档案制度建设专业宣传怎么做？3招搞定没人看、传不开的难题

你是不是上周刚熬3夜写的档案制度宣传稿，发单位群里只有行政部同事点赞，其他人连打开都不打开？还有上次组织档案制度培训，到的人还没请假的多，问起来都说“太枯燥听不懂，反正跟我没关系”？甚至到了归档截止日，还有大半人不知道自己要交什么材料，最后锅全落到你头上，说你宣传不到位。

其实真不是大家不配合，是你之前的宣传方法没踩对点子。今天就给你讲3个可直接落地的方法，不用搞高大上的花活，就能把干巴巴的档案制度宣传，做得有人看、能落地，再也不用背“宣传不到位”的锅。

1 先搞懂宣传对象到底想看啥，别自嗨

很多人做宣传，上来就把上级发的制度原文转群，再配上“请大家认真学习”的话，说白了这就是自嗨，普通人根本看不懂也不想看。

1.1 按人群拆分宣传内容，别搞“一刀切”

不同的人关心的点完全不一样，你别给所有人发一样的内容。

• 给普通员工的内容，别扯专业术语，就讲和他切身利益相关的。比如就说“档案丢了影响你评职称、领退休金，离职记得办转移”。举个例子，隔壁公司张哥去年评中级职称，才知道自己调岗表没进档案，急得跑了3个部门补，你把这个案例剪15秒小视频发群里，比发10页制度管用。
• 给部门负责人的内容，就直接说“你们部门归档率不达标，年底绩效考核扣2分”，他比谁都上心。

1.2 把专业术语翻译成大白话，没人爱听黑话

你觉得很专业的词，在普通人眼里就是天书。比如“归档时效要求”，直接翻译成“办完的合同、报销单3天内要交行政，晚了扣绩效”；“档案归集全生命周期管理”，直接翻译成“从你入职到离职，所有和工作相关的正式材料，都要交给行政存起来”。

避坑提醒：别直接转上级发的原文，你改得越接地气，看的人越多。

2 选对宣传渠道，别只会发群、贴公告栏

很多人做宣传，除了发工作群就是贴公告栏，现在大家刷群都是扫一眼工作消息，谁会特意看你的长文宣传？换个渠道效果好10倍。

2.1 高频场景埋点，让大家不知不觉记住

就找大家每天都要去的地方，贴小提示就行，不用长篇大论。比如：

• 茶水间冰箱上贴冰箱贴，印上“离职记得提档案转移申请”
• 打印机旁边贴小贴纸，写“打印的涉密文件用完要归档，别随便扔”
• 每周部门早会留1分钟，就讲一个档案小常识，这周讲“入职要转上家的档案”，下周讲“评职称要用到3类材料”，听多了大家自然就记住了。

2.2 搞点小互动，比单向灌输管用10倍

别总让大家被动看内容，搞点小活动大家参与度更高。比如搞个档案知识小问答，题就出日常能用的，比如“以下哪些材料要归档？A 转正审批表 B 外卖单 C 团建照片”，答对的送个奶茶券、定制帆布袋就行。

避坑提醒：别搞要写几百字感想的活动，没人愿意参加，奖励不用贵，实用就行。

3 宣传要落地，别只讲要求不讲解决方案

很多人做宣传，只说“大家要按时归档”，却不说怎么归档、找谁交、交什么，大家当然不愿意配合。

3.1 每讲一个要求，就附一个操作模板

你说“大家要按时交归档材料”，就直接把归档材料清单模板、提交流程截图、对接人联系方式一起附上，谁要交什么、怎么交、交给谁，一目了然，不用大家到处问。

举个例子，之前我们单位做归档宣传，把每个部门要交的材料列成清单，直接发给部门负责人，还配了填表示范，最后上交率直接从60%涨到了98%，省了超多催交的功夫。

3.2 把追责的话说在明处，别事后补锅

不用不好意思说后果，你就直白讲“如果因为你自己没提交转正材料，导致档案不全影响评职称，单位不背锅”，“如果涉密文件没归档弄丢了，责任人要担责”，你把后果说清楚，大家才会真的重视。

避坑提醒：别光讲好处不讲后果，有些人就是不见棺材不落泪，说清楚后果反而能减少后面的麻烦。

其实档案制度建设宣传真的没你想的那么难，不用你搞得多高大上，也不用写多么华丽的文案。你就站在大家的角度想，什么内容对他有用，怎么说他能听懂，怎么能让他少跑腿、少踩坑，他自然愿意看。

现在就打开你电脑里存的那份宣传稿，先把第一句你自己都看不懂的专业词改了，就从这一步开始做就行，下次收归档材料的时候，你就能看到效果。