准备D盘根目录下的临时文件夹，命名为【巡察档案整理临时文件夹】，避免与个人文件混淆。需准备：Windows10及以上系统电脑（MacOS可自带预览功能导出PDF）、标准A4硬纸板档案盒（尺寸31224cm，可直接在政府采购平台搜索对应规格）、Excel工具（微软官方下载地址：https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=52678，安装时仅选择Excel组件）、空白A4纸、固体胶、黑色签字笔（宋体四号）、铅笔（标注页码）、1TB以上移动硬盘（选三星、西部数据品牌）。
收集单位所有纸质档案，去除订书钉、回形针等金属物（避免腐蚀纸张），按「行政类、业务类、人事类、财务类、纪检类」五大类拆分，每类在临时文件夹内建子文件夹，子文件夹命名为「[类别]_[4位年份]」，例如「行政类_2023」，文件夹按年份从早到晚排序。
给每份档案分配唯一编号，规则为「大类首字母_4位年份_3位序号」，例如行政类2023年第12份档案编号为「XZ_2023_012」。编号标注在档案首页右上角，黑色签字笔书写，宋体四号，每个编号占1行，不得与其他文字重叠；对应电子档案需转为PDF格式（分辨率300dpi），文件名与编号完全一致，存放至对应年份子文件夹。
在Excel内建立档案台账，表头固定为「编号、档案名称、形成时间、责任人、页码、MD5校验值」，每类档案对应独立工作表。台账所有字段不得为空白，责任人需填写具体姓名，禁止使用「部门」「相关人员」等模糊表述；形成时间精确到年月日，例如「2023-05-10」。
同一年份同大类的档案按形成时间从早到晚排序，每份档案页码用铅笔标注在右下角，字体五号，不得覆盖核心文字；页码需连续，最后一页标注「本档案共X页」，例如「本档案共15页」。
每个档案盒最多存放20份档案，不得超量；档案盒内放入该盒对应档案的目录，目录内容从台账提取，打印为A4纸，放在盒内最前端。档案盒按「大类-年份」码放，盒外贴标签，标签内容为「大类、年份、起止编号、盒号」，例如「行政类_2023_XZ_2023_001-020_盒1」，标签用固体胶粘贴在档案盒侧面中间位置，禁止用透明胶（避免脱落）。
所有电子档案复制到1TB移动硬盘，复制后需做MD5完整性校验，确保档案未损坏。操作步骤：Windows按下Win+R，输入cmd回车，在cmd窗口输入以下命令（替换为对应档案路径）： ``` certutil -hashfile D:\巡察档案整理临时文件夹\业务类_2022\YW_2022_001.pdf MD5 ``` 将生成的校验值记录在Excel台账的「MD5校验值」字段，确认所有电子档案校验值一致，无篡改。
整理《巡察档案整理说明》，内容包含整理时间、分类规则、编号规则、特殊情况（如档案缺失需标注原因），打印后与装订台账一起放在档案柜入口处，方便巡察查阅。所有纸质档案用防尘罩覆盖，避免灰尘污染。
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