档案制度建设问卷实操指南：从零设计落地可直接复用的完整问卷

第一步：锁定问卷核心调研维度

档案制度建设问卷的核心目的是获取现有管理痛点、合规缺口和落地需求，不要设计无关问题，直接沿用以下4个核心维度，适配绝大多数单位新建/修订档案制度的需求，不需要调整：

• 档案管理基础现状：统计机构、人员、存量档案的基础情况
• 制度执行痛点：梳理现有规则落地过程中的卡壳问题
• 合规匹配度：排查是否符合《档案法》及行业主管要求
• 新制度建设需求：收集各岗位对新制度的具体诉求

第二步：生成可直接复制使用的问卷题目

题目总数量控制在12题以内，开放题不超过2题，能将问卷回收率提升30%以上，以下题目可以直接复制使用，不需要额外修改：

2.1 基础信息类题目

• 您所在部门：□ 行政部 □ 业务部门 □ 财务部门 □ 人力资源部 □ 其他____
• 您接触档案工作的频率：□ 每日 □ 每周 □ 每月 □ 季度及以上 □ 几乎不接触
• 您负责对接的档案类型：□ 文书档案 □ 业务档案 □ 人事档案 □ 会计档案 □ 声像档案 □ 其他____

2.2 现状与痛点类题目

• 您部门现有存量档案的整理情况：□ 全部完成规范整理归档 □ 部分完成 □ 完全未整理 □ 不清楚
• 当前档案借阅/调取流程是否顺畅：□ 非常顺畅 □ 偶尔卡顿 □ 经常无法及时调取 □ 完全不顺畅
• 现有档案制度是否明确了各岗位档案管理职责：□ 非常明确 □ 有框架但不清晰 □ 完全没有明确 □ 不清楚
• 当前档案存储是否符合安全保密要求：□ 完全符合 □ 部分符合 □ 存在明显安全隐患 □ 不清楚
• 请简要描述您在档案工作中遇到的最突出问题：____

2.3 需求与合规类题目

• 您认为当前最需要完善的档案制度模块是（可多选）：□ 档案归档范围与整理规范 □ 档案借阅利用制度 □ 档案销毁鉴定制度 □ 档案安全保密制度 □ 电子档案管理制度 □ 其他____
• 您部门是否产生需要长期保存的电子档案：□ 是，且已经规范存储 □ 是，但未规范存储 □ 否 □ 不清楚
• 您对新的档案制度建设还有哪些具体诉求：____

第三步：问卷发放与回收的实操要求

这一步是避免问卷数据无效的核心，必须严格执行以下要求：

3.1 发放对象精准覆盖

• 必须覆盖三类人群：各部门档案经办人、部门负责人、单位专职档案管理岗，三类人群缺一不可，避免需求偏差
• 不得只发放给行政岗，业务部门的使用需求才是制度能落地的核心，必须要求每个业务部门至少返回1份有效问卷

3.2 回收操作细节

如果用线上问卷，直接使用免费版问卷星即可，不需要开通付费功能，创建问卷后直接复制上述题目，官网地址： ``` https://www.wjx.cn ```

如果用线下纸质问卷，统一用A4纸打印，各部门收齐后3个工作日内完成汇总。要求有效回收率不低于应发数量的80%，低于80%必须补发催收，否则数据不具备参考价值，无法指导制度建设。

第四步：问卷数据整理与结果输出

问卷回收后，按照以下步骤整理，直接输出可用于制度建设的核心依据：

4.1 分类统计数据

• 按部门分类：统计不同部门的痛点差异，比如业务部门多诉求明确归档范围，财务部门多关注保管期限要求
• 按问题类型分类：统计占比最高的痛点，比如“档案调取不顺畅”占比超过60%，就优先优化借阅制度模块
• 开放题整理：把同类诉求合并归类，提取出现频率最高的3-5个核心诉求，纳入制度建设的重点方向

4.2 输出最终建设依据

整理完成后，只需要输出两个核心结果，就可以直接启动制度起草：

• 明确现有制度缺口：比如统计发现70%的部门没有规范管理电子档案，新制度必须新增独立的电子档案管理模块
• 明确核心优化方向：比如高频痛点是归档范围不清晰，新制度开篇就必须附全单位各类型档案的归档范围清单

最终落地提示：整个流程从设计问卷到输出可用结果，最多2个工作日即可完成，所有题目和步骤都可以直接照搬，不需要额外调整，不会出现问卷做完无法指导制度建设的问题。