靠谱档案工作制度建设，是给公司守家护业的超级隐形锁

档案老油条掏心窝：踩过的雷能装三抽屉档案袋！

嗨各位干行政人事后勤的小伙伴们！有没有被档案搞疯过？反正我去年刚接手新公司档案管理时，差点把打印机都砸冒烟——入职半年的新同事找不到试用期考核表算小事，去年投标被质疑缺少三年前的研发专利归档证明差点丢了两百万的标才是灭顶之灾！

后来跟着市档案馆的表姐夫恶补了一个月档案课，才发现：咱们之前都是瞎摸鱼啊！没有靠谱的档案工作制度建设，就像家里没锁门还把房产证户口本现金塞沙发缝！今天就把我踩过的雷、攒的招，用大白话+魔性梗全抖出来，保证你们看完能给档案工作制度建设打个漂亮的翻身仗！

第一雷区：档案柜=杂物柜+零食柜，制度只是墙上的海报！

刚去那家小公司第一天，我推开门就傻了眼：号称“档案重地”的小隔间，左边堆着同事凑单的快递盒，右边飘着过期薯片的香气，档案柜里是乱七八糟的旧报纸、老板孩子的奖状、还有半盒润喉糖！墙上倒是贴了两张皱巴巴的纸，标题是“严格执行档案工作制度建设”，下面的字模糊得像被猫爪挠过！

投标出事那天，老板把我叫到办公室拍桌子：“什么严格执行档案工作制度建设？连个东西都找不到！你这个月绩效扣光！”冤啊！我刚入职半个月，谁知道这所谓的制度就是一张废纸啊！

表姐夫后来跟我说：“档案工作制度建设不是给领导看的海报，是给档案找‘身份证’‘户口本’‘结婚证’的规矩手册！家里养小孩还要定睡觉时间、吃饭规矩呢，档案这么重要的‘财产’，怎么能没规矩？”

第一招：土味土办法，给档案工作制度建设定个“家规十条”！

表姐夫说专业的制度太绕，小公司小团队根本记不住，不如改成接地气的“家规”！我后来改编了一份，全公司念了三遍就记住了，效果出奇的好！给你们列几个核心的哈：

• 第一条：杂物零食滚蛋，档案柜是专属“保险柜”！这条我贴在档案柜最显眼的位置，旁边还挂了个卡通版的杂物清理员——效果立竿见影！第二天就没人敢往里面塞快递盒了！
• 第二条：谁产生的文件谁送“出生证明”，三天内必须归档！入职考核表、合同、报销凭证这些，都是档案的“崽崽”，谁生的谁抱到“保育室”（档案室）来登记！超时不来的，绩效扣10块！别嫌少，积少成多嘛，同事们都心疼钱，三天内肯定送！
• 第三条：档案柜要有“族谱图”，找东西像翻抖音视频似的！以前找档案全靠翻箱倒柜，现在我给每个档案柜、每个抽屉、每个文件夹都贴了彩色标签和二维码！彩色标签给眼睛看，比如红色是人事档案、蓝色是合同档案、绿色是研发档案；二维码给手机扫，扫开就能看到里面的文件目录！有次老板要找三年前的员工手册，我扫了一下蓝色区第三个抽屉的二维码，两秒钟就找到了！老板当时还给我涨了两百块工资！

怎么样？这土味“家规十条”是不是比墙上的专业海报有用多了？记住哦，档案工作制度建设从来都不是越复杂越好，越简单、越接地气、越有人愿意遵守才越有效！

第二雷区：电子档案=随便存U盘丢回收站，制度里连个备份的事儿都不提！

第一个雷区刚踩完，第二个雷区又来了！去年底公司搬家，负责搬电脑的小王不小心把存了五年电子档案的U盘弄丢了！还好纸质版的还在，但光把纸质版扫描成电子版就花了我和两个实习生整整半个月的时间！眼睛都熬成熊猫眼了！

我翻了翻公司以前的制度，果然！关于电子档案工作制度建设的部分，只有一句话：“重要文件请存电子版！”鬼知道什么是重要文件？鬼知道存在哪里？鬼知道要不要备份？备份几份？存在U盘里丢回收站里能怪谁啊！

表姐夫又说了：“电子档案就像你手机里的照片，你只存手机相册里，万一手机丢了坏了呢？肯定要存云端一份、硬盘一份对吧？档案工作制度建设里必须把电子档案的事儿写得明明白白的！不能模棱两可！”

