机关企事业单位实体与电子档案整理入库标准化实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具材料准备

整理入库前提前备齐所有物料，不需要额外付费工具：

• 实体档案所需：统一规格档案盒（310mm×220mm，厚度按档案量选1/2/3/5cm）、A4归档目录纸、不干胶标签、打孔机、棉线、固体胶，有条件可配入门级扫描枪
• 电子档案所需：安装免费版WPS的电脑，一块剩余空间≥10G的独立硬盘/U盘用于备份，不需要付费档案管理系统

1.2 预分类分拣

将待归档档案按照年度→机构/业务类型→保管期限三个层级预分拣，保管期限统一分为永久、30年、10年三类，不同类别分开堆放，避免混装。

二、实体档案整理实操步骤

2.1 档案装订

• 移除所有金属物（订书钉、回形针、别针等），防止长期存放锈蚀损坏纸张
• A4文件直接整理，小于A4的文件用A4空白衬纸粘贴固定，大于A4的文件按A4规格折叠，折叠后必须露出文件标题/签名栏
• 单份档案装订厚度不超过所选档案盒厚度，左侧预留2cm装订边，在距左侧1.5cm位置打3个孔，孔距均匀，用棉线装订后在背面系紧，结头不能突出纸面

2.2 档号编写与著录

每一份装订好的档案编制唯一档号，格式为全宗号-年度-保管期限代码-机构代码-件号，其中保管期限代码统一为：永久=Y、30年=S、10年=Q，例如全宗号001、2023年度、永久、行政办公室、第12件，档号为：001-2023-Y-XZ-012。

将档号标注在档案首页右上角，然后逐份填写纸质归档目录，目录必须包含档号、题名、页数、责任者、形成日期、保管期限6项内容，不得缺项。

2.3 装盒贴标

同一档案盒内仅能放置同一年度、同一保管期限、同一机构的档案，不得混装，装盒完成后粘贴两个标签：

• 背脊标签：从上到下依次标注全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号，粘贴在档案盒背脊居中位置
• 盒内目录：将本盒所有档案的目录复印件放在盒内最上方，方便开箱检索

三、电子档案整理规范

3.1 文件夹与文件命名

电子档案分类层级必须和实体档案完全一致，根目录按照「全宗号→年度→保管期限→机构」层级创建文件夹，每一份电子文件的命名规则为「档号+空格+题名」，示例：001-2023-Y-XZ-012 2023年度行政工作计划.pdf。

纸质档案扫描件分辨率不低于300DPI，统一保存为PDF格式，不要存储为JPG格式，避免清晰度不足无法查阅。

3.2 电子归档目录制作

直接使用下表制作统一电子目录，表头可直接复制到WPS表格使用：

每一份实体档案对应填写一行目录，确保档号和实体完全一致。

四、档案入库实操步骤

4.1 实体档案上架

实体档案入库前先做除尘处理，避免带灰尘虫污污染库存档案，档案架按照「全宗→保管期限→年度」顺序分区，每个分区预留15%的空位方便后续新增档案存放，档案盒按照档号从小到大，遵循从左到右、从上到下的顺序排列。

4.2 索引与备份

• 在库房入口放置档案存放索引图，标注清楚不同分类档案对应的架号、层号，每次入库后同步更新索引
• 电子档案做好双备份：一份存办公使用的电脑，另一份存独立移动硬盘，备份硬盘和实体档案库房分开存放，避免水灾、火灾等意外同时损坏所有备份

五、入库后质检核查

入库完成后必须完成三步质检，避免后续检索出错：

• 档号一致性检查：实体档号、电子文件名、目录档号三者必须完全一致，无编号错误、错字
• 分类一致性检查：实体存放分类、电子文件夹分类、保管期限三者统一，无错放混放
• 备份可用性检查：打开至少10%的电子备份文件，确认文件可以正常打开，无损坏，所有备份存储正常

常见问题处理：旧档案补入库无统一全宗号的，本单位可从001开始自编全宗号即可；破损档案先托裱修复再装订；涉密档案按照单位涉密管理要求单独存储，不得接入外网。