讯云异地只读首年约199元，续费3年均价约1200元/台/3年

子项2：云存储OSS费用

Teedy系统默认支持阿里云OSS、腾讯云COS、七牛云OSS，按存储量+流量+API调用次数计费，3年数据预估公式： 3年总存储量=现有档案总大小×(1+10%)³ 现有档案总大小可以用Windows资源管理器选中所有电子/扫描后的压缩文件夹查；流量按日均10人×每人下载1GB=10GB/天×365×3=10950GB/3年（高频访问可减半或加CDN，CDN后续讲）；API调用次数按日均100次上传下载×365×3=109500次/3年（几乎可忽略不计）

• 首年费用：1TB存储120元 + 首年预估3650GB下行流量（前10GB免费，10-100GB是45元，100-1024GB是924元，1024-3650GB是2196.24元）≈ 3285元
• 续费3年均价：按存储首年3倍（现有3倍增长）即3TB存储约1080元/年，下行流量同首年≈3285元/年，3年合计≈13095元

如果高频访问多，加阿里云CDN国内通用加速，100TB以内阶梯计费约0.29元/GB，能省近一半下行流量费，首年预估1875元，后续按流量调整。

子项3：纸质档案数字化硬件设备费用（可选）

如果公司有大量未扫描纸质档案，按需采购：

• 高速双面扫描仪：富士通ix1500，京东自营约2800元，支持A4/A5、每分钟30张双面扫描、自动纠偏、OCR识别（带一年免费基础版）
• OCR识别软件增值服务：如果Teedy自带的OCR不够用，买腾讯云OCR通用印刷体3年套餐，100万次识别约300元

第三步：软件/人工费用精准测算

子项1：开源系统+二次开发费用

Teedy是免费开源的GPLv3协议，国内部署地址直接拉GitHub官方镜像加速站： git clone https://mirror.ghproxy.com/https://github.com/teedy/teedy.git 二次开发费用分两种情况：

• 零开发改基础配置：比如改公司Logo、改文件上传权限分组、改备份策略，100人以内小团队IT兼岗1天就能搞定，无额外费用
• 定制需求开发：比如对接公司OA系统、对接RFID档案柜（Teedy有基础API，可查https://docs.teedy.io/en/latest/api/）、做复杂的审批流程，按开发工时算，国内初级全栈开发约150-200元/小时，中等定制（OA对接+权限审批）约20-30小时，即3000-6000元

子项2：维护人员费用

100人以内小团队IT兼岗即可，维护内容：每月1次异地备份检查、每季度1次系统升级（GitHub官方镜像拉最新代码重新打包部署）、每年1次数据归档（把3年前的档案移到阿里云OSS归档存储，归档存储约0.015元/GB/月，省90%存储费），无额外专职费用。

第四步：生成3年全链路费用汇总表

用现成的Excel公式生成，本文给出通用汇总模板（单位：元，可直接复制参数）：

注意：如果不需要纸质数字化、不需要定制开发、用1核2G本地NAS+SQLite轻量级组合，3年合计费用仅需富士通ix1500（可选）+本地NAS（10TB约2000元）≈4800元（不含扫描仪）。

第五步：落地验证节省成本比例

最后一步是验证，找2家市面上的SaaS档案管理系统（比如某档通、某科档），拿同样的100人以内并发、3年预估3TB存储、中等定制需求的参数去询价，对比后你会发现自建Teedy系统能省60%-80%的3年总费用。