前置准备（1小时搞定）
1. 合规性文件准备
先在浏览器访问国家档案局官网：http://www.saac.gov.cn，下载以下3份必看必执行标准并打印划线关键项：
- 《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）
- 《档案数字化副本移交规范》（DA/T 62-2017）
- 《数字档案管理系统建设规范》（DA/T 70-2018）
2. 硬件设备配置清单
中小微企业无需采购大型设备，以下配置能覆盖A3/A4幅面、10万页以内单批次任务：
- 扫描仪：爱普生DS-1660W（平板+馈纸二合一，双面黑白/彩色，下载驱动：https://www.epson.com.cn/products/scanners/1951/DS-1660W.html）
- 电脑：Windows10及以上，CPU i5-10400/F或AMD Ryzen 5 3600，内存16G，SSD剩余空间≥100G
- 配件：A4/A3裁纸刀、除尘毛刷（马毛）、标签打印机（得力DL-888D，打印分类条码用）、外接2T机械硬盘（备份用，单独存放）
3. 扫描软件安装配置
直接用扫描仪官方免费软件Epson Scan 2，无需额外付费工具：
- 下载对应系统驱动后，解压安装包，全程点击“下一步”，安装完成后重启电脑
- 打开Epson Scan 2，进入专业模式，配置以下可直接复制的DA/T 31-2017标准参数：
```
专业模式参数预设
1. 文档来源：平板/ADF自动进纸器（按需切换）
2. 色彩模式：
- 文字类：24位彩色（优先还原印章、手写批注）→ 文字清晰优先则选“黑白二值化（误差扩散）”
- 照片/图纸类：48位彩色（仅存档用，交付移交降为24位）
3. 分辨率：
- 文字类：300dpi
- 照片/工程蓝图类：600dpi
4. 扫描尺寸：自动裁切（A4/A3混合选“混合尺寸扫描”）
5. 文件格式：
- 单页扫描：TIFF（无压缩）
- 多页合并：PDF/A-1b（DA/T 31-2017强制要求）
6. 增强功能：
- 自动纠偏（勾选）
- 自动去除空白页（勾选，阈值设为5%）
- 自动去除黑边（勾选，边距设为2mm）
- 文字增强（文字类勾选“亮度+10、对比度+5”）
```
核心全流程操作（按顺序执行）
1. 档案整理与分类（1万页约1个工作日）
这步直接影响后续检索效率，必须严格执行：
- 拆卷：拆除金属装订物（回形针、订书钉、燕尾夹），用马毛刷刷除页面灰尘、碎屑，注意保护纸张边缘
- 分类与编号：
- 按“年度→保管期限（永久/30年/10年）→机构（部门）→事由（项目/合同/人事等）”分类
- 编号规则用4段式数字编码：2位年度码+1位期限码（永久1、30年2、10年3）+2位机构码（按部门顺序排，比如行政01、财务02）+3位流水码（001起）
- 用得力DL-888D打印分类条码，内容为编号+事由，格式用Code 128，贴在档案首页右上角空白处
- 排序：按流水码从001到999的顺序整理，检查页码是否连续（缺失页注明“第X页缺失”，放入空白页手写）
2. 批量扫描与格式转换（1万页约0.5个工作日）
ADF自动进纸器最多放50页A4，20页A3混合文档（厚纸≤10页）：
- 单页TIFF存档：先扫描所有拆好的档案为单页无压缩TIFF，命名规则用编号-页码.tif（比如24102001-001.tif）
- 多页PDF/A-1b合并：
- 用免费工具PDFsam Basic（下载地址：https://pdfsam.org/download-pdfsam-basic/）合并同编号的所有单页TIFF
- 打开PDFsam Basic→点击“合并”→拖拽同编号TIFF文件→调整顺序（对应页码）→输出格式选“PDF/A-1b”→输出路径选电脑SSD“原始合并PDF”文件夹→点击“运行”
- 质检：
- 自动质检：用Epson Scan 2的“批量预览”功能查看ADF扫描是否有漏扫、重扫、倾斜（倾斜超过3°必须重扫该页）
- 人工抽检：按DA/T 31-2017要求抽检10%以上的档案，检查印章、手写批注是否清晰，文字增强是否过度，格式是否为PDF/A-1b
3. 元数据录入与备份（1万页约0.3个工作日）
中小微企业先不用建数字档案管理系统，用Excel录入元数据：
- 元数据Excel模板（可直接复制到Excel新建表格中）：
```
A列：档案编号
B列：年度
C列：保管期限
D列：机构/部门
E列：事由/项目
F列：页数
G列：扫描日期
H列：扫描人
I列：PDF/A-1b文件路径
J列：备注
```
- 备份：
- 本地备份：将“原始合并PDF”“单页TIFF存档”“元数据Excel”三个文件夹，整体复制到外接2T机械硬盘，复制完成后对比文件数量、大小（右键属性查看）
- 云端备份：永久/30年档案再同步到百度网盘企业版（免费版有50G空间，足够中小微），同步前开启文件加密（设置高强度密码，大小写字母+数字+符号≥12位）
4. 档案归还与销毁（可选，按需执行）
- 归还：原始纸质档案重新装订（用三孔一线，DA/T 31-2017要求），放回档案柜
- 销毁：10年期限已过的档案，经部门负责人、总经理签字确认后，送到当地有资质的档案销毁中心（当地档案局官网有公布名单）
后续维护（每月1次10分钟）
- 检查本地外接硬盘和百度网盘的备份文件是否正常，每月更新1次元数据Excel（新增档案补充进去）
- 每年1次对超过1万页的档案，重新刻录蓝光光盘（BD-R 25G）备份，单独存放在防火、防潮、防磁的档案盒中
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