档案业务入门实操培训：从整理到数字化全流程零门槛落地指南

一、前期准备工具清单

提前备好以下工具，无需特殊设备，普通办公场景可直接配齐：

• 纸质整理类：标准A4档案盒（脊背宽度选1cm/2cm/3cm，对应薄/中/厚档案组）、手动档案装订机、纯棉装订线、自动连续打码器、不锈钢镊子
• 数字化类：普通办公扫描仪、免费开源办公处理工具（下载地址：https://zh-cn.libreoffice.org/download/download-libreoffice/）、免费在线OCR工具（地址：https://www.ocronline.com/）
• 台账类：Excel/在线表格，可直接复制下表表头使用

二、纸质档案整理实操步骤

1. 分类编号

采用机关企事业单位通用的三级分类法，步骤清晰不会错：

• 第一步：按档案形成年度拆分，不同年度的档案不混放
• 第二步：同年度档案按产生部门拆分，行政部、业务部等分开整理
• 第三步：同部门档案按内容主题拆分，比如人事合同、项目批复、日常通知分开

编号规则直接套用：全宗号-年度-部门代码-分类码-件号，示例：单位全宗号为QZ001，2023年行政部人事类第1份档案，编号为QZ001-2023-XZ-RS-001，件号统一用3位数字，不足补前导零。

2. 修整装订

• 先用镊子去掉所有金属物（订书钉、回形针、别针），避免生锈腐蚀纸张
• 大于A4的图纸、票据，按照「先向下折叠、后向左折叠」的规则折成A4大小，左侧必须预留2cm装订位，不要把内容折到装订区
• 小于A4的便签、票据，平整粘贴在标准A4白衬纸上，粘贴位置仅限左侧1.5cm范围内，不要遮挡内容
• 装订采用标准三孔一线法：三个孔距离左侧边缘1.5cm，上下孔距离档案顶端、底端各1.5cm，中间孔在上下孔正中间，穿线后在档案背部打结，压实后不会松脱。

3. 打码盖章

页码必须打在每页档案的右下角空白处，空白页不打码，双面书写/打印的档案正反面都需要打码，同一份档案从第1页开始连续编号。完成后在档案封面左上角加盖单位档案专用章。

三、档案数字化加工实操步骤

1. 扫描参数设置

不管是什么型号的扫描仪，按照以下参数设置即可符合归档要求：

• 分辨率设置为300DPI，兼顾清晰度和文件大小，满足存档和打印需求
• 色彩模式：带彩色公章、印章、图片的文件用24位真彩色，纯黑白文字文件用黑白模式
• 输出规则：单份档案输出为一个PDF文件，文件名和档案编号完全一致，比如编号QZ001-2023-XZ-RS-001的档案，文件名就是QZ001-2023-XZ-RS-001.pdf

2. PDF修正优化

1. 方向修正：打开LibreOffice Draw导入PDF，选中方向错误的页面，右键点击「旋转」调整到正确方向，保存即可
2. 黑边裁剪：选中页面，点击顶部工具栏「裁剪」按钮，拖动边缘把多余黑边裁掉，保持页面为标准A4大小
3. OCR识别：如果需要可检索的PDF，打开上述免费OCR网站，上传PDF后直接导出可编辑可检索版本，单文件100M以内免费使用，满足日常归档需求

四、归档入库实操步骤

1. 纸质档案入库

把整理好的档案按编号顺序装入对应档案盒，档案盒脊背必须标注：全宗号、年度、部门、起止件号，示例：QZ001 | 2023 | 行政部 | 001-025，方便快速查找。

档案柜按照「从左到右、从上到下」的顺序编号，每个档案柜标注存放的档案年度和范围，最后把所有档案信息录入提前准备好的台账，完成入库登记。

2. 电子档案归档

• 本地存储：按照「年度/部门/分类」建立文件夹层级，和纸质档案分类完全对应，每周备份一次到外接移动硬盘，避免硬盘损坏丢失文件
• 云端备份：上传到单位内部云盘，设置管理员可写、其他人员只读权限，避免误修改，存储文件结构和本地保持一致，方便查找。

五、新手常见问题解决

• 分类错误：少量错分直接修改编号，更新台账即可；批量错分按新分类重新整理后，更换台账即可
• 电子文件损坏：直接从备份盘恢复对应文件，若备份也损坏，重新扫描对应纸质档案即可，每季度抽查10份电子档案，验证文件可用性
• 档案借阅：所有借阅必须登记台账，登记项包含借阅人、借阅日期、档案编号、预计归还日期，归还时检查档案完整性，确认无误后再放回原位。