基于新规范的电子档案数字化实操全流程培训指南

一、前期准备：10分钟配齐全套合规工具

严格按《GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范》《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》要求配置，所有工具免费可商用。

• 纸质扫描工具（驱动通用适配版）：Windows/macOS通用，支持批量扫描、自动去黑边纠偏，下载地址https://support.hp.com/cn-zh/drivers/printers/hp-deskjet-plus-4100-all-in-one-printer-series/model/1225070012（注：可通用爱普生、佳能、兄弟等主流打印机扫描仪，安装时选“仅扫描驱动+基础扫描软件”）
• 批量文件命名工具（ReNamer Lite）：自动按“全宗号-年度-保管期限-件号-题名”生成命名，下载地址https://www.den4b.com/download/renamer-lite
• PDF电子归档转换工具（Adobe Acrobat Reader DC的OCR插件）：免费生成可检索双层PDF，下载地址https://get.adobe.com/cn/reader/otherversions/（注：安装时勾选“安装OCR插件（仅限简体中文）”）
• Excel 2019及以上/WPS Office免费版：制作《归档文件目录》

二、纸质档案数字化：30分钟标准化批量处理100件

2.1 整理待扫描纸质件

• 第一步：去装订、展平纸张：拆订书钉、回形针、燕尾夹，皱纸用重物压平30秒以上，破损页用衬纸托衬
• 第二步：确定排序件号：按“事由+时间”或“问题+时间”排序，手写小标签标注1-100的临时件号（贴在每件右上角空白处，不遮挡文字）

2.2 基础扫描设置（仅需首次配置）

打开扫描软件，进入“高级设置”，严格调整参数：

• 分辨率：普通黑白/红红头文件300dpi，彩色照片/图纸600dpi
• 色彩模式：黑白文字选灰度（阈值调整128），彩色原件选彩色RGB
• 格式：选TIFF（LZW压缩）作为原始扫描件（长期保存用），同步生成JPEG预览件
• 自动处理：勾选自动去黑边自动纠偏自动去除空白页
• 保存路径：新建D盘根目录文件夹“202X年度文书档案原始件”“202X年度文书档案预览件”

2.3 批量扫描与初检

• 将整理好的纸质件正面朝上放入扫描仪进纸器（临时件号朝内，对齐进纸器挡板）
• 点击“批量扫描”，扫描完成后逐页检查：空白页是否去除、文字是否清晰、黑边是否完全去掉、页数是否与纸质件一致
• 缺页/模糊页单独重扫，命名为“原始件临时文件夹-临时件号-重扫1”“原始件临时文件夹-临时件号-重扫2”

三、文件命名与双层PDF转换：20分钟完成全规范加工

3.1 ReNamer Lite批量命名配置

以“全宗号（假设为Z109）-2024-永久（或30年/10年）-1-XX市XX局2024年XX工作通知”为例，配置步骤：

1. 打开ReNamer Lite，点击“添加文件夹”，选中“202X年度文书档案原始件”临时件号对应文件夹
2. 点击“添加规则→插入”，位置选“开头”，文本输入“Z109-2024-永久-”，点击“确定”
3. 点击“添加规则→替换”，查找内容选“临时”，替换为空，点击“确定”
4. 点击“添加规则→插入”，位置选“文件名最后（不包括扩展名）”，文本输入“-XX市XX局202X年XX工作（注：这里统一改事由前半部分，后续可以批量修改后半段，但建议首次先分事由文件夹批量扫描命名）”
5. 点击“预览”确认无错误，点击“重命名”

3.2 Acrobat Reader DC制作双层可检索PDF

• 打开Adobe Acrobat Reader DC，点击“工具→扫描→增强扫描的PDF→从文件创建”，选中所有重命名后的TIFF原始件
• 弹出“增强扫描的PDF”设置框，勾选识别文本（OCR）使可搜索的图像（仅文本层可编辑），语言选“简体中文”，点击“增强”
• 增强完成后，点击“文件→另存为PDF”，保存到D盘根目录“202X年度文书档案归档件”

四、Excel《归档文件目录》制作：15分钟自动同步PDF信息

严格按《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》制作目录，自动同步PDF文件名中的全宗号、年度、保管期限、件号：

1. 打开Excel/WPS，新建工作表，列标题依次为：全宗号年度保管期限件号题名页数备注
2. 选中“202X年度文书档案归档件”所有PDF，复制路径，Excel/WPS中选中A2单元格，输入公式“=MID(@CELL("filename",A2),FIND("[",@CELL("filename",A2))+1,FIND("]",@CELL("filename",A2))-FIND("[",@CELL("filename",A2))-1)&"\"&A2”（注：如果是WPS，去掉@符号），然后手动修改第一行PDF的全路径到A1单元格
3. 选中A2单元格，下拉填充到所有PDF对应的行
4. 选中A列，点击“数据→分列→分隔符号→下一步→勾选其他，输入“-”→下一步→完成”，分列后A列是全宗号，B列年度，C列保管期限，D列件号，E列题名前半段，后续手动补充后半段题名、备注
5. 页数列：批量选中所有PDF，右键→属性→详细信息→页数，复制后粘贴到Excel的F列
6. 保存为“202X年度文书档案归档目录.xlsx”，并同步导出PDF格式，与归档PDF放在同一文件夹

五、云盘备份与本地归档：5分钟完成双重安全存储

• 本地归档：将“202X年度文书档案归档件”“202X年度文书档案归档目录.xlsx/.pdf”复制到移动硬盘（USB3.0及以上，容量≥1TB），移动硬盘标注“202X年度文书档案备份1”“202X年度文书档案备份2”，分别存放在不同科室的防火防盗柜中
• 云盘备份：使用单位指定的涉密云盘/政务云盘（禁止使用个人百度网盘、阿里云盘等），创建文件夹“202X年度文书档案”，上传所有归档文件和目录，设置权限为“仅档案管理员和分管领导可查看/下载”