第二招：专业硬细节+土味正能量，把电子档案工作制度建设焊死在墙上（记在心里）！

这次我没敢随便改，先查了查市档案馆的专业规范，然后又加了点土味正能量，改编了一份电子档案工作制度建设的细则，给你们说几个必须焊死的硬细节哈：

• 第一硬细节：电子档案必须存“三份保险”！专业术语叫“异地异质备份”，土话就是：一份存公司的云端服务器（我选的是阿里云的企业云盘，靠谱！），一份存公司的加密移动硬盘（放在表姐夫给我推荐的那个防火防水防震的保险箱里！），一份存家里的加密U盘（我随身带！就像带家门钥匙似的！）！
• 第二硬细节：重要文件的电子归档必须有“双人签字确认”！专业术语叫“四性检测+双人复核”，土话就是：文件产生者先扫描成PDF版，检查有没有缺页、漏字、模糊不清的地方（四性检测简化版），然后交给部门主管签字确认，最后再交给我归档！归档的时候我还要再检查一遍，然后我也签字确认！这样就算出了问题，也能找到责任人！
• 第三硬细节：加密是必须的！重要文件的密码要像“芝麻开门+你的生日倒过来+身份证后六位”！别嫌麻烦！别用“123456”“公司全称首字母”这种弱智密码！不然公司的商业秘密被别人偷了，哭都来不及！

土味正能量部分我是这么加的：“做好电子档案工作制度建设，就是给公司的商业秘密穿上三层防弹衣！让竞争对手偷不走抢不到！让老板放心睡觉让同事放心干活！让公司的生意越做越红火！让我们的工资越来越高！让我们的生活越来越美好！”每次开周会我都会念一遍，念得同事们都热血沸腾的！现在连新来的实习生都知道电子档案要存“三份保险”了！

第三雷区：档案销毁=随便撕随便卖废品，制度里连个审批流程都没有！

上个月我整理档案，发现抽屉里有一堆十年前的考勤表和工资条！占地方不说，还有泄露同事隐私的风险！我问以前的行政主管怎么办，她说：“随便撕随便卖废品！卖废品的钱还能买奶茶喝！”还好我没听她的！还好我提前给表姐夫打了个电话！

表姐夫说：“我的妈呀！你可千万别随便撕随便卖！档案销毁是有严格规定的！没有经过审批流程销毁档案，是违法的！万一以前的同事回来找工资条要劳动仲裁，你怎么办？卖废品的那点奶茶钱够你赔的吗？档案工作制度建设里必须把档案销毁的事儿写得清清楚楚的！不能随便乱来！”

第三招：过来人踩过的坑，你们千万别再踩！档案销毁必须有“全套流程”！

这次我完完全全按照市档案馆的专业规范来的！没敢加太多土味，怕违法！但还是加了一点点小提醒，给你们说一下全套流程哈：

• 第一步：整理出待销毁的档案！专业术语叫“鉴定档案价值”，土话就是：把超过保存期限的、没有任何利用价值的档案整理出来！保存期限的话，人事档案一般是员工离职后保存10-15年，合同档案一般是合同履行完毕后保存5-10年，研发档案一般是产品退市后保存10-20年！具体的你们可以查一下《中华人民共和国档案法》！
• 第二步：写待销毁档案的清单！清单上必须写清楚档案的名称、数量、保存期限、鉴定意见、鉴定人签字！
• 第三步：找老板和档案管理部门的负责人审批！老板签字同意后，才能进行下一步！
• 第四步：双人监销！专业术语叫“双人在场、监销人签字”，土话就是：销毁的时候必须有两个人在场，不能一个人偷偷摸摸的！销毁后两个人都要在监销清单上签字！
• 第五步：把监销清单归档！保存期限永久！

上个月我整理出来的那堆十年前的考勤表和工资条，就是按照这个全套流程销毁的！老板签字同意后，我和财务主管两个人一起把它们送到了市档案馆指定的销毁中心！看着它们被粉碎成粉末，我心里的大石头终于落地了！卖废品的那点奶茶钱算什么？安全才是最重要的！

最后总结：靠谱档案工作制度建设，真的能让你少走很多弯路！

各位干行政人事后勤的小伙伴们！听我一句劝！赶紧把档案工作制度建设提上日程！别等到出事了才后悔莫及！

我帮你们踩过的雷、攒的招，都已经全抖出来了！照着做就行！记住哦，档案工作制度建设从来都不是一件小事，是给公司守家护业的超级隐形锁！是给你们自己留的后路！是让老板放心、同事满意、自己安心的大事！

如果你们还有什么关于档案工作制度建设的问题，可以在评论区留言问我！我会尽我所能回答你们的！加油哦！各位小伙伴们！让我们一起把档案工作制度建设做好！让我们的公司越来越好！让我们的工资越来越高！让我们的生活越来越美好！