我前前后后帮快十家大小单位梳理过档案管理的烂摊子，说真的，百分之八十的单位都栽在同一件事上，那就是忘了做档案制度建设废止更新。
我给你打个最通俗的比方，档案制度就是你家装衣服的衣柜，建设就是买新衣服挂进去，废止就是扔穿不了的旧衣服，更新就是重新整理归类，就这么简单个事儿。可多少人是怎么干的？十年前装了一柜子衣服，之后就只往里面塞新的，起球变形的旧T恤、十年前瘦了穿不下的牛仔裤、早就不保暖的旧羽绒服，全堆在里面，塞得柜门都关不上，真要找一件出门穿的衣服，翻俩小时翻不出来，急得满头汗。
放到档案管理里不就是这么回事吗？现在法规年年更，业务年年变，前年新修订的行业规定出来了，去年单位业务调整砍掉了两个部门，今年开始要求全量电子归档了，你那制度还是十年前印的老黄历，能用吗？我之前碰过一个单位，去年审计查档案，一看他们的档案制度还是2009年的，里面连电子档案归档的字样都没有，还要求所有签字必须手写，直接给了个重大整改通知，亏不亏？说白了就是忘了做档案制度建设废止更新，省了那点功夫，找了天大的麻烦。
这是最多单位犯的错，当年建完制度就往档案柜一锁，再也没人动过。就像你衣柜塞不下了还可劲买新衣服，总有一天柜门弹开来把你砸脚。就说刚才那个被整改的单位，就是典型，新的要求没跟上建设，旧的规定没及时废止，相当于你穿衣服还照着十年前的审美来，出门不尴尬才怪。所以说档案制度建设废止更新是一体的，不能只建不更新。
有的单位倒是想起更制度了，结果就是改个日期，换个抬头，旧的不合规的内容没删干净，新的要求没补全，就像你扔衣服只扔了旧T恤，留着一身搭配的旧外套占位置，该空的位置空不出来，新衣服还是挂不下。我之前碰过一个单位，废了旧的档案保密制度，结果新制度里忘了加电子档案密级管理的内容，归档的时候密级标错了，差点捅了大篓子，这不就是更新没到位坑的吗？
太多单位都是这样，只有上面来检查了，才慌慌张张找两个人改制度，凑内容，弄出来的东西全是漏洞，抄模板抄得连人家单位名字都没改，这不纯纯给人送把柄吗？就像你衣柜攒到长霉了才整理，累个半死还整理不干净，何苦呢？规律做档案制度建设废止更新，一点都不费功夫，临时抱佛脚才是真的累。
我帮客户整理了这么多次，总结出来的方法，跟你整理衣柜的流程一模一样，连刚上岗的新手都能学会，专业好用还不费事。
我一般都建议客户每年12月底固定做一次档案制度建设废止更新，赶在年报和明年工作规划之前，就像你换季的时候整理衣柜，夏天过了把短袖收起来，冬天过了把羽绒服收起来，每年固定弄一次，一次也就一两天功夫，不会攒成大烂摊子。
专业上的操作其实也简单，就是把这一年来上级新出的档案相关法规、单位内部新出的业务管理要求，全部拉个清单，一条一条对着现有的制度比对，该改改该换换，这步真不麻烦，就是花点时间捋一遍而已。
很多人干这事就是舍不得扔旧制度，说万一以后用得上呢？我跟你说，就跟你那件五年都没穿过的毛衣一样，你信我，你这辈子都不会再穿了。只要符合这三个条件，直接废止：和新《档案法》还有上级新规定冲突的，原来负责的业务已经取消了的，已经有新制度替代了的，直接标废止，别犹豫。
当然专业细节也要记，废止的制度一定要留底归档，还要在单位内部OA公示通知所有人，别扔了原件没人知道什么时候废的，也别只有领导知道改了，底下干活的还照着旧制度来，那不白弄了吗？土味话说得好：旧的不去新的不来，该断舍离就得断舍离，这话放工作上一样管用。
废止完旧的，就要补新的，现在业务变这么快，电子归档、数字化移交、档案隐私保护这些新要求，原来的制度不可能有，就得及时建设进去。就像你今年买了新的露营装备，总得给人留个放的地方对吧？
这里给你提个醒，别随便抄网上的模板就完事，一定要贴合你自己单位的实际，你是医院就得上医疗档案隐私管理，你是学校就得上学生学籍档案的专门要求，抄模板弄出来的制度，都是空中楼阁，真要用的时候一点用都没有。所以说档案制度建设废止更新，核心就是“动态”两个字，跟着你的情况变，不是弄个门面摆着看的。
我做这个这么多年，见过太多人觉得档案制度就是门面活，反正没人看，弄完就拉倒，真出问题了才追悔莫及。其实档案制度建设废止更新就是给你自己兜底的，你把规则捋顺了，平时归档、查档、迎检都不用慌，就像你整理完衣柜，早上出门找衣服五分钟搞定，一天心情都顺畅。
也别觉得我是小单位，没多少档案就不用弄，小单位才更要注意，你想想，大单位有专门的档案岗，出问题还有人扛，小单位就那么几个人，真因为制度不合规被查，挨罚的还不是你？说白了就是花点功夫，一次理顺了，之后每年就是走个流程，一点都不麻烦。
干工作跟过日子一样，常清理常更新，旧的走了新的才能来，顺顺当当的，不比啥都强？
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