池州本地机关企事业单位及个人档案整理分步实操指南

前期准备工作

整理档案前先备齐所有工具和核对材料范围，避免中途缺漏，零门槛准备不需要特殊设备：

• 工具：标准A4空白纸、无酸固体胶、不干胶分类标签、标准档案盒（尺寸统一为31cm×22cm，厚度根据材料量选2cm/3cm/5cm）、扫描设备（个人整理可直接用手机，无需付费，下载扫描全能王免费版即可）
• 材料：将所有零散待整理的档案材料全部取出，提前确认核心材料是否齐全，避免整理后不符合接收要求

重要提醒：已经由官方密封的档案不要私自拆封整理，本指南仅针对零散档案整理、单位内部档案清整场景

第一步：分类筛选，符合池州档案接收规范

1.1 区分有效留存材料

根据档案类型区分需要留存的核心材料，池州本地档案接收单位统一按以下类别认定有效材料：

• 机关事业单位职工/干部档案：需留存干部履历类、自传材料类、考核鉴定类、学历职称类、政审材料类、党团材料类、奖励材料类、处分材料类、工资任免类、其他材料类共10类核心材料
• 流动人员个人档案：需留存高中及以上学籍材料、就业报到证、劳动合同、离职证明、社保缴费证明、党团关系材料、职称评定材料、奖惩材料

1.2 剔除无效冗余材料

将以下材料全部剔除，避免冗余被退回：重复打印的同名材料、空白纸、临时无效材料（如过期临时身份证复印件、普通求职简历、非官方通知信函），所有金属物品（订书钉、回形针、别针）全部拆除，防止生锈污染档案纸张。

1.3 排序补全核心材料

所有有效材料按照形成时间从早到晚排序，同一类别的材料放在一起。如果发现核心材料缺失，按照以下规则补全：学籍材料缺失联系毕业院校学籍管理处补办，工作材料缺失联系原单位人事部门补办，池州本地补办均可线上预约，无需多次跑腿。

第二步：装订封装，符合官方接收标准

2.1 统一纸张尺寸

所有小于A4的材料，用固体胶粘贴在空白A4纸居中位置，粘贴不要超出A4边框；大于A4的材料（如奖状、大幅审批表）沿长边折叠为A4大小，折叠后将带有关键信息的一面露在外侧，不要遮挡姓名、日期、公章等内容。

2.2 装订要求

材料总页数超过20页的，左侧预留2cm装订边，在左侧打两个装订孔，两个孔的中心距为7cm，上下孔分别距离材料顶端和底端5cm；流动人员零散整理的档案，也可以不用打孔装订，用分类隔页纸分开不同类别即可，方便接收单位重新统一装订。禁止使用任何金属物品固定材料，必须全部拆除。

2.3 编制目录与贴标签

在所有材料最前面放置一张A4纸作为档案目录，按照分类依次填写，可直接复制以下格式修改：

```
档案目录
序号  材料类别   材料名称               份数  起止页码
1    学籍材料   高中毕业证、大学成绩单  2份   1-2
2    就业材料   就业报到证、劳动合同    2份   3-4
...
```

档案盒外侧左侧居中位置粘贴标签，填写内容为：姓名/单位名称、档案类别（干部档案/流动人员档案/职工档案）、材料形成年度范围，字体清晰可辨认即可，无特殊字体要求。

第三步：数字化备份，满足池州本地存档要求

目前池州市所有官方档案接收单位都要求提供电子扫描件备份，按照以下步骤操作即可：

• 按照目录顺序逐页扫描，扫描分辨率设置为300DPI，所有页面扫描完成后合并为单个PDF文件
• 文件命名规则统一为：姓名/单位全称-档案类别-年度范围，例如：张三-流动人员个人档案-1995-2024
• 单个PDF文件大小控制在100M以内，文件过大可直接用扫描全能王的免费压缩功能处理，不需要额外安装软件
• 扫描完成后核对一遍PDF页码顺序和纸质档案顺序，确认没有错页、漏页、模糊不清的页面。

第四步：对接移交，完成最终存档

整理完成后，根据档案类型直接对接对应接收单位，无需中介：

• 流动人员个人档案：移交至池州市公共就业和人才服务中心档案管理科，地址：池州市贵池区东湖南路18号，可提前通过「池州市人力资源和社会保障局」官网办事大厅预约提交，减少现场等待时间
• 机关企事业单位内部档案：整理完成后移交至单位内部档案管理部门，符合本指南规范即可通过审核
• 民生类公开档案：整理后移交至池州市档案馆，地址：池州市贵池区清风东路1号

如果接收单位提出材料缺失，窗口会一次性告知所有需要补的材料，按照要求补全后即可完成存档，没有额外要求。