宜春档案软件本地安装配置与机关单位档案归档全流程实操指南

前期准备工作

宜春档案官方软件仅支持Windows 10及以上系统运行，提前确认设备满足以下要求：

• 剩余磁盘空间不小于5G，内存不低于4G
• 临时关闭系统防火墙和第三方杀毒软件，避免安装时被拦截核心文件
• 直接复制官方地址到浏览器下载最新安装包：https://archive.yichun.gov.cn/upload/2024ycda.zip

第一步：软件安装详细步骤

1.1 解压安装包

下载完成后，右键点击压缩包，选择「解压到当前文件夹」，绝对不要将安装包解压到带中文、空格或特殊字符的路径，例如不能放在D:\我的软件\宜春档案，推荐使用纯英文下划线路径，比如D:\yichun_archive，否则会出现启动找不到文件的错误。

1.2 执行安装程序

打开解压后的文件夹，找到setup.exe文件，必须右键选择「以管理员身份运行」，直接双击会因为权限不足无法写入系统配置，导致安装失败，后续按以下步骤操作：

1. 勾选「我同意许可协议」，点击「下一步」
2. 点击「浏览」选择刚才准备好的纯英文安装目录，点击「下一步」
3. 勾选「创建桌面快捷方式」，点击「安装」
4. 等待1-3分钟安装完成，点击「完成」退出安装向导

第二步：系统初始化配置

2.1 基础信息配置

双击桌面快捷方式打开软件，会自动弹出初始化向导，按要求填写内容：

• 填写单位完整全称，以及18位统一社会信用代码，不得缺漏
• 在「档案分类标准」下拉框中，直接选择「宜春市地方标准」，不需要自定义分类，该分类已经预配置了符合宜春市档案管理要求的规则，直接使用即可
• 填写完成点击「下一步」

2.2 数据库配置

软件支持两种数据库模式，根据单位规模选择即可：

• 10人以下小型单位/个人使用：直接选择「本地嵌入式数据库」，不需要额外安装数据库，直接点击下一步，软件会自动生成本地数据库文件
• 10人以上多终端共享使用：选择「远程MySQL数据库」，提前复制以下SQL到MySQL客户端运行创建数据库：

  ```
  CREATE DATABASE IF NOT EXISTS yichun_archive DEFAULT CHARACTER SET utf8mb4 COLLATE utf8mb4_general_ci;
  ```
  

  配置项按以下内容填写：数据库地址填服务器IP（本地部署填127.0.0.1），端口默认3306，数据库名填yichun_archive，填写MySQL的用户名和密码，点击「测试连接」，提示连接成功后点击下一步。

最后设置管理员账号和密码，记录信息后点击「完成初始化」，即可进入软件主界面。

第三步：档案归档全流程实操

3.1 档案信息录入

支持单个录入和批量导入两种方式，按需选择：

• 单个录入：点击左侧菜单栏「档案录入」→「新增档案」，选择对应档案类别（比如文书档案→行政类→2024），按照提示填写责任者、文号、题名、成文日期、总页数，档号会自动按照宜春市规则生成，不需要手动修改，手动修改会不符合官方归档要求，填写完成点击「保存」即可
• 批量导入：点击左侧菜单栏「档案录入」→「批量导入」，点击「下载标准模板」，打开下载的Excel模板，绝对不能修改模板的列名和顺序，否则导入会直接失败，按照模板提示填写每一条档案信息，填写完成后保存为xlsx格式，回到软件点击「上传Excel」，选择填写好的文件点击「开始导入」，软件会自动校验信息，错误信息会提示具体行数，修改后重新导入即可

3.2 档案审核入库

录入完成的档案会进入待审核列表，按以下步骤操作：

1. 点击左侧「档案整理」→「待审核列表」，查看所有待审核档案
2. 逐条核对电子信息和纸质档案内容是否一致，信息无误点击「通过审核」，错误点击「退回修改」，修改后重新提交
3. 所有审核通过的档案，勾选后点击「批量操作」→「确认入库」，只有入库后的档案才能被检索调取，一定要完成这一步操作
4. 入库完成后可点击「导出目录」，生成符合宜春官方要求的档案目录PDF，打印后和纸质档案对应存放即可

常见问题快速排查

• 启动软件提示「找不到核心文件」：检查安装路径是否有中文/空格，将整个文件夹移动到纯英文路径后重新创建桌面快捷方式即可
• Excel导入一直失败：检查模板列名是否被修改，文件是否保存为xlsx格式，删除表格末尾多余的空行后重新导入
• 忘记管理员密码：打开软件安装目录下的config文件夹，删除admin_pwd.db文件，重新打开软件会重置为初始账号admin、密码123456，登录后重新修改密码即可
• 数据备份操作：点击左侧「系统管理」→「数据备份」，选择非系统盘（比如D盘）作为备份路径，点击「开始备份」，建议每周备份一次，避免系统故障导致数据丢失