害，说起来都是泪，我前两年帮公司整信息化的时候，就被档案管理系统部门权限设置困难这个事儿给整疯了，那段时间天天加班改权限，销售部说看不到合同，财务部说所有人都能改报价，研发部说核心档案被外人看了，锅全扔我这儿，我那半个月掉的头发比过去一年都多，说我是过来人真不是吹，坑我全踩过了，今天就给你们唠唠怎么搞定这破事儿。
其实说白了，大部分档案管理系统部门权限设置困难，都不是你能力不行，要么是系统拉胯，要么是你没摸到门道，我给你掰扯掰扯我当初遇到的坑，你看看是不是中枪了。
不少老款档案系统，权限设置只有两个极端选项：要么给整个部门开所有权限，要么只能一个个给单个员工改权限。就说我们公司，小五十号人分八个部门，我要是给整个部门开全权限，那出问题是早晚的事儿；我要是一个个改，改到下班我手都抖，这不就是典型的档案管理系统部门权限设置困难吗？进退两难，怎么整都不对。
现在哪个公司没个跨部门项目、没个人员调岗？我们公司上个月搞新产品线，二十多个人从各个部门抽去项目组，原来部门的权限要收，新项目的共享档案权限要开，我对着旧系统一个个改，整整改了一下午，改完还改错了三个，又返工，那天我加班到八点，晚饭都没赶上吃，你说档案管理系统部门权限设置困难是不是真的搞心态？
之前我用的旧系统，改完权限啥记录都没有，有一次研发的核心技术档案不小心被删了，查了一圈不知道谁开的修改权限，最后部门所有人集体扣绩效，我作为经办人扣的最多，我找谁说理去？这也是档案管理系统部门权限设置困难衍生出来的破事儿，权限管不好，锅你先背好。
后来我换了系统，也摸出了门道，现在我管这个事儿，半小时就能理完所有权限，再也没出过岔子，全靠这三步，都是我踩坑踩出来的经验，拿走不谢。
我一开始犯的最大错就是上来就对着系统瞎点，根本没理清楚需求，结果越改越乱。其实很简单，你就把整个档案系统当成你们公司写字楼，每个部门就是一个独立的办公区，你先想清楚：哪些区域是全公司都能进的公共区域？哪些区域只有本部门能进？哪些是只能看不能改？哪些是只有负责人能改？
举个例子，公司的行政制度、通用通知就是公共区域，全公司都能看不用改；销售部的客户合同就是销售部自己管，别的部门不能碰；财务部的工资表只有财务总监能改，别的财务只能看，你把这些提前理清楚写下来，就像给写字楼画好了门禁分布图，后面设置起来根本不会乱。很多人说档案管理系统部门权限设置困难，其实八成是没走这一步，上来就瞎调，不乱才怪。
说真的，大部分档案管理系统部门权限设置困难，都是系统不给力闹的。旧系统不支持按部门批量设权限，可不就得一个个改吗？我现在用的系统，支持树形部门分级+角色权限继承，啥意思？还是拿写字楼举例子，你先给整栋楼设好公共权限，然后每个楼层（部门）再在基础权限上加自己的专属限制，整个部门一键就能授权，不用一个个给员工加，多爽？
遇到调岗、跨部门项目更简单，你把员工直接换到新部门或者新增项目角色，权限自动就更新了，不用你一个个撤了旧的再加新的。我上次二十多个人跨部门调权限，十分钟就弄完了，搁以前我得一下午，你说香不香？这里插一句土味大实话：工欲善其事必先利其器，器好用了活好干，下班早了心欢喜，这话真没错。
这个细节真的很多人忽略，也是解决档案管理系统部门权限设置困难收尾的关键。现在靠谱的系统都有自动权限日志功能，谁什么时候改了哪个部门的什么权限，全给你记的清清楚楚，真出了问题，一查就知道是谁的问题，根本轮不到你经办人背锅。就像写字楼的监控，谁进了哪个门一目了然，想甩锅都甩不掉，安全感这不就来了吗？
我知道很多做行政、做信息化的朋友，都被档案管理系统部门权限设置困难搞过心态，我当初也是，天天想着这破事儿什么时候是头，后来按这个方法弄完，我才发现，原来根本不是什么难事儿，就是没找对方法踩了坑而已。
我这不是啥官方教程，就是一个过来人的经验分享，我踩过的坑不想你们再踩一遍，你按照我说的，先理清楚需求，选对支持批量分级授权的系统，开好操作留痕，保管你再也不用为权限设置加班，摸鱼都能摸的更安心。最后送大家一句土味正能量：工作难题不用愁，找对方法顺水流，搞定权限设置这一关，快乐摸鱼不加班！
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