按国家水利普查办公室发布2013规范水利普查纸电档案全流程实操指南

一、前期准备：配齐工具、明确文件收集范围

前期准备直接卡后续效率，必须做全做细，这里只列一线用得到的清单。

（一）工具清单

• 纸质工具：A4/A3档案袋（国家档案局标准无酸纸质，型号DA/T 24-2017）、打号机（得力33211墨水款，碳带款易褪色）、页码机（自动跳页连续式）、直角尺（15cm铁质精准定位）、固体胶棒（得力7102高粘度，液体胶易皱纸）、橡皮擦（樱花牌美术软橡皮，擦铅笔印不留痕）、起钉器、剪刀、美工刀、湿纸巾。
• 电子工具：Windows 7及以上电脑、全国水利普查档案管理系统（直接找当地水利普查办公室要授权账号密码和客户端安装包，官网无公开下载）、PDF阅读器（Adobe Acrobat Pro DC付费版可批量转双层PDF，福昕高级PDF编辑器免费试用7天够应急小批量）、移动硬盘（至少1TB，做3份备份：本地电脑、档案室U盘、水利局移动硬盘）。

（二）文件收集范围

严格对照《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办〔2011〕438号）和《水利普查档案整理规范》（SL 550-2013），分综合类、专业类、声像类、实物类4大类收集，不能漏以下核心节点：

• 综合类：普查启动通知、培训签到表、培训课件、普查实施方案、质量检查报告、验收报告、经费凭证复印件。
• 专业类：清查表、普查表、抽样调查表、审核意见表、数据录入原始表、数据处理中间成果表、最终成果表、成果说明。
• 声像类：培训照片、现场清查普查照片（带GPS水印或经纬度标注Word文档）、成果汇报PPT、验收会议视频（MP4格式，分辨率≥1080P）。
• 实物类：普查员证、普查指导员证、普查徽章、旧版纸质标准样表。

二、纸质档案整理：一线零返工的核心步骤

（一）分类排序

• 先分大类：综合→专业→声像实物对应的纸质说明（声像类单独刻盘，实物类装透明袋附纸质标签后放入专门实物柜）。
• 再分专业类小类：河流湖泊基本情况→水利工程基本情况→经济社会用水情况→河湖开发治理保护情况→水土保持情况→水利行业能力建设情况→灌区专项→地下水取水井专项。
• 小类内部排序：按行政区域→行政村（社区）→时间先后→文件重要程度（实施方案在前，成果在后）。

（二）修补打孔

重点用加粗标注：

• 破损页修补：用固体胶棒把A4无酸纸剪成略大于破损处的形状，贴在背面，边缘对齐直角尺，避免起皱。
• 超大页折叠：A3/A2图纸或报表沿直角尺先折左边2cm装订边，再折成A4大小，折叠线避开重要文字和图表，右上角留出页码位置。
• 装订边过窄处理：用固体胶棒把A4无酸纸裁成2cm宽的纸条，贴在左边装订线处。
• 打孔：用直角尺定位，距离左边1.5cm、上下各4cm打2个孔，间距8cm，孔不能打在文字或图表上。

（三）打号写目录

• 打页码：从文件第一页有文字的地方开始，用自动跳页页码机打在右上角（超大折叠页打在右上角留白处，声像说明、实物标签打在右下角），铅笔先试打1-2页确认位置和方向。
• 装袋写档案袋封面：把整理好的同一行政区域同一小类的文件装入无酸档案袋，用打号机在档案袋右上角打“档号”——格式为：[单位代码]-水普-[大类代码]-[小类代码]-[年度]-[流水号]，单位代码找当地统计局要，大类代码：综合01、专业02、声像03、实物04，小类代码对应专业类小类从01到08，年度为2011-2013年，流水号3位数从001开始。
• 手写纸质目录：一式三份，内容包括档号、文件题名、页数、备注，备注里写文件来源（比如某行政村、某科室），纸质目录用碳素笔手写，不能涂改。

三、电子档案整理：批量操作省90%时间

（一）文件命名规范

严格和档号对应，批量操作前先建文件夹：本地电脑D盘建“XX县水利普查档案备份”，下面建“综合类”“专业类”“声像类”“实物类照片”，小类文件夹对应纸质分类，文件命名格式：档号-文件题名.pdf，比如330122-水普-02-01-2012-001-桐庐县富春江镇清渚江基本情况清查表.pdf。

（二）双层PDF批量转换

普查表必须是双层PDF（上层是扫描图片，下层是可复制文字），Adobe Acrobat Pro DC付费版批量操作步骤：

1. 打开Adobe Acrobat Pro DC，点击顶部菜单栏的“工具”→“扫描”→“批量扫描”。
2. 点击“添加文件夹”，选择整理好的单层PDF文件夹，勾选“包含子文件夹”。
3. 点击“设置”，在“识别文本（OCR）”里选“使用识别文本”，语言选“中文（简体）”，分辨率选“300dpi”，输出格式选“PDF”。
4. 点击“输出”，选择输出文件夹，勾选“保持原文件夹结构”。
5. 点击“运行”，等待转换完成，检查部分文件的文字识别准确率，错误率超过5%的重新扫描。

（三）系统录入与备份

• 系统录入：登录全国水利普查档案管理系统，按左侧菜单栏“档案录入”→选择对应大类小类→填写档号、文件题名、页数、形成日期、保管期限（永久、30年、10年，综合类验收报告、专业类最终成果表永久，培训签到表30年，中间成果表10年）→上传双层PDF→保存。
• 备份：本地电脑D盘原始文件夹压缩成“XX县水利普查档案2011-2013原始备份.zip”，复制到2个不同品牌的U盘（金士顿、闪迪各1个，放在不同地点），再复制到水利局的涉密移动硬盘（如果有涉密内容的话），每3个月检查1次备份文件是否能正常打开。

四、验收前自查：避免常见的10个返工点

只列一线最容易被验收专家指出的问题：

• 档案袋用了普通有酸纸。
• 页码机用了碳带款，褪色。
• 超大折叠页折叠线在文字或图表上。
• 档号格式错误。
• 纸质目录用了圆珠笔或涂改液。
• 电子档案是单层PDF。
• 电子档案命名不规范。
• 照片没有GPS水印或经纬度标注Word文档。
• 专业类小类内部排序混乱。
• 备份文件只有1份。