档案数字化阶段，医院档案整理不规范怎么办？全是可直接落地的整改方法

你要是干过医院档案管理，肯定遇过类似的糟心事。

上周有个县医院的行政岗朋友找我吐槽，他们搞档案数字化验收，翻出来的档案全是问题。要么住院病历缺页，要么患者签字看不清，要么2022年的材料跟2018年的混在一个盒子里。最后被检查组扣了年度考核分，全科室连着加了半个月班补材料。

很多人觉得医院档案杂、多，乱是正常的。其实真不是，只要找对方法，整改起来特别快。今天这篇全是实打实的可操作方法，不用你瞎摸索，看完就能动手改，再也不用怕验收不过。

1. 先做存量档案的“大扫除”，把乱摊子先理清楚

首先要把之前攒的乱档案全部理一遍，别想着边录边理，只会越理越乱。

① 先按“核心/次要/无关”三类分堆

先把所有堆着的档案全倒出来，直接分三类：

• 核心类：必须长期留存的，比如住院病历、职工人事档案、采购招投标文件、医疗设备资质，这些要留30年甚至永久，是检查的重点。
• 次要类：短期留存的，比如日常行政通知、普通会议纪要，留10年就行。
• 无关类：完全没用的，比如印错的废纸、药企送的宣传册，直接清走就行。

举个例子，之前有个社区医院整理档案，清出来半屋子没用的宣传册，占了三分之一的储物空间，清完瞬间清爽。

避坑提醒：别舍不得扔没用的材料，留得越多越容易乱。

② 给每一类档案贴“身份标签”，别再乱塞

分好类的档案装盒之后，一定要在盒面贴明确的标签。

除了写年份、类目，还要标清楚里面的档案份数、起止编号。比如2023年的内科住院病历盒，就标“2023年内科住院病历 编号001-247 共247份”，缺的编号直接标红，后续补的时候一眼能看到。

还可以打印个二维码贴上去，扫一下就能看到盒内的详细目录，找材料的时候不用挨个开盒子翻。

2. 录入数字化系统的时候，卡死三道审核关，别留新坑

很多人整理的时候挺清楚，一录入系统就乱，就是没卡审核关。

① 扫描前先查原件的完整性

谁提交的档案，先让提交人签字确认，内容完整、签字清晰、没有缺页，你再接手扫描。

比如护士站送过来的出院病历，你先数页码，跟病历首页写的页码对得上再收，不对直接打回去补，别不好意思。现在嫌麻烦，后面出问题全是你的锅。

② 扫描完立刻做“双比对”

扫完一份档案，先做两个比对：

• 比对电子档和原件，看有没有缺页、扫歪、看不清的地方
• 比对电子档和系统目录，看类目、编号、姓名有没有写错

之前有个医院扫档案，把“张三”的病历录到“李四”名下，后来患者来调档案找不到，闹了好大的纠纷，最后管档案的人还被扣了绩效。

③ 每周抽10%的电子档案做交叉抽查

每周随机抽上周录入的10%的档案，让同事交叉检查，发现错漏直接记到录入人的考核里。

别等攒了几万份才查，那时候改都改不过来，费的功夫比现在多十倍。

3. 定好日常归档的死规矩，从根源上避免再乱

整改完之后要是还按之前的规矩来，过不了半年又会乱，所以一定要定死日常的归档规则。

① 给每个科室定“归档截止日”

不同类别的材料，定死提交的时间：

• 住院病历要求出院后7天内，必须归档到档案科
• 采购合同要求签完3天内，必须提交原件
• 行政文件要求印发当天，就要同步提交档案科

晚交的直接扣科室的月度绩效，别搞“有空再交”那套，一有空就拖没影了。

② 新人入职先过档案培训关

不管是医生护士还是行政岗，入职第一天就要给他们做10分钟的档案培训。讲清楚什么材料要交、交到哪、什么时候交、交的时候要符合什么要求。

避坑提醒：别觉得只有档案科的人需要懂档案，全医院的人都是材料提交者，他们不懂，你永远收不到合格的材料。

③ 每季度做一次小盘点

不用每年年底才大盘点，每季度抽1天时间，每个类目的档案抽1-2盒检查，看看有没有缺的、有没有放错位置的。

小问题及时改，别等到验收前再突击，那时候熬几个通宵都不一定理得完。

其实医院档案整理不规范，真不是什么难解决的事。

无非就是先把之前的烂摊子理清楚，录入的时候把好三道关，平时定好规矩别乱开后门。

你今天下班前，先抽1个小时，把你手里堆的最乱的那堆档案先分个类，你就知道有多简单。

要是怕记不住，就把这篇收藏了，整改的时候拿出来对着看，保准你下次验收的时候，检查组都得夸你做得规范。要是还有具体的问题，也可以评论区留个言，我给你说针对性的解决方法。