档案工作流程全步骤实操培训指南 新手看完直接上手规范作业

培训前必做准备工作

参训人员需提前准备以下物料，无需额外采购自费工具：

• 统一制式档案分类编码表（可直接套用以下通用规则，各单位可按需扩展二级子项）：
  • 一级分类编码：DQ=党群工作类、XZ=行政管理类、YW=业务经营类、CW=财务会计类、RS=人事管理类、JS=技术研发类
  • 二级子项用2位阿拉伯数字编码，例：DQ01=党组织会议记录、XZ01=工商资质文件、CW01=年度审计报告
• 纸质档案工具：三孔打孔机、棉装订线、牛皮纸封皮、归档章（尺寸4cm2cm，三行分别印档案编码、保管期限、归档日期）、印泥、页码机
• 电子档案工具：国家档案局官方发布的电子档案管理单机版，下载地址：http://www.saac.gov.cn/xxgk/tzgg/202112/t20211206_144743.html

档案工作核心流程实操步骤

第一步：档案收集校验

必须收取文件原始定稿版本，带签字盖章的纸质版+可编辑电子版各1份，按以下规则校验：

• 纸质版无污渍、无缺页、签字盖章完整，无金属装订物残留
• 电子版与纸质版内容完全一致，命名规则固定为「一级分类+二级编码-文件名称-形成日期」，例：DQ01-2024年第一季度支委会记录-20240331
• 不符合要求的文件当场退回提交人，附带纸质整改清单，明确最长3个工作日的整改时限

第二步：档案分类编码

按以下规则分配唯一档案编码，编码一旦分配不得修改，同步录入《档案归档登记表》：

• 编码规则：二级分类编码-年度-4位流水号，例2024年第1份DQ01类文件编码为DQ01-2024-0001
• 保管期限按规则匹配：涉及单位核心资质、重大决策的标「永久」，涉及一般业务、人事任免的标「30年」，涉及临时通知、普通公示的标「10年」

《档案归档登记表》可直接复制以下模板使用：

第三步：档案装订归档

分纸质、电子两类分别操作：

纸质档案操作

• 用页码机从正文第一页开始打连续页码，双面印刷的文件正反面都要打码，空白页不打码
• 左侧3孔打孔，孔距统一为8cm，用棉线十字打结固定，结头放在文件背面
• 首页右上角加盖归档章，填写完整编码、保管期限、归档日期，按编码顺序放入对应档案盒，档案盒侧面标注「分类编码+年度」

电子档案操作

• 所有电子文件转成PDF/A防篡改格式，免费转换地址：https://www.adobe.com/cn/acrobat/online/pdf-to-pdfa.html
• 按「一级分类-年度」建立文件夹，对应文件放入对应目录，例「党群工作类-2024」
• 对文件夹做MD5校验，校验值存入《电子档案校验表》，校验命令直接复制执行： ``` Windows系统打开CMD执行 certutil -hashfile 文件夹完整路径 MD5 Mac系统打开终端执行 md5 文件夹完整路径 ```
• 电子档案必须做3份备份：本地服务器、离线硬盘、单位内网云盘各存1份，涉密档案禁止存储到公网云盘，每月做1次全量校验

第四步：档案借阅登记

所有档案借阅必须走书面审批流程，禁止私自借出或转发，操作规则：

• 借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅用途、借阅时间、归还时间，经部门负责人签字、档案管理岗审批同意后方可借出
• 纸质档案借出时双方共同检查完好情况，登记到《借阅登记表》，到期前3天发送归还提醒，超期7天未还的暂停该人员后续借阅权限
• 电子档案仅允许在内网系统在线查阅，确需下载的要添加专属水印，免费加水印地址：https://www.ilovepdf.com/zh-cn/add_watermark，水印内容固定为「仅限XXX（借阅人姓名）办理XXX事项使用，使用后销毁」

培训考核落地规则

培训结束后需通过两项考核方可获得档案操作资格：

• 实操考核：发放10份不同类型待归档文件，30分钟内完成收集校验、分类编码、装订全流程，错误率低于5%即为合格
• 理论考核：20道选择题，考核分类规则、借阅流程、保管期限判断，满分100分，80分合格
• 合格人员发放《档案工作操作资格证》，仅持证人员可提交、借阅档案

常见问题排查方案

• 找不到对应分类编码：直接联系档案管理岗，不得自行新增分类，24小时内会给出官方分类结果
• 纸质档案装订后发现缺页：拆除装订补充缺失页后重新打孔装订，同步在《档案归档登记表》备注栏标注修改记录
• 电子档案MD5校验值不符：立刻停止使用该版本，从离线硬盘调取原始备份重新校验，同步上报部门负责人排查篡改风险