档案数字化行业规定落地实操指南：全流程合规操作步骤详解

一、核心合规依据清单

所有操作需严格符合以下现行有效行业规定，可直接在国家档案局官网（http://www.saac.gov.cn）查询原文：

• 《中华人民共和国档案法》（2020修订版）
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）
• 《录音录像档案数字化规范》（DA/T 66-2017）
• 《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）
• 《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

二、前期合规准备工作

1. 资质与人员合规

承接档案数字化业务的主体需具备以下资质，所有材料需提前报备属地档案行政管理部门：

• 涉密档案数字化服务需取得国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类），非涉密档案服务需在属地档案部门完成备案
• 所有参与加工人员需完成档案保密培训，签署《保密承诺书》，无犯罪记录证明需留存3年以上
• 禁止外籍人员、临时聘用未备案人员接触任何档案原件及数字化成果

2. 场地与设备合规

加工场地需符合以下要求，验收合格后方可入场：

• 场地物理封闭，门窗加装防盗设施，无对外网络接口，所有出入口安装24小时高清监控，监控记录留存6个月以上
• 加工用计算机、扫描仪、存储设备均需拆除无线网卡、蓝牙模块，禁用USB接口（仅授权加密USB设备可接入），所有设备编号登记，不得带离加工场地
• 现场禁止携带手机、相机、U盘等任何具备拍摄、存储功能的私人设备，入场需过安检，所有物品统一存放

三、加工流程合规操作步骤

1. 档案交接环节

所有档案交接需执行双人核对、签字确认制度，操作步骤如下：

• 第一步：移交方提供《档案移交清单》，列明档案全宗号、年度、卷号、页数、密级，双方现场逐卷核对，确认无误后双方签字，清单一式三份分别留存
• 第二步：对破损、霉变档案提前登记，需修复的需经移交方书面同意后方可处理，禁止擅自修复、拆解原始档案
• 第三步：交接全程需在监控下完成，任何档案原件不得带出加工场地，当日加工完成的档案必须入柜上锁，钥匙由双方各持一把

2. 数字化加工环节

不同载体档案加工需符合对应行业标准，参数要求可直接复用：

• 纸质档案扫描参数：黑白二值类采用300DPI分辨率，彩色类采用300-600DPI分辨率，存储格式为PDF/A（长期保存版）、JPEG、TIFF，禁止生成可编辑的Word、普通PDF格式
• 录音录像档案数字化参数：音频采样率不低于44.1kHz，存储格式为WAV、MP3（320kbps以上）；视频分辨率不低于1080P，存储格式为MP4（H.264编码）、AVI，原始载体不得进行擦写、格式化操作
• 扫描完成后逐页核对清晰度、无缺页、无偏斜，所有页码需与原始档案完全一致，禁止擅自删除、添加页面，有模糊、漏扫的立即重扫

3. 数据质检与挂接

数字化成果需执行三级质检制度，合格率需达到100%：

• 一级自检：加工人员逐件检查成果质量，不合格的立即返工，自检通过率达100%后提交班组
• 二级抽检：班组按不低于30%的比例抽检，抽检不合格率超过5%的整批退回重检
• 三级验收：移交方按不低于10%的比例抽检，合格后按照《档案著录规则》要求完成元数据著录，挂接至对应档案管理系统，元数据字段需包含全宗号、类别号、年度、保管期限、密级、档号、页数

四、成果交付与收尾合规要求

1. 数据交付规范

数字化成果交付需执行安全加密要求，操作如下：

• 存储介质采用全新未拆封的工业级硬盘、蓝光光盘，不得使用二手存储介质，所有介质需贴明标签，注明全宗名称、批次、数据量、密级
• 数据需加密存储，加密算法采用SM4国密算法，密码由移交方专人保管，交付时提供两份完全一致的备份，分别存放于不同物理地点
• 交付时需同步提交《数字化成果验收报告》《加工流程记录》《保密承诺书》《设备销毁记录》等全套档案，由移交方归档留存

2. 场地与数据清理

加工完成后需完成全流程清零操作，不得留存任何原始档案或数据：

• 所有加工用设备的硬盘、存储介质需采用消磁+物理粉碎的方式完全销毁，销毁过程需双方全程在场录像，销毁记录签字留存
• 剩余的档案耗材、纸质残页需统一交由移交方销毁，不得擅自处理
• 所有加工人员需签署《离岗保密承诺书》，明确保密期限为10年以上，涉密档案的保密期限与档案密级对应

五、常见合规风险排查

日常检查需重点排查以下风险点，避免触发合规处罚：

• 禁止未经备案擅自加工涉密档案，一旦发现需立即停止，上报属地档案行政管理部门
• 禁止擅自修改原始档案内容、泄露档案信息，违者按《档案法》《保密法》追究民事、刑事责任
• 所有合规记录需留存至少10年，以备档案行政管理部门抽查，抽查不合格的需在15个工作日内完成整改