梧州档案整理全流程实操指南 从分类编码到入库归档零门槛可落地

一、前期准备工作

1.1 必备物料准备

所有物料需符合梧州市档案馆统一要求，无需额外采购非标产品，清单如下：

• 标准档案盒：A4规格（310mm220mm），背脊宽度可选20/30/50mm，根据单盒档案厚度选择
• 手工工具：蓝黑墨水自动页码器、固体胶、棉线装订针、拆钉器、定制档号章（包含档号、保管期限、件号三个模块）
• 电子设备：分辨率300DPI以上的平板扫描仪，支持PDF/A格式导出

1.2 本地规范对齐

全程严格遵循梧州市官方发布的《梧州市文书档案整理操作规范》，直接访问地址http://daj.wuzhou.gov.cn/xxgk_1/zwgk/tzgg/202206/t20220617_3081218.shtml 下载打印，避免后续验收不通过。

二、核心实操步骤

2.1 档案分类分拣

必须采用梧州市档案馆强制要求的“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类逻辑，具体操作：

• 年度：按文件形成的公历年度划分，跨年度的文件归入办结年度，比如2023年发起2024年办结的项目文件归入2024年
• 保管期限：统一划分为永久、30年、10年三类，民生类档案（社保、户籍、不动产、教育）必须单独划分类目，优先整理
• 机构（问题）：按单位内部科室或者文件所属业务领域划分，比如办公室、财务科、政务服务科

分类完成后用拆钉器去除所有文件上的订书钉、回形针、燕尾夹等金属装订物，避免氧化锈蚀损坏纸张，同时剔除重复文件、空白文件、作废文件。

2.2 页码编制与信息著录

页码编制规则：单页文件打在页面右下角，双面文件正面打在右下角、反面打在左下角，空白页无需打页码，页码从1开始连续编制，不得跳号、重号。

信息著录必须严格匹配梧州市档案管理系统的必填字段，所有字段不得为空，可直接复用以下著录模板：

• 档号：统一格式为【区域代字-单位代字-年度-保管期限代字-件号】，示例：WZ-SW-2024-Y-001，其中WZ为梧州固定代字，SW为单位简称代字（如市商务局为SW、教育局为JYJ），Y代表永久（30年代字为S、10年代字为D），件号从001开始连续编制
• 其他必填字段：责任者（文件发布单位）、文号、题名（文件完整标题）、形成日期（格式为YYYYMMDD）、总页数、保管期限、备注（仅特殊情况填写）

著录完成后把档号章盖在文件首页右上角空白位置，不得压住正文内容。

2.3 电子档案扫描与系统上传

扫描参数必须符合梧州市档案馆要求：彩色扫描、分辨率300DPI、存储格式为PDF/A-1a、单份文件大小不超过200MB，扫描时要把纸张压平，去除折痕，确保扫描件无歪扭、无黑边、无模糊区域。

扫描完成后登录梧州市统一档案管理系统，官方地址为http://222.218.156.146:8080/da/，登录账号为单位统一社会信用代码，初始默认密码为Wzda@2024，首次登录必须强制修改密码，密码要求包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不少于8位。

上传时按著录的档号一一对应上传，每一份纸质档案对应一份电子扫描件，上传完成后系统会自动校验匹配度，匹配度低于90%的会自动弹出提示，重新核对档号后再上传即可。

2.4 装订与装盒

装订采用棉线三孔一线装订法，三个孔的位置距文件左侧边缘1.5cm，孔间距为8cm，装订完成后要确保文件不松动、不掉页，装订线不得压住正文内容。

装盒按件号从小到大的顺序排列，每盒最多放置200页档案，不得挤压，盒面信息要填写完整，包含单位全称、年度、保管期限、起止件号，示例：【梧州市商务局 2024 永久 001-023】，背脊信息要和盒面信息保持一致，字体清晰不模糊。

三、验收校验与入库

3.1 自检要点

提交验收前必须先完成自检，自检合格的标准为：

• 纸质档案：无金属装订物、页码连续无跳号、装订整齐、档号章加盖清晰、盒面信息完整
• 电子档案：扫描件清晰可辨、OCR识别率不低于95%、档号匹配准确率100%、PDF/A格式符合要求

3.2 官方验收提交

自检合格后登录梧州市档案馆验收申报入口，地址为http://daj.wuzhou.gov.cn/xxgk_1/zwgk/bsdt/ajsy/，上传自检报告、纸质档案清单、电子档案压缩包，提交后3个工作日内会收到官方反馈，验收不合格的按反馈备注的问题修改后重新提交即可，验收通过后即可把纸质档案送对应档案馆入库，电子档案由系统自动归档。

四、常见问题解决办法

档号填写错误：未上传系统的直接修改著录信息，重新加盖档号章即可；已上传系统的需要在官网下载《梧州市档案信息修改申请表》，填写后加盖单位公章提交到所在城区档案管理部门审批，审批通过后才能修改系统信息。

扫描件模糊：先检查扫描仪玻璃是否有灰尘，清理后把纸张折痕压平，分辨率调整到400DPI重新扫描即可，有破损的文件先用固体胶粘贴平整后再扫描。

装订漏页：未装盒的直接把漏页插入对应位置，补打页码，修改总页数即可；已装盒的需要拆盒重新装订，更新盒面的起止件号和总页数，同时同步修改系统内的著录信息。