档案制度建设统一性审核全流程实操指南 零门槛落地无遗漏

一、前置准备工作

1. 审核基础材料清单准备

需提前收集齐以下材料，缺一不可：

• 待审核的本级档案制度全文（Word可编辑版）
• 上级单位发布的《档案制度统一编制模板》《归档类目与保管期限对照表》
• 国家/行业现行有效档案标准文件（电子版）
• 本级单位业务职能清单、涉密档案清单

2. 审核标准统一依据确认

所有审核动作必须以下列文件为唯一判定标准，不得自行制定判定规则：

• 国家档案局《档案管理规章制度建设规范》（DA/T 82-2019）
• 《电子档案管理基本术语》（DA/T 93-2022）
• 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）
• 本系统上级档案管理部门发布的统一性制度要求

二、统一性审核实操核心步骤

1. 制度框架一致性审核

本环节核心校验制度结构是否符合统一要求，操作流程如下：

• 第一步：核对必填章节，必须包含总则、归档范围、保管期限、借阅规则、销毁流程、责任认定6个核心章节，缺任意章节直接判定为不通过
• 第二步：核对术语定义，所有专业术语必须和DA/T 93-2022标准定义完全一致，不得自定义术语解释
• 第三步：生成差异台账，使用上级统一模板做逐段比对，差异内容填入《框架差异对照表》，表格模板如下：

序号	差异位置	上级统一要求	本级制度内容	整改建议
示例	第2章第1节	需明确电子档案元数据采集字段、频次要求	未提及相关内容	补充电子档案元数据管理相关条款

重点操作：所有差异项必须标注页码、段落号，避免整改时找不到对应位置。

2. 核心规则统一性审核

本环节校验核心管理规则是否符合统一要求，操作流程如下：

• 归档范围校验：必须完全覆盖上级发布的《归档文件类目表》所有类目，不得随意删减。使用Excel函数做交叉比对，公式可直接复制：
  ``` =VLOOKUP(本级制度归档类目列,上级类目表!A:B,2,0) ``` 返回N/A的结果即为漏填类目，直接纳入问题清单
• 保管期限校验：所有归档文件的保管期限必须和国家档案局第8号令、上级发布的保管期限表完全一致，不得随意调整，比如行政公章启用文件保管期限必须为永久，不得定为30年
• 涉密规则校验：涉密档案的定密、借阅、销毁规则必须完全符合《中华人民共和国保守国家秘密法》要求，不得私自降低涉密等级、减少审批节点

3. 流程合规性统一性审核

本环节校验管理流程是否符合统一要求，操作流程如下：

• 归档流程校验：必须符合“随办随归、月度校核、年度移交”的统一节点要求，不得私自延长归档周期，不得设置“季度归档”“年度归档”等不符合要求的规则
• 借阅流程校验：必须符合“申请人提交申请→部门负责人审批→档案管理员审核→涉密档案需额外经保密办审批”的统一流程，不得减少任意审批节点

重点操作：将本级制度的流程画成泳道图，和上级统一流程做节点一一比对，差异项直接纳入问题台账。

三、审核结果输出与整改闭环

1. 审核报告标准模板

审核完成后必须出具统一格式的审核报告，模板可直接复制使用：

``` 档案制度建设统一性审核报告 一、审核基本信息 审核时间：XXXX年XX月XX日 审核人员：XXX、XXX 审核对象：XX单位202X版档案管理制度 二、框架一致性审核结果 □ 完全符合 □ 不符合，差异项共X项（附差异对照表） 三、核心规则统一性审核结果 □ 完全符合 □ 不符合，问题项共X项（附问题清单） 四、流程合规性统一性审核结果 □ 完全符合 □ 不符合，问题项共X项（附问题清单） 五、整改要求 整改截止日期：XXXX年XX月XX日 反馈要求：整改后需提交修改后的制度全文、差异说明、整改责任人签字扫描件 ```

2. 整改闭环操作要求

整改反馈收回后必须开展二次复核，复核要求如下：

• 所有问题项必须全部整改完成，无遗漏
• 新增的特殊业务条款必须附上级档案管理部门的审批同意文件
• 复核通过后出具《统一性审核通过确认书》，作为制度发布生效的必要前置条件，确认书模板如下：

``` 档案制度统一性审核通过确认书 编号：DA-SH-202X-XXX 审核对象：XX单位202X版档案管理制度 审核结论：该制度完全符合国家、行业及上级单位统一性要求，准予发布生效 审核人签字：XXX 审核单位（盖章）：XXX 日期：XXXX年XX月XX日 ```

四、常见卡壳问题解决方案

• 问题1：本级有特殊业务需要新增制度条款怎么办？
  操作要求：必须提交《特殊条款新增申请》，附业务必要性说明，报上级档案管理部门审批通过后方可纳入，不得私自新增与统一要求冲突的条款
• 问题2：交叉类目归属有争议怎么办？
  操作要求：直接参考《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）判定，仍有争议的直接发函向上级档案管理部门请示，不得自行判定归属
• 问题3：旧制度遗留的不符合项怎么处理？
  操作要求：新修订的制度必须100%符合统一要求，旧制度形成的历史档案按照原有规则整理，新产生的档案全部按照新的统一规则执行