档案软件线下课程：零基础实操搭建及日常管理全流程指南

重点：URL中serverTimezone必须设为Asia/Shanghai，否则会出现时区错误；若MySQL端口非3306，需修改对应端口号。

3.3 启动服务

进入解压后的bin目录，双击startup.bat，等待命令行窗口出现「Server startup in XXXX ms」即启动成功；若闪退，查看logs目录下的catalina.out日志，搜索「Error」关键词排查问题。

启动完成后，打开浏览器输入http://localhost:8080/OpenKM，使用默认账号admin、密码admin登录，首次登录必须修改密码。

四、线下课程核心实操：档案全流程管理

4.1 搭建分类体系

登录后点击左侧「档案管理」→「分类」，按线下课程要求搭建结构：

• 点击「新建根分类」，输入「公司档案」，选择「文档类」保存；
• 选中「公司档案」，点击「新建子分类」，依次创建「人事档案」「项目档案」「财务档案」；

重点：分类名称不含特殊字符，长度≤20字，确保检索效率。

4.2 档案上传与元数据录入

选中对应分类，点击「上传」，选择本地档案（支持PDF、Word、Excel、图片等格式），上传完成后点击「编辑元数据」，必须填写以下必填项：

• 档案编号：格式为「年份-分类缩写-序号」（如2024-HR-001）
• 档案名称：对应文件正式名称
• 创建日期：档案生成日期，支持自动提取本地文件日期
• 责任人：负责该档案的人员姓名

元数据是档案检索核心，漏填会导致后续无法快速定位。

4.3 权限设置（线下课程安全要求）

线下课程要求不同角色仅访问对应档案，操作步骤：

• 点击左侧「系统管理」→「角色管理」，新建「人事专员」角色，设置权限为「仅查看人事档案」；
• 选中「人事档案」分类，点击「权限」，添加「人事专员」角色，仅授予「读」权限，取消「写」「删除」权限；
• 点击「用户管理」，添加测试用户「张三」，分配角色为「人事专员」；

严格执行权限设置，避免无关人员修改或删除核心档案。

五、日常维护（线下课程课后必做）

1. 每日备份：进入bin目录，双击backup.bat，备份文件生成在backup子目录，名称格式为openkm-backup-YYYYMMDD.zip，手动拷贝备份到其他硬盘；

2. 每周日志检查：查看logs下的catalina.out，确认无ERROR级别的错误；

3. 用户清理：每月删除离职用户的系统账号，回收对应权限，避免数据泄露。