提前准备以下免费可获取的物料，不需要额外付费工具：
把所有需要整理的档案全部集中到同一区域，逐一清点，待提交宿州本地人才机构托管的档案，不要私自拆封，先归类再统一处理，避免因拆封失去效力。
不同主体分类规则不同，直接套用对应规则即可：
个人档案分类：
中小企事业单位档案分类：
分类注意事项：同一类型材料放入同一个文件袋，零散小材料用便签标注内容后放入对应大类，不要跨类存放。
同一分类下的材料按照生成时间从早到晚排序，比如先放早年的材料，再放近年的材料，同一年份的材料按生成月份排序。
排序完成后，在每张材料的右上角用黑色签字笔编写页码，格式为「分类首字母-页码」，比如学籍类分类首字母是X，第一张就是X-1，第二张就是X-2，以此类推。最后在对应文件袋封面标注分类名称和起止页码，例如「学籍类：X-1至X-12」。
打开WPS表格，直接创建5列，列名分别为：分类编码、分类名称、材料名称、起止页码、存放位置，整理后参考格式如下：
| 分类编码 | 分类名称 | 材料名称 | 起止页码 | 存放位置 |
| X | 学籍类 | 宿州学院本科成绩单 | X-8 | 1号文件柜第二层 |
| G | 工作类 | XX公司离职证明 | G-5 | 1号文件柜第二层 |
目录制作完成后，必须同时备份两份，一份存在本地电脑，一份存到U盘或者免费云端空间，避免目录丢失。
同一分类下超过10张材料的，左侧对齐后用打孔器打两个间距8cm的孔，穿棉绳装订，不要用订书机，订书机生锈后会污染档案纸张。零散材料直接放入文件袋即可，不需要单独装订。
自行留存的档案，按分类编码顺序放到干燥避光的文件柜中，远离卫生间、厨房等潮湿区域，避免纸张发霉。需要移交宿州市人才服务中心托管的档案，整理完成后必须由原单位密封并加盖公章，通过公对公机要通道或者公对公邮寄送达，宿州本地所有官方托管机构都不接收个人自带的拆封档案，不要违规操作。
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